E-Dönüşüm Başvurusunda Gereken Belgeler

Başvuru sürecinde en çok zaman kaybı, belgelerin eksik ya da hatalı hazırlanmasından çıkıyor. Bir belge eksikse başvuru bekliyor; bir bilgi uyuşmuyorsa süreç baştan başlıyor.

Aşağıdaki listeyi başvurudan önce doldurun.

A. Şirket bilgileri (tüzel kişiler)

• ☐ Ticaret unvanı — sicil kaydıyla birebir aynı
• ☐ Vergi kimlik numarası
• ☐ Vergi dairesi
• ☐ Ticaret sicil numarası
• ☐ MERSİS numarası
• ☐ Merkez adresi (sicildeki hâliyle)
• ☐ Faaliyet konusu (NACE kodu)

Takılırsanız: Birinci madde en kritik olanıdır. "Ltd. Şti." mi "Limited Şirketi" mi, kısaltmalar nasıl yazılmış — sicil kaydına bakın ve aynısını kullanın. Uyuşmazlık başvuruyu baştan başlatır.

B. Şahıs işletmeleri için

• ☐ Ad-soyad
• ☐ TC kimlik numarası
• ☐ Vergi kimlik numarası
• ☐ Vergi dairesi
• ☐ İşyeri adresi
• ☐ Faaliyet konusu

C. Yetkili kişi bilgileri

• ☐ Ad-soyad
• ☐ TC kimlik numarası
• ☐ Görev/unvan
• ☐ Cep telefonu
• ☐ E-posta adresi (kurumsal)
• ☐ İmza yetkisini gösteren belge (imza sirküleri)

Takılırsanız: E-posta adresi kurumsal olmalı. Kişisel adres verildiğinde, o kişi ayrıldığında sistem bildirimleri erişilemez hâle geliyor.

D. Mali mühür başvurusu için

• ☐ Başvuru formu (sağlayıcının formu)
• ☐ Vergi levhası
• ☐ İmza sirküleri
• ☐ Ticaret sicil gazetesi (gerekiyorsa)
• ☐ Yetkili kimlik fotokopisi
• ☐ Ödeme dekontu
• ☐ Teslimat adresi (kargo için)

Takılırsanız: Sağlayıcılar arasında istenen belgeler biraz farklılaşabilir. Başvuru öncesi güncel listeyi sağlayıcıdan teyit edin.

E. E-imza başvurusu için (gerçek kişiler)

• ☐ Başvuru formu
• ☐ Kimlik belgesi
• ☐ Vergi levhası (işletme sahibiyseniz)
• ☐ Ödeme dekontu
• ☐ Kimlik doğrulama işlemi (sağlayıcının yöntemine göre)

F. Entegratör sözleşmesi için

• ☐ Şirket bilgileri
• ☐ İmza sirküleri
• ☐ Vergi levhası
• ☐ Yetkili bilgileri
• ☐ Tahmini belge sayısı (paket belirlemek için)
• ☐ Kullanılacak belge türleri
• ☐ Mevcut yazılım bilgisi (entegrasyon için)

G. GİB kaydı için

• ☐ Mali mühür/e-imza (kurulu ve çalışır)
• ☐ Şirket bilgileri
• ☐ Yetkili bilgileri
• ☐ İletişim bilgileri
• ☐ Aktivasyon tarihi kararı
• ☐ Kullanılacak yöntem bilgisi

H. Bilgi tutarlılığı kontrolü

Bu bölüm belge değil, kontrol listesidir ve en çok işe yarayanıdır:

• ☐ Unvan tüm belgelerde aynı yazılmış
• ☐ Vergi numarası her yerde doğru
• ☐ Adres bilgileri güncel
• ☐ Yetkili kişi güncel (ayrılmış biri değil)
• ☐ İmza sirküleri geçerli
• ☐ Vergi levhası güncel yıla ait
• ☐ Sicil bilgileri güncel (adres/unvan değişikliği işlenmiş)

Takılırsanız: Son madde sık atlanır. Adres ya da unvan değişikliği sicile işlenmemişse, başvurudaki bilgilerle kayıtlar uyuşmaz.

Durum değerlendirmesi

H bölümünde eksiğiniz varsa başvuru yapmayın; reddedilen bir başvuru, hiç yapılmamış başvurudan daha çok zaman kaybettirir.

Pratik öneri

Tüm bu belgeleri tek bir klasörde toplayın. Mali mühür yenilemesi, entegratör değişikliği ya da yeni belge türü eklenmesi gerektiğinde aynı belgeler yeniden istenir.

Güncel belge listesi için sağlayıcınıza ve mali müşavirinize danışın.