Kurumsal E-Posta Kurulum Adımları

Kurumsal e-posta kurulumu, doğru sırayla yapıldığında kesintisiz tamamlanır. Sıra bozulduğunda ise e-posta akışı durabilir.

Başlamadan önce

• E-posta hizmeti hesabı
• DNS yönetim erişimi
• Kullanıcı listesi ve adlandırma standardı
• Mevcut DNS kayıtlarının kopyası

1. Adım — Mevcut durumu kaydedin

• ☐ Tüm DNS kayıtlarının ekran görüntüsü alındı
• ☐ Mevcut MX kayıtları not edildi
• ☐ Varsa mevcut SPF kaydı kaydedildi
• ☐ Mevcut hesap listesi çıkarıldı
• ☐ Mevcut yönlendirmeler ve takma adlar listelendi

Bu adım atlanırsa bir sorun çıktığında eski hâle dönemezsiniz.

2. Adım — Alan adı doğrulaması yapın

Sağlayıcı, alan adının size ait olduğunu doğrulamak için bir DNS kaydı eklemenizi ister.

• ☐ Doğrulama kaydı eklendi
• ☐ Doğrulama tamamlandı
• ☐ Kayıt silinmedi (bazı sağlayıcılar kalıcı ister)

3. Adım — Hesapları oluşturun

• ☐ Adlandırma standardına göre kişisel hesaplar açıldı
• ☐ Rol adresleri tanımlandı
• ☐ Takma adlar eklendi
• ☐ Grup adresleri kuruldu
• ☐ Paylaşımlı kutular oluşturuldu
• ☐ Kotalar ayarlandı
• ☐ Geçici parolalar oluşturuldu

Not: Bu adımda henüz DNS yönlendirilmediği için e-posta akışı eski sistemde devam eder.

4. Adım — Güvenlik politikalarını uygulayın

• ☐ İki adımlı doğrulama zorunlu hâle getirildi
• ☐ Parola politikası tanımlandı
• ☐ Spam filtresi seviyesi ayarlandı
• ☐ Ek ve bağlantı taraması etkin
• ☐ Yönetici hesapları korunuyor
• ☐ Erişim kayıtları etkin

5. Adım — Eski postaları aktarın

Bu adım DNS değiştirilmeden yapılabilir.

• ☐ Aktarım yöntemi belirlendi (sağlayıcı aracı, istemci, dışa aktarma)
• ☐ Aktarım başlatıldı
• ☐ Klasör yapısı korunuyor
• ☐ İlerleme izleniyor

Not: Büyük arşivlerde aktarım günler sürebilir; DNS değişikliğinden önce başlatın.

6. Adım — TTL değerini düşürün

DNS değişikliğinden birkaç gün önce, MX kaydının TTL değerini düşürün. Bu, geçişin hızlı yayılmasını sağlar.

7. Adım — MX kaydını değiştirin

• ☐ Yeni MX kayıtları sağlayıcının verdiği gibi girildi
• ☐ Öncelik değerleri doğru
• ☐ Eski MX kayıtları kaldırıldı
• ☐ Değişiklik saati kaydedildi

Üçüncü madde kritiktir: Eski kayıtlar kalırsa postaların bir kısmı eski sisteme gitmeye devam eder ve "bazı e-postalar gelmiyor" sorunu ortaya çıkar.

8. Adım — Kimlik doğrulama kayıtlarını ekleyin

• ☐ SPF kaydı tanımlandı
• ☐ Yalnız tek bir SPF kaydı var
• ☐ Posta gönderen tüm sistemler SPF'te listeli
• ☐ Eski sağlayıcı SPF'ten çıkarıldı
• ☐ DKIM etkinleştirildi
• ☐ DKIM kaydı eksiksiz eklendi
• ☐ DMARC kaydı eklendi (izleme politikasıyla)

İkinci madde: Birden fazla SPF kaydı, kaydın tamamen geçersiz sayılmasına yol açar.

Üçüncü madde: CRM, fatura sistemi, web sitesi form bildirimi, e-posta pazarlama servisi gibi sistemler de listelenmelidir.

9. Adım — Yayılmayı bekleyin ve izleyin

• ☐ Yeni sisteme posta gelmeye başladı
• ☐ Eski sisteme hâlâ posta düşüyor mu, kontrol ediliyor
• ☐ Eski hesaplar açık tutuluyor

Yayılma birkaç saat ile birkaç gün arasında tamamlanır.

10. Adım — Cihaz ayarlarını yapın

• ☐ Kullanıcılara ayar kılavuzu verildi
• ☐ Bilgisayar e-posta programları güncellendi
• ☐ Mobil cihazlar yapılandırıldı
• ☐ Eski hesap ayarları kaldırıldı
• ☐ İmzalar tanımlandı

11. Adım — Test edin

• ☐ Dış adresten her hesaba posta ulaşıyor
• ☐ Her hesaptan dış adrese gönderim çalışıyor
• ☐ Farklı sağlayıcılara test yapıldı
• ☐ Gönderilenler gelen kutusuna düşüyor
• ☐ Rol adresleri, takma adlar ve gruplar çalışıyor
• ☐ Paylaşımlı kutular erişilebilir
• ☐ Sistem e-postaları (form, sipariş, fatura) ulaşıyor
• ☐ Mobil erişim çalışıyor
• ☐ Takvim ve kişiler senkronize

Yedinci madde ayrı test ister: kişisel e-postalar çalışırken sistem e-postaları engelleniyor olabilir.

12. Adım — Son aktarımı yapın

• ☐ Eski sisteme geçiş sonrası düşen postalar kontrol edildi
• ☐ Kalan postalar aktarıldı
• ☐ Eksik olmadığı doğrulandı

13. Adım — Eski hizmeti kapatın

• ☐ En az birkaç hafta beklendi
• ☐ Eski sisteme posta düşmediği doğrulandı
• ☐ Tüm postalar aktarıldı
• ☐ Son bir yedek alındı
• ☐ Otomatik yenileme kapatıldı
• ☐ Fesih bildirimi yapıldı
• ☐ Onay yazısı arşivlendi

14. Adım — Duyuru yapın

• ☐ Çalışanlar bilgilendirildi
• ☐ Müşteri ve tedarikçilere duyuruldu
• ☐ Web sitesi ve materyaller güncellendi
• ☐ Banka ve kamu sistemleri güncellendi
• ☐ Yazılım hesaplarındaki adresler güncellendi

15. Adım — Kayıt altına alın

• ☐ DNS kayıtlarının son hâli kaydedildi
• ☐ Hesap listesi belgelendi
• ☐ Erişim bilgileri parola yöneticisinde
• ☐ Envanter güncellendi
• ☐ Bitiş tarihleri takvimde

En sık yapılan kurulum hataları

• Eski MX kayıtlarını silmemek
• Birden fazla SPF kaydı bırakmak
• SPF'te sistem gönderimlerini unutmak
• DKIM kaydını eksik kopyalamak
• Doğrudan katı DMARC politikasıyla başlamak
• Eski hesapları erken kapatmak
• Test etmeden duyuru yapmak
• Kayıtlı adresleri güncellememek