Yanlış kurulmuş ekip, projenin en büyük riskidir. Rolleri ve zaman gereksinimini net biçimde anlatıyoruz.
ERP projesinin başarısı, seçilen yazılımdan çok kurulan ekiple ilgilidir. Doğru roller tanımlanmadığında kararlar gecikir, sorumluluklar kaybolur ve proje sürüncemede kalır.
Roller ve sorumluluklar
Proje sponsoru (üst yönetim)
- Projeyi sahiplenir ve kaynağı ayırır
- Departmanlar arası çatışmalarda karar verir
- Kapsam değişikliklerini onaylar
- Yönlendirme kuruluna başkanlık eder
Zaman: ayda birkaç saat. Kritiklik: en yüksek — sponsoru olmayan proje yürümez.
Proje yöneticisi
- Günlük koordinasyon
- Takvim ve görev takibi
- Tedarikçiyle iletişim
- Sorun ve risk yönetimi
- Raporlama
Zaman: proje süresince neredeyse tam zamanlı. Bu rolün "yan görev" olarak verilmesi, en yaygın gecikme sebebidir.
Süreç sahipleri
Her ana süreç için bir kişi: satın alma, üretim, depo, satış, finans, kalite.
- Süreçlerini anlatır ve haritalar
- Gereksinimleri belirler
- Tasarım kararlarını verir
- Test senaryolarını hazırlar
- Kendi ekibini eğitir
Zaman: yoğun dönemlerde zamanının önemli bir kısmı. Bu ayrılmadan proje ilerlemez.
Anahtar kullanıcılar
- Sistemi derinlemesine öğrenir
- Test eder
- Ekibini eğitir ve ilk destek noktası olur
- Canlı sonrası soruları karşılar
BT sorumlusu
- Altyapı ve erişim
- Entegrasyonlar
- Yetkilendirme
- Yedekleme ve güvenlik
- Donanım (terminal, barkod, yazıcı)
Veri sorumlusu
- Veri envanteri
- Temizlik koordinasyonu
- Göç ve doğrulama
Bu rol ayrı atanmalıdır; başka bir role eklendiğinde veri hazırlığı sürekli ertelenir.
Mali müşavir / muhasebe
- Hesap planı ve muhasebe eşleştirmeleri
- Maliyet yaklaşımı
- Mevzuat uyumu
- Açılış bakiyeleri
Anahtar kullanıcı seçimi
Bu seçim projenin kaderini belirler. Aranan özellikler:
- Süreci gerçekten biliyor
- Ekipte saygı görüyor (öğrettiği dinlenir)
- Öğrenmeye ve değişime açık
- Soru sormaktan çekinmiyor
- Zaman ayırabiliyor
Yaygın hata: "en boş olan" kişiyi anahtar kullanıcı yapmak. En boş kişi genelde süreci en az bilen kişidir.
Zaman ayırma gerçeği
| Rol | Yoğun dönemde zaman |
|---|---|
| Sponsor | Aylık birkaç saat |
| Proje yöneticisi | Tam zamanlıya yakın |
| Süreç sahibi | Zamanının önemli kısmı |
| Anahtar kullanıcı | Test ve eğitim dönemlerinde yoğun |
| BT | Kurulum ve entegrasyon dönemlerinde yoğun |
| Veri sorumlusu | Temizlik döneminde yoğun |
Bu zamanı ayıramayacaksanız takvimi uzatın. "Normal işinin yanında" yürütülen ERP projeleri, planlanan sürenin iki katına çıkar.
Yük dengeleme
- Proje döneminde bazı rutin işleri geçici olarak devredin.
- Gerekirse geçici destek personeli alın.
- Yoğun sezonla çakışmayı önleyin.
- Proje katkısını performans değerlendirmesine yansıtın.
Son madde motivasyon açısından önemlidir: projeye emek veren kişinin bu emeği görünmezse katılım azalır.
Tedarikçi tarafı
Karşı taraftan da roller net olmalı:
- Proje yöneticisi
- Modül danışmanları
- Teknik/geliştirme sorumlusu
- Destek irtibatı
Sözleşmede kimlerin çalışacağı ve danışman değişikliğinin nasıl yönetileceği yazılmalıdır.
Karar mekanizması
- Günlük kararlar: proje yöneticisi
- Süreç kararları: süreç sahibi
- Departmanlar arası: yönlendirme kurulu
- Kapsam ve bütçe: sponsor
Karar kimin olduğu belirsizse her konu yukarı taşınır ve proje yavaşlar.
Özet
ERP ekibinde sponsor, proje yöneticisi, süreç sahipleri, anahtar kullanıcılar, BT ve veri sorumlusu bulunmalıdır. Veri sorumlusunu ayrı atayın ve anahtar kullanıcıyı "en boş kişi" değil süreci en iyi bilen kişi olarak seçin. Ayrılamayan zaman, uzayan takvim olarak geri döner.
Yorumlar (0)
Henüz yorum yok — ilk yorumu siz yazın.
Yorum yaz