Hosting Envanteri Nasıl Çıkarılır?

Çoğu şirkette şu sorulara net cevap verilemez: Kaç sitemiz var? Hangisi nerede barınıyor? Ne zaman yenilenecek? Kim ödüyor?

Envanter, bu soruların cevabını tek bir yerde toplar ve hosting yönetiminin temelidir.

Başlamadan önce

• Muhasebe kayıtlarına erişim
• DNS yönetim paneline erişim
• Ajans ve tedarikçi iletişim bilgileri
• Bir tablo (elektronik tablo yeterlidir)

1. Adım — Bilinenleri yazın

Herkesin bildiği ana siteden başlayın. Sonra hatırlanan diğerlerini ekleyin.

2. Adım — Muhasebeden gidin

En güvenilir kaynak fatura kayıtlarıdır:

• ☐ Son iki yılın hosting/domain faturalarını çıkarın
• ☐ Yurt dışı ödemeleri de kontrol edin
• ☐ Kredi kartı ekstrelerindeki tekrarlayan küçük tutarlara bakın
• ☐ Ajans faturalarındaki alt kalemleri inceleyin

Bu adım genelde sürpriz sonuç verir: unutulmuş projeler için hâlâ ödeme yapıldığı ortaya çıkar.

3. Adım — DNS tarafından gidin

Domain kayıtlarınızın DNS panellerini inceleyin:

• ☐ Hangi domainler var?
• ☐ Her domainin nameserver'ları nerede?
• ☐ Hangi A kayıtları tanımlı?
• ☐ Hangi alt alan adları var?
• ☐ MX kayıtları hangi hizmeti gösteriyor?

Bu adım, kimsenin hatırlamadığı alt alan adlarını ve eski sunucuları ortaya çıkarır.

4. Adım — Birimlere sorun

Pazarlama, satış, İK ve BT birimlerine sorun:

• Kampanya için ayrı bir site açıldı mı?
• Etkinlik ya da fuar için mikro site var mı?
• Kariyer sitesi ayrı mı?
• Bayi ya da müşteri paneli var mı?
• İç kullanım için bir araç barındırılıyor mu?
• Test ortamı var mı?

5. Adım — Ajanslara sorun

• ☐ Bizim adımıza hangi hizmetleri yönetiyorsunuz?
• ☐ Hangi hesaplar sizin adınıza açık?
• ☐ Erişim bilgilerini paylaşır mısınız?
• ☐ Yenileme tarihleri nedir?

6. Adım — Tabloyu doldurun

Her satır bir hizmet:

7. Adım — Boşlukları kapatın

Doldurulamayan hücreler, çözülmesi gereken sorunlardır:

8. Adım — Temizlik yapın

• ☐ Atıl hizmetleri belirleyin
• ☐ Kullanılmayan siteleri kapatın (yedek aldıktan sonra)
• ☐ Mükerrer hizmetleri birleştirin
• ☐ Gereğinden büyük paketleri küçültün
• ☐ Kullanılmayan e-posta hesaplarını kapatın
• ☐ Eski test ortamlarını kaldırın

Bu adım genelde belirgin bir tasarruf sağlar ve güvenlik yüzeyini küçültür.

9. Adım — Takvime bağlayın

• ☐ Tüm bitiş tarihleri kurumsal takvime işlendi
• ☐ Bir ay ve bir hafta önce hatırlatma kuruldu
• ☐ Hatırlatmalar birden fazla kişiye gidiyor
• ☐ Yıllık gözden geçirme tarihi belirlendi

10. Adım — Güncel tutun

• ☐ Yeni hizmet alındığında envantere eklenir
• ☐ Hizmet sonlandığında kayıt güncellenir
• ☐ Yılda bir kez tam gözden geçirme yapılır
• ☐ Envanterin sahibi belirli

Envanterin faydaları

• Yenilemeler unutulmaz
• Toplam maliyet görünür olur
• Atıl harcamalar tespit edilir
• Sorumlu kişi değişse de süreklilik korunur
• Denetim taleplerine hızlı cevap verilir
• Güvenlik riskleri (unutulmuş siteler) ortaya çıkar
• Taşıma ve yeniden yapılandırma planlanabilir

Bu liste, birkaç saatlik bir çalışmanın karşılığıdır ve her yıl tekrarlandığında değeri artar.