Kurumsal Domain Politikası

Domain politikası, "bu işleri kim, nasıl yapar" sorusuna verilen yazılı cevaptır. Uzun bir doküman olması gerekmez; iki sayfa yeterlidir.

Aşağıda bir politika metninde bulunması gerekenler.

A. Kapsam

• ☐ Politikanın hangi domainleri kapsadığı yazılı
• ☐ Tüm markalar ve iştirakler dâhil edilmiş
• ☐ Kampanya ve geçici adresler de kapsamda
• ☐ Alt alan adları için kural belirtilmiş

B. Sahiplik kuralları

• ☐ Tüm domainler şirket tüzel kişiliği adına kaydedilir
• ☐ Kişisel ad ya da hesap kullanılmaz
• ☐ Ajans/tedarikçi adına kayıt yapılmaz
• ☐ Hangi tüzel kişilik adına kaydedileceği belirlenmiş (grup yapılarında)
• ☐ Ödeme kurumsal yöntemlerle yapılır
• ☐ Fatura şirket adına düzenlenir

Bu bölüm politikanın çekirdeğidir; diğer her şey buna bağlıdır.

C. Sorumluluklar

• ☐ Portföy sorumlusu tanımlı (isim ya da rol)
• ☐ Yedek sorumlu tanımlı
• ☐ Marka/pazarlama tarafının rolü belirtilmiş
• ☐ BT tarafının rolü belirtilmiş
• ☐ Satın alma tarafının rolü belirtilmiş
• ☐ Hukuk tarafının rolü belirtilmiş (marka koruma)

D. Talep ve onay

• ☐ Yeni domain talebi nasıl yapılır, yazılı
• ☐ Talepte hangi bilgiler istenir, belirtilmiş
• ☐ Portföy kontrolü zorunlu adım olarak tanımlı
• ☐ Alt alan adı alternatifi değerlendirilir
• ☐ Onay eşikleri belirlenmiş
• ☐ İkinci el alımlar için ayrı süreç var

Öneri: Süreci hafif tutun. Ağır bir onay süreci, insanları etrafından dolaşmaya iter.

E. Uzantı ve isim kuralları

• ☐ Hangi uzantıların standart olduğu belirtilmiş
• ☐ Ana marka için savunma kapsamı tanımlı
• ☐ İsim kuralları yazılı (Türkçe karakter yok, tire kullanılmaz vb.)
• ☐ Marka ön araştırması zorunlu adım

F. Yenileme ve süreklilik

• ☐ Otomatik yenileme zorunlu
• ☐ Kritik domainlerde çok yıllık kayıt kuralı
• ☐ Bitiş tarihleri kurumsal takvimde tutulur
• ☐ Ödeme yöntemi yıllık kontrol edilir
• ☐ Bildirim adresi rol bazlı olmalıdır
• ☐ Yedek bildirim adresi farklı domainde bulunur

G. Erişim ve güvenlik

• ☐ Erişim en az iki kişide bulunur
• ☐ Erişim bilgileri kurumsal parola yöneticisinde saklanır
• ☐ İki adımlı doğrulama zorunlu
• ☐ İki adımlı doğrulama kişisel cihaza bağlanmaz
• ☐ Transfer kilidi açık tutulur
• ☐ Dış taraflara erişim kuralları tanımlı
• ☐ Personel ayrılışında erişim kapatma zorunlu

H. Marka koruması

• ☐ Savunma kayıt politikası tanımlı
• ☐ Benzer domain izleme sıklığı belirtilmiş
• ☐ İhlal tespitinde izlenecek yol yazılı
• ☐ Marka tescili ile ilişki kurulmuş

I. Denetim

• ☐ Yıllık denetim zorunlu
• ☐ Denetimi kimin yapacağı belli
• ☐ Rapor kime sunulur, yazılı
• ☐ Envanterin nerede tutulacağı belirtilmiş

J. Devir teslim

• ☐ Sorumlu değişiminde izlenecek adımlar tanımlı
• ☐ Devir tutanağı zorunlu
• ☐ Şirket devir/birleşmelerinde domain kapsamı belirtilmiş

Politika nasıl yazılmalı?

• Kısa: İki sayfayı geçmesin
• Somut: "Dikkatli olunur" değil, "otomatik yenileme açık tutulur"
• Sorumlu belirten: Her kural için kim sorumlu, yazılsın
• Erişilebilir: Herkesin bulabileceği bir yerde
• Güncellenebilir: Yıllık gözden geçirilsin

Politika olmadan ne olur?

Politika bir formalite gibi görünür ama yokluğunda şunlar yaşanır:

• Herkes kendi kartıyla domain alır
• Kayıtlar kişisel adlara dağılır
• Yenilemeler unutulur
• Erişimler tek kişide toplanır
• Kimse toplamı görmez
• Sorumlu değişiminde bilgi kaybolur

Politikanın işlevi, bu altı sonucun hepsini önlemektir.

Uygulamaya alma

1. Politikayı yazın (kısa tutun)
2. Yönetim onayı alın
3. İlgili birimlere duyurun
4. Mevcut portföyü politikaya uygun hâle getirin
5. Yıllık denetimde uyumu kontrol edin

Dördüncü adım genelde en uzun sürendir: mevcut kayıtların düzeltilmesi zaman alır. Kritik domainlerden başlayın.