E-Fatura Hataları ve Çözümleri

E-fatura hatalarının çoğu birkaç başlık altında toplanıyor. Aşağıda hata türüne göre bir tanı listesi var: belirti, sebep, çözüm, önleme.

Hangi hatayı alıyorsunuz?

• Fatura imzalanamıyor → Mühür ve sertifika hataları
• "Alıcı bulunamadı" / kutuya düşmüyor → Alıcı ve etiket hataları
• Belge sistemde reddedildi → Format ve içerik hataları
• Gönderim yapılamıyor → Kontör ve bağlantı sorunları
• Muhasebeye düşmüyor → Entegrasyon sorunları

Mühür ve sertifika hataları

Mali mühür okunmuyor

Belirti: İmzalama adımında cihaz görünmüyor ya da hata veriyor.

Sebep: Sürücü kurulu değil, USB bağlantısı sorunlu, tarayıcı eklentisi çalışmıyor ya da işletim sistemi güncellemesi sonrası sürücü bozulmuş.

Çözüm: Cihazı farklı bir porta takın, sürücüyü yeniden kurun, tarayıcı yardımcı uygulamasının çalıştığını doğrulayın.

Önleme: Yedek bir bilgisayarda kurulumu hazır tutun; fatura kesme yalnız tek makineye bağlı kalmasın.

Sertifika süresi dolmuş

Belirti: İmzalama reddediliyor, geçerlilik uyarısı çıkıyor.

Sebep: Mali mühür/e-imza sertifikasının süresi bitmiş.

Çözüm: Yenileme başvurusu yapın. Yenileme anlık değildir, birkaç gün sürebilir.

Önleme: Bitiş tarihini takvime kaydedin ve bir ay öncesinden hatırlatma kurun. Bu, tamamen önlenebilir bir kesintidir.

Şifre hatası

Belirti: Şifre kabul edilmiyor, art arda denemede cihaz kilitleniyor.

Sebep: Yanlış şifre; belirli sayıda hatalı denemede kilitlenme.

Çözüm: Kilit açma işlemi için sertifika sağlayıcınıza başvurun.

Önleme: Şifreyi kurumsal bir parola yöneticisinde tutun; tek kişinin hafızasına bırakmayın.

Alıcı ve etiket hataları

Alıcı sistemde bulunamadı

Belirti: Vergi numarası girildiğinde alıcı gelmiyor.

Sebep: Vergi numarası hatalı, alıcı e-fatura mükellefi değil ya da kayıt henüz aktif değil.

Çözüm: Numarayı doğrulayın; alıcı mükellef değilse e-arşiv fatura düzenleyin.

Önleme: Cari kartlardaki vergi numaralarını dönemsel olarak toplu doğrulatın.

Fatura yanlış birime düştü

Belirti: Alıcı "faturayı görmüyoruz" diyor ama belge başarıyla iletilmiş görünüyor.

Sebep: Çok şubeli alıcıda yanlış posta kutusu/etiket seçilmiş.

Çözüm: Doğru etiketi öğrenip yeniden gönderim için alıcıyla süreç belirleyin.

Önleme: Büyük kurumsal müşterilerde etiket bilgisini cari karta yazın ve ilk faturada teyit edin.

Unvan uyuşmazlığı

Belirti: Belge reddediliyor ya da alıcı kabul etmiyor.

Sebep: Cari kartta yazılı unvan, resmî kayıtla birebir aynı değil.

Çözüm: Unvanı sistemin getirdiği biçimde kullanın.

Önleme: Unvanı elle yazma alışkanlığını kaldırın.

Format ve içerik hataları

Zorunlu alan eksik

Belirti: Belge sistem tarafından reddediliyor.

Sebep: Vergi dairesi, adres, birim, KDV oranı gibi zorunlu bir alan boş kalmış.

Çözüm: Hata mesajındaki alanı doldurup yeniden gönderin.

Önleme: Ürün ve cari kartlarındaki boş alanları toplu tarayıp tamamlayın; hata çoğunlukla kart eksikliğinden doğar.

Tutar tutarsızlığı

Belirti: Toplamlar uyuşmuyor uyarısı.

Sebep: Yuvarlama farkı, iskonto hesabının satır ve toplam arasında uyumsuzluğu.

Çözüm: İskonto ve yuvarlama ayarlarını gözden geçirin.

Önleme: Programınızda yuvarlama kuralını bir kez doğru tanımlayın; her faturada elle düzeltmeyin.

Aynı belge numarası tekrar kullanıldı

Belirti: Numara çakışması hatası.

Sebep: Seri-sıra düzeni bozulmuş, iki farklı noktadan aynı seriyle fatura kesilmiş.

Çözüm: Numaralandırma yapısını kontrol edin.

Önleme: Her fatura kesen birime ayrı seri tanımlayın.

Kontör ve bağlantı sorunları

Kontör bitti

Belirti: Gönderim yapılamıyor, bakiye uyarısı.

Sebep: Paket tükenmiş.

Çözüm: Ek paket alın.

Önleme: Uyarı eşiği tanımlatın. Kontörün ay sonunda bitmesi, fatura kesiminin durması demektir — en kolay önlenebilir kesintilerden biridir.

Sistem yanıt vermiyor

Belirti: Gönderim beklemede kalıyor.

Sebep: GİB tarafında yoğunluk ya da bakım, entegratörde kesinti.

Çözüm: Belgeyi hazırlayıp kuyrukta bırakın; bağlantı geldiğinde gönderilir.

Önleme: Fatura kesimini ay sonunun son gününe yığmayın; yoğunluk tam o günlerde artar.

Entegrasyon sorunları

Fatura kesildi ama muhasebeye düşmedi

Belirti: Belge sistemde var, muhasebe kaydı yok.

Sebep: Aktarım servisi durmuş, eşleştirme kuralı hatalı, hesap kodu tanımsız.

Çözüm: Aktarım kayıtlarını (log) kontrol edin, eksik tanımı tamamlayın.

Önleme: Günlük aktarım sayısını izleyin; sıfır ya da beklenenden düşük bir sayı, sessiz bir arızanın işaretidir.

Gelen faturalar aktarılmıyor

Belirti: Tedarikçi faturaları elle giriliyor.

Sebep: Gelen belge aktarımı hiç kurulmamış.

Çözüm: Gelen fatura aktarımını devreye alın.

Önleme: Kurulumda çoğu işletme yalnız giden faturaya odaklanıyor; gelen taraf kurulmadığında kazanımın yarısı kayboluyor.

Hâlâ çözülmediyse

Destek talebi açarken şu dördünü hazırlayın: belgenin ETTN numarası, hata mesajının tam metni, işlemin yapıldığı tarih-saat ve ekran görüntüsü.

Bu bilgilerle açılan talep, "fatura gitmiyor" biçiminde açılan talepten çok daha hızlı sonuçlanır.