Hosting Taşırken E-Posta Ne Olur?

Hosting taşımalarında en çok veri kaybı yaşanan alan e-postadır. Sebebi basit: site taşıma teknik bir iş olarak görülür, e-posta ise "zaten çalışıyor" sanılır.

Oysa MX kaydını değiştirmek, yalnız yeni gelen postaları yönlendirir. Eski postalar taşınmaz.

İki ayrı iş

İkisi de yapılmalıdır ve sıralaması önemlidir.

Doğru sıra

1. Yeni hesapları oluşturun (eski adreslerle aynı)
2. Eski postaları yeni hesaplara aktarın
3. MX kaydını değiştirin
4. Eski hesapları bir süre açık tutun
5. Yayılma sonrası kalan postaları da aktarın
6. Doğrulayın
7. Eski hesapları kapatın

Kritik: 4. ve 5. adımlar atlanırsa, yayılma döneminde eski sunucuya düşen postalar kaybolur.

Aktarım yöntemleri

Sunucudan sunucuya aktarım

Çoğu sağlayıcı bu hizmeti sunar. En temiz yoldur: klasör yapısı, okundu bilgisi ve tarihler korunur.

Sorun: Ücretli olabilir; taşıma öncesi sorun.

E-posta istemcisi üzerinden

Bilgisayardaki bir e-posta programına her iki hesabı da tanımlayıp postaları sürükleyerek aktarabilirsiniz.

Uygunluk: Az sayıda hesap için pratiktir; çok sayıda ve büyük kutular için yavaştır.

Dışa aktarma ve içe aktarma

Postaları bir dosyaya aktarıp yeni hesaba yüklemek.

Sorun: Klasör yapısı ve bazı özellikler kaybolabilir.

Aktarım öncesi hazırlık

• ☐ Tüm e-posta hesapları listelendi
• ☐ Her hesabın boyutu ölçüldü
• ☐ Yönlendirme kuralları not edildi
• ☐ Otomatik yanıt ayarları not edildi
• ☐ Takma adlar (alias) listelendi
• ☐ Toplam boyut yeni pakete sığıyor mu kontrol edildi
• ☐ Kullanılmayan hesaplar belirlendi

Son madde taşımayı kolaylaştırır: ayrılmış çalışanların kutuları arşivlenip taşınmayabilir.

Cihaz ve istemci ayarları

Taşıma sonrası kullanıcıların cihazlarındaki ayarlar da güncellenmelidir:

• ☐ Bilgisayardaki e-posta programı
• ☐ Telefon ve tablet
• ☐ Sunucu adresleri güncellendi
• ☐ Bağlantı türü ve şifreleme ayarları doğru
• ☐ Parolalar güncellendi

Öneri: Kullanıcılara tek sayfalık bir ayar talimatı hazırlayın; her birine tek tek anlatmaktan hızlıdır.

Kimlik doğrulama kayıtları

E-posta taşımasının en sık atlanan parçası:

• ☐ SPF kaydı yeni sağlayıcıya göre güncellendi
• ☐ Tek bir SPF kaydı var
• ☐ Eski sağlayıcı SPF'ten çıkarıldı
• ☐ Diğer gönderen sistemler SPF'te listeli (CRM, fatura, form)
• ☐ DKIM yeni sağlayıcıda etkinleştirildi ve DNS kaydı eklendi
• ☐ DMARC kaydı korundu

Bu maddeler atlanırsa gönderdiğiniz e-postalar karşı tarafta istenmeyen klasörüne düşmeye başlar — ve bunu size kimse bildirmez.

Taşıma sonrası test

• ☐ Her hesaba dış bir adresten posta gönderildi ve ulaştı
• ☐ Her hesaptan dış bir adrese gönderim yapıldı
• ☐ Gönderilen postalar gelen kutusuna düştü (istenmeyene değil)
• ☐ Eski postalar erişilebilir ve klasörler yerinde
• ☐ Yönlendirmeler çalışıyor
• ☐ Otomatik yanıtlar ayarlandı
• ☐ Takma adlar çalışıyor
• ☐ Sistem e-postaları (sipariş, form) ulaşıyor
• ☐ Mobil cihazlarda çalışıyor

Daha iyi bir karar: e-postayı ayırmak

Bu taşıma zahmetini bir fırsat olarak değerlendirin: kurumsal e-postayı hostingden ayrı bir hizmete taşımak.

Kazançları:

• Site kesintisi e-postayı etkilemez
• Hosting disk alanı e-posta yüzünden dolmaz
• Gönderim limitleri daha esnek olur
• Ulaşma oranı genelde artar
• Bir sonraki hosting değişikliğinde e-posta hiç etkilenmez
• Arşivleme ve arama özellikleri gelişmiştir

Son maddeden bir öncekisi önemlidir: bir kez ayırdığınızda, gelecekteki tüm hosting taşımaları çok daha basit hâle gelir.

Zaman planı

E-posta taşımasını site taşımasından ayrı ve önce yapmak, iki işin risklerinin birbirine karışmasını önler.