e-İrsaliye sevkiyat anında düzenlenmelidir; bu da depo süreçlerinin sisteme bağlı olmasını gerektirir.
e-İrsaliye, sevk irsaliyesinin elektronik ortamda düzenlenmesidir. e-Fatura'dan önemli bir farkı vardır: fatura sonradan kesilebilir, irsaliye sevkiyat anında düzenlenmelidir.
Bu zamanlama şartı, depo süreçlerinin sisteme bağlı olmasını zorunlu kılar.
Kapsam ve yükümlülükler mevzuatla değişir; güncel durum için mali müşavirinize danışın.
Süreç akışı
- Sevkiyat ERP'de hazırlanır.
- Ürünler toplanır ve doğrulanır.
- Araç ve şoför bilgileri girilir.
- e-İrsaliye oluşturulur ve gönderilir.
- Sistemden onay/durum bilgisi döner.
- Çıktı alınır ve araca teslim edilir.
- Mal yola çıkar.
- Alıcı yanıt verir (kabul/red).
- Yanıt ERP'ye işlenir.
Kritik nokta: adımlar 3-6 arası sevkiyat anında ve hızlı tamamlanmalıdır. Sistem yavaşsa ya da bağlantı sorunluysa araç bekler.
Gerekli bilgiler
- Gönderici ve alıcı bilgileri
- Sevk tarihi ve saati
- Ürün, miktar ve birim
- Araç plakası
- Şoför bilgileri
- Taşıyıcı firma (varsa)
- Sevk adresi
Araç ve şoför bilgilerinin hızlı girilebilmesi için sık kullanılan araçları sisteme tanımlayın; her seferinde elle yazmak sevkiyatı yavaşlatır.
ERP tarafında kurulması gerekenler
- Sevkiyat sürecinin sisteme bağlanması
- Araç ve şoför kartları
- Taşıyıcı firma tanımları
- Alıcı mükellef sorgusu
- Birim ve ürün kodu eşleştirmeleri
- Yazıcı ve çıktı düzeni
- Yanıt takip mekanizması
Yanıt yönetimi
Alıcı, gelen e-İrsaliyeye yanıt verir. Bu yanıtın takip edilmesi gerekir:
- Kabul edilen irsaliyeler işaretlenir.
- Reddedilenler incelenir (sebep önemlidir).
- Yanıt verilmeyenler takip edilir.
- Kısmi kabul durumları yönetilir.
- Red durumunda iade/düzeltme süreci başlar.
Yanıtsız kalan irsaliyeler için bir takip raporu oluşturun; bu kayıtlar hem mutabakat hem mevzuat açısından önemlidir.
İade irsaliyesi
- Alıcı malı iade ederken irsaliye düzenler.
- Gelen iade irsaliyesi ERP'ye düşmeli.
- İade süreciyle eşleştirilmeli.
- Stok girişiyle ilişkilendirilmeli.
Kesinti planı
Sistem ya da bağlantı sorununda sevkiyat durmamalıdır. Önceden planlanması gerekenler:
- Kesinti durumunda izlenecek yol (mevzuatın öngördüğü alternatif usul)
- Sorumluların kim olduğu
- Bilgilendirme akışı
- Kesinti sonrası düzeltme süreci
Bu planı mali müşavirinizle birlikte hazırlayın ve depo ekibine anlatın; sevkiyatın durması ciddi ticari kayıp üretir.
Sık yaşanan sorunlar
| Sorun | Önlem |
|---|---|
| Araç bilgisi eksik | Araç kartlarını önceden tanımlayın |
| Sevkiyat anında sistem yavaş | Altyapı ve entegratör performansını test edin |
| Alıcı mükellef değil | Mükellef sorgusunu otomatikleştirin |
| Yanıtlar takip edilmiyor | Yanıt raporu ve uyarı kurun |
| Ürün kodu uyuşmazlığı | Kod eşleştirmelerini doğrulayın |
| Çıktı alınamıyor | Yazıcı ve şablon testini geçiş öncesi yapın |
Son satır geçiş gününün klasik sorunudur; mutlaka önceden test edin.
Depo süreçleriyle uyum
e-İrsaliye, depo süreçlerinin disiplinli olmasını gerektirir:
- Toplama ve doğrulama sistem üzerinden yapılmalı.
- Barkod kullanımı hataları azaltır.
- Sevkiyat kaydı olmadan mal çıkışı yapılmamalı.
- Kısmi sevkiyatlar doğru yönetilmeli.
Üçüncü madde en kritik disiplindir: "sonra girer" diyerek yapılan sevkiyatlar hem stok hem mevzuat sorunu üretir.
Özet
e-İrsaliye sevkiyat anında düzenlenmelidir; bu yüzden depo süreçleri sisteme bağlı ve hızlı olmalıdır. Araç kartlarını önceden tanımlayın, mükellef sorgusunu otomatikleştirin, alıcı yanıtlarını raporla takip edin ve kesinti durumu için yazılı bir plan hazırlayın.
Güncel kapsam ve yükümlülükler için mali müşavirinize danışın.
Yorumlar (0)
Henüz yorum yok — ilk yorumu siz yazın.
Yorum yaz