Unutulan Domainin Bedeli

Mobilya üretimi yapan orta ölçekli bir şirket düşünün: 40 çalışan, yurt içi bayi ağı, düzenli ihracat. Kurumsal e-posta ve site yıllardır sorunsuz çalışıyor.

Bir pazartesi sabahı her şey durdu.

Sabah 09:00 — İlk belirti

Satış ekibi e-posta alamadığını fark etti. Önce sunucu sorunu sanıldı. BT sorumlusu kontrol etti: sunucu ayaktaydı.

Site de açılmıyordu.

10:30 — Teşhis

WHOIS sorgusu sebebi gösterdi: domain süresi üç gün önce dolmuştu.

Site ve e-posta birlikte gitmişti — klasik belirti.

11:00 — Panele giriş denemesi

Yenilemek için panele girilmesi gerekiyordu. Ama giriş bilgisi kimsede yoktu.

Hesap, dört yıl önce ayrılmış bir pazarlama müdürünün kişisel e-posta adresiyle açılmıştı. Parola sıfırlama e-postası o adrese gidiyordu ve o adres artık yoktu.

13:00 — Kayıt kuruluşuyla iletişim

Sağlayıcıya ulaşıldı. Hesap kurtarma için kimlik doğrulama süreci başlatıldı:

• Şirket belgeleri istendi
• İmza sirküleri istendi
• Ödeme kayıtları istendi
• Yetkili beyanı istendi

Belgeler aynı gün gönderildi.

Salı — Bekleme

İnceleme sürüyordu. Bu arada:

• Bayilerden gelen sipariş e-postaları ulaşmıyordu
• İhracat müşterilerinden gelen yazışmalar kayboluyordu
• Site kapalıydı
• Fatura ve ödeme bildirimleri gelmiyordu

Yaptıkları: Bayilere ve önemli müşterilere telefonla ulaşıp geçici bir e-posta adresi bildirdiler. Sosyal medyadan duyuru yaptılar.

Çarşamba — Erişim sağlandı

Hesap kurtarıldı ve yenileme yapıldı. Ancak domain o sırada ek süredeydi; yenileme normal ücretle mümkün oldu.

Bir hafta daha geç kalınsaydı kurtarma dönemine geçilecek ve çok daha yüksek bir bedel ödenecekti.

Perşembe — Toparlanma

Domain yenilendi ama işler hemen normale dönmedi:

• DNS yayılması birkaç saat sürdü
• SSL sertifikası da süresi dolmuş çıktı, yenilendi
• Kesinti sırasında gönderilen e-postaların bir kısmı geri dönmüştü
• Bazı müşteriler ulaşamadığı için rakiplere yönelmişti

Bilanço

Üç iş günü kesinti. Somut sonuçlar:

• Ulaşamayan sipariş ve teklif talepleri
• Telefonla yürütülen acil iletişim maliyeti
• Müşteri güveninde zedelenme
• Ekibin üç gün boyunca krizle uğraşması

Karşılaştırma: domainin yıllık yenileme bedeli, bu kesintinin maliyetinin yanında ihmal edilebilir bir tutardı.

Kök neden analizi

Sorun tek bir sebepten değil, üst üste binen dört eksikten çıkmıştı:

1. Hesap kişisel e-postayla açılmıştı — kurumsal olsaydı erişim sorunu olmazdı
2. Otomatik yenileme kapalıydı — açık olsaydı süre dolmazdı
3. Bildirim adresi erişilemezdi — uyarılar kimseye ulaşmamıştı
4. Takvimde hatırlatma yoktu — kimse tarihi bilmiyordu

Dördünden biri bile olsaydı kesinti yaşanmayacaktı.

Sonrasında kurdukları düzen

• Tüm domainler şirket adına ve kurumsal e-postayla kayıtlı
• Bildirim adresi [email protected], üç kişi erişiyor
• Yedek bildirim adresi farklı bir domainde
• Hepsinde otomatik yenileme açık
• Ödeme yöntemi yıllık kontrol ediliyor
• Ana domain çok yıllık kayıtlı
• Bitiş tarihleri kurumsal takvimde, üç kademeli hatırlatmalı
• Panel erişimi iki kişide, parola yöneticisinde
• SSL yenileme tarihleri de aynı takvimde

Bu hikâyeden çıkanlar

1. Site ve e-posta birlikte gittiyse ilk domaine bakın. Teşhis süresini kısaltır.
2. Hesabı kurumsal e-postayla açın. Kişisel adres, erişim kaybının ana sebebi.
3. Otomatik yenilemeyi açın ve ödeme yöntemini yıllık kontrol edin.
4. Bildirim adresi rol bazlı ve yedekli olsun.
5. Takvim hatırlatması kurun — otomatik yenileme açık olsa bile.
6. SSL yenilemesini de aynı takvime alın. Genelde birlikte unutulur.
7. Ek sürede fark etmek, kurtarma döneminden kat kat ucuzdur.

Bu önlemlerin hepsi birkaç saatlik bir iştir ve maliyeti yoktur.