Hosting Devir Teslim Süreci

Hosting yönetiminden sorumlu kişi değişiyor: işten ayrılıyor, görev değiştiriyor ya da ajans değişiyor. Bu geçiş düzgün yapılmazsa, aylar sonra ortaya çıkan sorunlara yol açar.

Devir öncesi hazırlık

• Devir tarihini belirleyin
• Devralacak kişiyi belirleyin
• Yeterli süre tanıyın (bir günde olmaz)
• Bu belgeyi kontrol listesi olarak kullanın

1. Adım — Envanteri devredin

• ☐ Tüm hosting hizmetleri listesi
• ☐ Tüm domainler ve bitiş tarihleri
• ☐ SSL sertifikaları ve bitiş tarihleri
• ☐ E-posta hizmetleri
• ☐ Depolama ve yedekleme hizmetleri
• ☐ CDN ve güvenlik hizmetleri
• ☐ Alt alan adları ve amaçları
• ☐ Test ortamları

Envanter yoksa, devir öncesi çıkarılmalıdır. Bu, devrin en önemli parçasıdır.

2. Adım — Erişimleri devredin

• ☐ Hosting paneli erişimi
• ☐ Domain kayıt hesabı erişimi
• ☐ DNS yönetim erişimi
• ☐ Site yönetim paneli
• ☐ Dosya ve veritabanı erişimi
• ☐ E-posta yönetim erişimi
• ☐ Analiz ve izleme araçları
• ☐ Parola yöneticisi kayıtları
• ☐ İki adımlı doğrulama kurtarma kodları

Kritik: Son madde. İki adımlı doğrulama devredilen kişinin telefonundaysa, o kişi ayrıldığında erişim kaybolur.

3. Adım — Sözleşme ve mali bilgileri devredin

• ☐ Sözleşmelerin arşiv konumu
• ☐ Yıllık maliyetler
• ☐ Ödeme yöntemleri
• ☐ Fatura kayıtları
• ☐ Yenileme tarihleri
• ☐ Fesih bildirim süreleri
• ☐ Devam eden pazarlıklar ya da talepler

4. Adım — İlişkileri devredin

• ☐ Sağlayıcı iletişim bilgileri
• ☐ Ajans iletişim bilgileri
• ☐ Kimden ne isteniyor bilgisi
• ☐ Açık destek talepleri
• ☐ Yaşanmış sorunlar ve çözümleri
• ☐ Sağlayıcı nezdinde yetkili kişi güncellemesi

Son madde önemlidir: sağlayıcının kayıtlarındaki yetkili kişi güncellenmezse, yeni sorumlu destek alamayabilir.

5. Adım — Teknik bilgiyi devredin

• ☐ Hangi site hangi yazılımla çalışıyor
• ☐ Özel yapılandırmalar
• ☐ Zamanlanmış görevler ve ne yaptıkları
• ☐ Entegrasyonlar
• ☐ Bilinen sorunlar ve geçici çözümler
• ☐ Yedekleme düzeni ve nasıl geri yüklenir
• ☐ İzleme sistemi ve uyarı kuralları
• ☐ Kesinti müdahale planı

Altıncı madde uygulamalı gösterilmelidir: yeni sorumlu geri yükleme sürecini bilmelidir.

6. Adım — Bildirim adreslerini güncelleyin

• ☐ Hosting hesabı bildirim adresi
• ☐ Domain hesabı bildirim adresi
• ☐ SSL yenileme bildirimleri
• ☐ İzleme sistemi uyarıları
• ☐ Sağlayıcı duyuruları
• ☐ Fatura bildirimleri

En iyi çözüm: Bu adresleri kişisel değil, rol bazlı bir kurumsal adres yapın. Böylece bir sonraki devirde bu adım gerekmez.

7. Adım — Eski sorumlunun erişimini kaldırın

• ☐ Tüm panellerden kullanıcı hesabı silindi
• ☐ Paylaşılan parolalar değiştirildi
• ☐ Parola yöneticisi erişimi kaldırıldı
• ☐ Sağlayıcı nezdinde yetkili listesinden çıkarıldı
• ☐ İzleme uyarıları listesinden çıkarıldı

Bu adım devirden sonra, ancak yeni sorumlunun her şeye eriştiği doğrulandıktan sonra yapılmalıdır.

8. Adım — Doğrulama yapın

Devir tamamlandı sayılmadan önce, yeni sorumlu şunları kendi başına yapabilmelidir:

• ☐ Hosting paneline giriş
• ☐ DNS kaydı görüntüleme
• ☐ Yedek indirme
• ☐ Destek talebi açma
• ☐ Fatura görüntüleme
• ☐ Site paneline giriş
• ☐ E-posta hesabı yönetimi

Her maddeyi devir sırasında birlikte deneyin; "bakarız" denen adımlar sonradan sorun çıkarır.

9. Adım — Devir belgesi imzalayın

Basit bir belge yeterlidir:

Devreden: [ad]
Devralan: [ad]
Tarih: [tarih]
Devredilen kalemler: [envanter referansı]
Doğrulanan erişimler: [liste]
Açık konular: [varsa]

Bu belge, ileride bir eksiklik çıktığında neyin devredilip devredilmediğini gösterir.

Ajans değişikliğinde ek adımlar

• ☐ Eski ajansın tüm erişimleri kaldırıldı
• ☐ Kaynak kodlar ve dosyalar teslim alındı
• ☐ Veritabanı yedeği alındı
• ☐ Tasarım kaynak dosyaları teslim alındı
• ☐ Belgeler ve teknik notlar alındı
• ☐ Ajans adına açılmış hesaplar devralındı
• ☐ Yeni ajansa sınırlı erişim tanımlandı
• ☐ Teslim tutanağı imzalandı

Altıncı madde en sık atlanan ve en çok sorun çıkaran maddedir.

Devri kolaylaştıran alışkanlıklar

Devri kolay hâle getirmek için, sorumlu değişikliği olmadan da şunları yapın:

• Envanteri güncel tutun
• Bildirim adreslerini rol bazlı yapın
• Erişimleri en az iki kişide tutun
• Parola yöneticisi kullanın
• Teknik notları yazılı tutun
• Sözleşmeleri arşivleyin

Bu alışkanlıklar kurulduğunda devir işlemi birkaç saatlik bir işe iner.