Hosting Kimin Sorumluluğunda Olmalı?

Kısa cevap: Hosting tek bir birimin işi değildir; ancak sahipliği tek bir yerde olmalıdır. Sahiplik dağıldığında kimse sorumlu olmaz.

Neden bu soru önemli?

Sahipsiz kalan hosting hizmetlerinde yaşananlar:

• Yenileme unutulur, site kapanır
• Güncellemeler yapılmaz, site ele geçirilir
• Yedek alınmaz, veri kaybedilir
• Erişim bilgileri kaybolur
• Ajans ayrılınca kontrol kaybedilir
• Kimse ödemeyi takip etmez

Bunların hepsi organizasyonel sorunlardır, teknik değil.

Roller

Hosting yönetimi dört ayrı rol içerir. Bunlar farklı kişilerde olabilir ama hepsi tanımlı olmalıdır.

1. Sahip

Ne yapar: Hizmetin var olduğundan, yenilendiğinden ve şirkete ait olduğundan sorumludur.

Kim olmalı: BT sorumlusu ya da idari işler / satın alma tarafında bir kişi.

2. Teknik yönetici

Ne yapar: Yapılandırma, güncelleme, sorun giderme.

Kim olmalı: İç BT ya da ajans.

3. İçerik sahibi

Ne yapar: Sitedeki içeriği yönetir.

Kim olmalı: Pazarlama ya da ilgili birim.

4. Bütçe sahibi

Ne yapar: Maliyeti onaylar ve takip eder.

Kim olmalı: İlgili birim yöneticisi ya da mali işler.

Hangi birim sahiplenmeli?

Ortak nokta: Sahip, teknik olmak zorunda değildir. Sahibin görevi teknik iş yapmak değil, işin yapıldığından emin olmaktır.

Sahibin görev listesi

• ☐ Envanteri güncel tutmak
• ☐ Yenileme tarihlerini takip etmek
• ☐ Ödemenin yapıldığını doğrulamak
• ☐ Erişim bilgilerinin şirkette olduğundan emin olmak
• ☐ Yedeklemenin çalıştığını doğrulamak
• ☐ Sözleşmeleri arşivlemek
• ☐ Yıllık gözden geçirmeyi yürütmek
• ☐ Kesinti durumunda koordinasyonu sağlamak
• ☐ Yeni ihtiyaçları değerlendirmek

Bu liste ayda birkaç saatlik bir iştir ve teknik bilgi gerektirmez.

Pazarlama sahiplenirse

Avantaj: İçerik ve site ihtiyaçlarını en iyi bilen birimdir; ajansla zaten temastadır.

Risk: Teknik ve güvenlik boyutu geri planda kalabilir; yedekleme ve güncelleme takibi aksayabilir.

Önlem: Yedekleme ve güncelleme sorumluluğunu yazılı olarak bir tarafa (ajans ya da BT) bağlayın ve düzenli rapor isteyin.

BT sahiplenirse

Avantaj: Güvenlik, süreklilik ve süreç disiplini güçlüdür.

Risk: İçerik ve pazarlama ihtiyaçları gecikebilir; bürokrasi artabilir.

Önlem: İçerik yönetimi yetkilerini pazarlamaya devredin; BT altyapıda kalsın.

Ajans sahiplenirse

Avantaj: Şirket hiçbir şeyle uğraşmaz.

Risk: Bu, en riskli seçenektir. İlişki bittiğinde erişim, veri ve süreklilik tehlikeye girer.

Önlem: Teknik yönetim ajansta olabilir; ancak sahiplik, hesap ve sözleşme şirkette kalmalıdır.

Sorumluluk matrisi

Şirketinize göre doldurun:

Boş kalan her satır, bir gün sorun çıkaracak bir boşluktur.

Devir teslim

Sorumlu kişi değiştiğinde:

• ☐ Envanter devredildi
• ☐ Erişim bilgileri devredildi
• ☐ Sözleşmelerin yeri gösterildi
• ☐ Sağlayıcı iletişim bilgileri paylaşıldı
• ☐ Yenileme takvimi aktarıldı
• ☐ Ajans ilişkisi tanıtıldı
• ☐ Eski sorumlunun erişimi kaldırıldı
• ☐ Sağlayıcı nezdinde yetkili kişi güncellendi

Son iki madde sık atlanır ve hem güvenlik hem de operasyonel sorun yaratır.