Şirkette Domaini Kim Satın Almalı?

Domain, şirket içinde net bir sahibi olmayan nadir varlıklardan biridir. BT "pazarlamanın işi" der, pazarlama "BT halleder" der, satın alma faturayı öder ve kimse yenileme tarihini takip etmez.

Sonuç: bir sabah site ve e-posta birlikte durur.

Neden sahipsiz kalıyor?

• Tutarı küçük olduğu için satın alma sürecine girmez
• Teknik görünür ama aslında bir marka varlığıdır
• Yılda bir kez gündeme gelir, arada unutulur
• İlk alan kişi genelde şirketten ayrılmıştır
• Ajans ya da yazılım firması aldıysa "onlarda" sanılır

Kim ne yapmalı?

Son satır kritiktir ve genelde boş kalır. Birinin adı yazılı olmalıdır.

Sahip kim olmalı?

Şirket ölçeğine göre değişir:

• Küçük işletme: Yönetici ya da idari işler sorumlusu
• Orta ölçek: BT sorumlusu ya da pazarlama içinden bir kişi
• Kurumsal: BT içinde tanımlı bir rol, marka tarafıyla birlikte

Belirleyici ölçüt teknik bilgi değil, süreklilik: sık değişmeyen, kurumsal takvimi takip eden bir rol olmalı.

Sahibin görevleri

1. Domain envanterini güncel tutmak (hangi domain, ne için, ne zaman doluyor)
2. Yenileme tarihlerini kurumsal takvime işlemek
3. Otomatik yenileme ve ödeme yönteminin geçerliliğini yılda bir doğrulamak
4. Panel erişiminin en az iki kişide olduğundan emin olmak
5. Kayıt sahibi bilgilerinin şirket adına olduğunu kontrol etmek
6. Yeni domain ihtiyaçlarını toplamak
7. Kullanılmayan domainleri yıllık gözden geçirmek

Bu görevlerin toplamı yılda birkaç saat tutar. Sahipsiz kaldığında ise bir kesinti bunun kat kat üzerinde maliyet üretir.

Ajans ya da yazılım firması alırsa

Yaygın ama riskli bir düzendir. Kurallar:

• Kayıt her hâlükârda şirket adına yapılmalı
• Panel erişimi şirkette de olmalı
• Bildirim adresi şirketin adresi olmalı
• Sözleşmede domainin şirkete ait olduğu yazılı olmalı
• İlişki bittiğinde devir nasıl yapılacak, belirtilmeli

Ajansın domaini yönetmesi sorun değildir; sahibi olması sorundur.

Satın alma süreci nasıl kurulmalı?

Tutar küçük olduğu için ağır bir süreç kurmayın. Pratik bir akış:

1. İhtiyaç sahibi (genelde pazarlama) talebi iletir
2. Belirlenen sahip, mevcut portföyde var mı kontrol eder
3. Uzantı ve isim kararı verilir
4. Onay alınır (tutar eşiğine göre)
5. Mevcut tedarikçiden alınır
6. Envantere ve takvime işlenir

İkinci adım sıklıkla atlanır ve aynı domainin iki kez alınmasına ya da benzer bir domainin zaten portföyde olduğunun fark edilmemesine yol açar.

Devir teslimde ne yapılmalı?

Sorumlu kişi değiştiğinde:

• Envanter listesi devredilir
• Panel erişimleri güncellenir, ayrılan kişinin erişimi kapatılır
• Bildirim adresleri kontrol edilir
• Kayıt kuruluşu bilgileri ve sözleşmeler aktarılır
• Yenileme takvimi teyit edilir

İkinci madde en sık atlanandır ve güvenlik açığı bırakır.

Tek cümlede

Domainin bir sahibi olmalı ve bu kişinin adı yazılı olmalı. Teknik bilgi ikinci planda; asıl gereken süreklilik ve takip disiplinidir.