ERP Veri Göçü Nasıl Yapılır?

ERP projesinde en çok küçümsenen, en çok geciken ve en çok sorun çıkaran adım veri göçüdür. Sebep basit: veri, göç sırasında değil yıllar boyunca bozulmuştur.

İki tür veri

Ana veri kaliteli değilse hareket verisi de anlamsızlaşır; bu yüzden sıra ana veriden başlar.

Ana veri hazırlığı

Ürün (stok) kartları

• Kodlama standardını belirleyin ve uygulayın.
• Mükerrer kartları birleştirin.
• Kullanılmayan kalemleri pasife alın.
• Birim ve çevrimleri netleştirin.
• Grup ve kategori yapısını kurun.
• Barkodları eşleştirin.

Cari kartlar

• Vergi numarası üzerinden mükerrer temizliği.
• Unvan standardı.
• Adres ve iletişim güncellemesi.
• Aktif/pasif ayrımı.
• Ödeme koşulları ve limitler.

Ürün ağaçları ve rotalar

• Fiili kullanımla doğrulama
• Fire oranları
• Operasyon süreleri

Hesap planı

• Tekdüzen plana uyum
• Masraf merkezi yapısı
• Mali müşavir onayı

Açılış bakiyeleri

En hassas kısımdır. Kesim tarihi belirlenir ve o tarihteki durum aktarılır:

Stok açılışı mutlaka fiili sayımla yapılmalıdır. Eski sistemin stok rakamını olduğu gibi aktarmak, hatalı bakiyeyi yeni sisteme taşımak demektir — ve yeni sistem ilk günden güvenilmez olur.

Göç adımları

1. Envanter: hangi veri, nerede, ne kadar?
2. Karar: ne taşınacak, ne taşınmayacak?
3. Şablon hazırlama: hedef sistemin istediği format.
4. Çıkarma: eski sistemden veri alma.
5. Temizlik: en uzun adım.
6. Dönüştürme: yeni sistemin formatına uyarlama.
7. Test göçü: küçük setle deneme.
8. Doğrulama: kontrol ve düzeltme.
9. Tam göç: kesim tarihinde.
10. Son doğrulama: mutabakat.

Geçmiş hareket verisi taşınmalı mı?

Genel öneri: hayır, sınırlı taşıyın.

• Bakiyeler taşınır, geçmiş hareketler taşınmaz.
• Eski sistem belirli bir süre okuma amaçlı açık tutulur.
• Gerekiyorsa özet düzeyde geçmiş satış verisi aktarılır (analiz için).
• Yasal saklama yükümlülüğü eski sistemin arşiviyle karşılanır.

Tüm geçmişi taşımak; göç süresini katlar, hata riskini artırır ve yeni sistemi baştan ağırlaştırır.

Test göçü

• Her veri türünden örnek seçin.
• Aktarın ve tek tek kontrol edin.
• Türkçe karakterleri kontrol edin.
• Ondalık ayracı ve tarih formatlarını doğrulayın.
• İlişkileri kontrol edin (ürün-ağaç, cari-adres).
• Toplamları karşılaştırın.
• Hataları düzeltip tekrarlayın.

Test göçünü en az iki kez yapın; ilkinde hata bulunması normaldir.

Doğrulama kontrolleri

Kesim (cut-off) yönetimi

Göç anında eski sistemde işlem yapılmamalıdır:

• Kesim tarihi ve saati net duyurulur.
• O andan sonra eski sisteme kayıt girilmez.
• Bekleyen belgeler önceden işlenir.
• Depo hareketleri durdurulur.
• Kesim ile canlıya geçiş arası süre kısa tutulur (ideali hafta sonu).

Sık yapılan hatalar

• Temizlik yapmadan aktarmak
• Stok açılışını sayımsız yapmak
• Test göçünü atlamak
• Tüm geçmişi taşımaya çalışmak
• Kesim kuralını uygulamamak
• Mutabakat yapmadan canlıya geçmek
• Eski sistemi hemen kapatmak

Özet

Veri göçü, ana veri temizliğiyle başlar ve açılış bakiyeleriyle tamamlanır. Stok açılışını mutlaka fiili sayımla yapın, geçmiş hareketleri taşımayın, en az iki kez test göçü deneyin ve mutabakat yapmadan canlıya geçmeyin. Eski sistemi bir süre okuma amaçlı açık tutun.