Kurumsal E-Posta Alım Kontrol Listesi

Bu liste, kurumsal e-posta alım sürecinin tamamını kapsar. Sırayla işaretleyerek ilerleyin.

A. Ön koşullar

• ☐ Alan adı şirket adına kayıtlı
• ☐ Alan adı kayıt hesabına erişim var
• ☐ DNS yönetimine erişim var
• ☐ Alan adı bitiş tarihi takvimde
• ☐ Otomatik yenileme açık

B. İhtiyaç analizi

• ☐ Kişisel hesap gerekecek kullanıcılar listelendi
• ☐ Kullanıcı profilleri (yoğun/standart/hafif) çıkarıldı
• ☐ Rol adresleri listelendi
• ☐ Paylaşımlı kutu ihtiyacı belirlendi
• ☐ Grup adresleri tanımlandı
• ☐ Mevcut e-posta hacmi ölçüldü
• ☐ Kutu alanı ihtiyacı hesaplandı
• ☐ Arşivleme ihtiyacı değerlendirildi
• ☐ Bir yıllık büyüme payı eklendi

C. Özel gereksinimler

• ☐ Takvim ve kişiler paylaşımı
• ☐ Mobil erişim
• ☐ Delege erişim
• ☐ Merkezî imza yönetimi
• ☐ Dosya paylaşımı / iş birliği araçları
• ☐ Toplu gönderim ihtiyacı (ayrı hizmet)
• ☐ Sistem/işlem e-postaları (ayrı çözüm)

D. Güvenlik gereksinimleri

• ☐ İki adımlı doğrulama zorunlu kılınabilmeli
• ☐ Gelişmiş spam ve oltalama koruması
• ☐ Ek ve bağlantı taraması
• ☐ Şüpheli giriş tespiti
• ☐ Erişim kayıtları
• ☐ Yönetici işlem kayıtları
• ☐ Cihaz/konum kısıtlaması (gerekiyorsa)

E. Veri kurtarma

• ☐ Silinen postalar geri getirilebiliyor
• ☐ Saklama süresi yeterli
• ☐ Silinen hesap kurtarılabiliyor
• ☐ Yedekleme yapılıyor
• ☐ Geri yükleme süreci ve ücreti biliniyor

F. Uyum

• ☐ Kişisel veri işleniyor mu, belirlendi
• ☐ Veri konumu gereksinimi tanımlandı
• ☐ Sağlayıcının veri konumu teyit edildi
• ☐ Yedeklerin konumu öğrenildi
• ☐ Veri işleyen sözleşmesi düzenlendi
• ☐ Alt yüklenici bilgisi alındı
• ☐ İhlal bildirim yükümlülüğü sözleşmede
• ☐ Hukuk birimi görüş verdi

G. Teklif toplama

• ☐ Gereksinim belgesi yazıldı
• ☐ En az üç sağlayıcıya gönderildi
• ☐ Aynı bilgiler verildi
• ☐ Yenileme fiyatları istendi
• ☐ Gönderim limitleri soruldu
• ☐ Taşıma desteği soruldu
• ☐ Çıkış koşulları soruldu
• ☐ Yazılı cevaplar arşivlendi

H. Değerlendirme

• ☐ Yıllık toplam maliyetler hesaplandı
• ☐ Kapsam farkları maliyete eklendi
• ☐ Kalite ölçütleri puanlandı
• ☐ Kırmızı bayrak taşıyanlar elendi
• ☐ Satış öncesi destek hızı değerlendirildi
• ☐ Karar notu yazıldı
• ☐ Şirket içi onay alındı

I. Sözleşme

• ☐ Hizmet kapsamı somut
• ☐ Uptime taahhüdü ve telafisi
• ☐ Veri sahipliği açık
• ☐ Silinen posta kurtarma süresi yazılı
• ☐ Askıya alma öncesi bildirim var
• ☐ Fiyat artışı bildirimli
• ☐ Fesih süreci makul
• ☐ Çıkışta veri teslimi güvence altında
• ☐ Toplu gönderim kuralları anlaşıldı
• ☐ Veri işleyen sözleşmesi imzalandı

J. Hesap açılışı

• ☐ Hesap şirket adına açıldı
• ☐ Yönetici bildirim adresi rol bazlı
• ☐ Yedek bildirim adresi farklı bir alan adında
• ☐ Fatura bilgileri şirkete ait
• ☐ Ödeme yöntemi kurumsal
• ☐ Erişim en az iki kişide
• ☐ Erişim bilgileri parola yöneticisinde
• ☐ İki adımlı doğrulama açık
• ☐ Kurtarma kodları güvenli saklanıyor
• ☐ Otomatik yenileme açık

K. Kurulum

• ☐ Adlandırma standardı belirlendi
• ☐ Kişisel hesaplar oluşturuldu
• ☐ Rol adresleri ve takma adlar tanımlandı
• ☐ Grup adresleri kuruldu ve dış gönderime kapatıldı
• ☐ Paylaşımlı kutular oluşturuldu
• ☐ Kotalar ayarlandı
• ☐ Güvenlik politikaları uygulandı
• ☐ İmza şablonu hazırlandı

L. DNS ve kimlik doğrulama

• ☐ Mevcut DNS kayıtlarının ekran görüntüsü alındı
• ☐ MX kaydı yeni hizmete yönlendirildi
• ☐ Eski MX kayıtları kaldırıldı
• ☐ SPF kaydı tanımlandı (tek bir kayıt)
• ☐ Posta gönderen tüm sistemler SPF'te listeli
• ☐ DKIM etkinleştirildi ve kayıt eklendi
• ☐ DMARC kaydı eklendi (izleme politikasıyla başlayarak)
• ☐ Doğrulama kayıtları korundu

Beşinci madde kritiktir: CRM, fatura sistemi, form bildirimi gibi sistemlerden gönderilen e-postalar da SPF'te yer almalıdır.

M. Geçiş

• ☐ Eski postalar aktarıldı
• ☐ Klasör yapısı korundu
• ☐ Takvim ve kişiler taşındı
• ☐ Cihaz ayarları yapıldı
• ☐ Kullanıcılara kılavuz verildi
• ☐ Eski hesaplar bir süre açık tutuluyor
• ☐ Yayılma sonrası kalan postalar aktarıldı

N. Test

• ☐ Her hesaba dış adresten posta ulaştı
• ☐ Her hesaptan dış adrese gönderim yapıldı
• ☐ Farklı sağlayıcılara test gönderildi
• ☐ Gönderilenler gelen kutusuna düştü
• ☐ Rol adresleri çalışıyor
• ☐ Grup adresleri tüm üyelere ulaşıyor
• ☐ Takma adlar çalışıyor
• ☐ Paylaşımlı kutular erişilebilir
• ☐ Mobil erişim çalışıyor
• ☐ Sistem e-postaları (form, sipariş) ulaşıyor
• ☐ İmzalar doğru görünüyor

O. Duyuru ve güncelleme

• ☐ Çalışanlar bilgilendirildi
• ☐ Müşteri ve tedarikçilere duyuruldu
• ☐ Web sitesi güncellendi
• ☐ Sosyal medya profilleri güncellendi
• ☐ Bankalara bildirildi
• ☐ Kamu sistemlerindeki adresler güncellendi
• ☐ Yazılım ve hizmet hesaplarındaki adresler güncellendi
• ☐ Basılı materyaller planlandı

P. Kayıt ve takip

• ☐ Envantere eklendi
• ☐ Sözleşme arşivlendi
• ☐ Hesap listesi belgelendi
• ☐ DNS kayıtları kaydedildi
• ☐ Sorumlu kişi atandı
• ☐ Sözleşme bitiş tarihi takvimde
• ☐ Fesih bildirim son tarihi takvimde
• ☐ Yıllık gözden geçirme planlandı

R. Politika ve eğitim

• ☐ Kurumsal e-posta politikası yazıldı
• ☐ Kişisel hesap kullanımı kuralı belirlendi
• ☐ Güvenlik farkındalık eğitimi planlandı
• ☐ İşe alım/ayrılış süreçlerine e-posta adımı eklendi
• ☐ Ödeme doğrulama süreci tanımlandı

Öncelik

Zamanınız kısıtlıysa şu dört bölümü atlamayın:

1. L — DNS ve kimlik doğrulama (atlanırsa e-postalar ulaşmaz)
2. J — Hesap açılışı (kurumsal sahiplik)
3. N — Test
4. O — Kayıtlı adreslerin güncellenmesi