E-Fatura Mükellefi Sorgulama

Bir müşterinize e-fatura mı yoksa e-arşiv fatura mı keseceğiniz, tamamen o firmanın e-fatura mükellefi olup olmamasına bağlı. Bu bir tercih değil, kontrol edilmesi gereken bir bilgi.

Başlamadan önce elinizde olmalı

• Sorgulayacağınız firmanın vergi kimlik numarası (şahıs işletmelerinde TC kimlik numarası)
• Sisteme giriş yetkiniz (entegratör paneli ya da GİB portalı)

1. Adım — Vergi numarasını doğrulayın

Sorgulama numaraya göre yapıldığı için, elinizdeki numaranın doğru olduğundan emin olun. En sık karşılaşılan sorun, cari kartta eski veya eksik yazılmış numaralardır.

Sık hata: Unvana göre arama yapmaya çalışmak. Sorgu numara üzerinden yapılır; benzer unvanlı firmalar birbirine karışır.

2. Adım — Sorgulamayı yapın

Üç yol var:

• Entegratör paneli: Fatura keserken numarayı girdiğinizde otomatik sorgular ve belge türünü kendisi seçer. En sağlıklı yol budur.
• GİB portalı: Mükellef listesi üzerinden sorgulama yapabilirsiniz.
• Program içi kontrol: Muhasebe programınız entegre çalışıyorsa cari kart üzerinde durumu gösterir.

Sık hata: Listeyi bir kez indirip aylarca ona bakmak. Liste sürekli güncelleniyor; her gün yeni mükellefler ekleniyor.

3. Adım — Sonuca göre belge türünü belirleyin

Sorgu sonucu ayrıca alıcının posta kutusu/etiket bilgisini de verir. Birden fazla şubesi olan büyük şirketlerde doğru etikete gönderim önemlidir.

Sık hata: Çok şubeli bir müşteriye merkez etiketiyle fatura gönderip, faturanın ilgili birime ulaşmaması. Büyük müşterilerde hangi etikete gönderileceğini bir kez teyit edin.

4. Adım — Kontrolü otomatikleştirin

Elle sorgulama, düşük hacimde işe yarar ama sürdürülebilir değildir. Şu üç durumda otomatik kontrol şarttır:

• Günde birkaç fatura kesiyorsanız
• E-ticaret üzerinden otomatik fatura kesiliyorsa
• Müşteri sayınız yüzlerle ifade ediliyorsa

Otomatik kontrol, faturanın düzenlendiği anda sorgu yapar ve türü kendisi belirler; insan hatası devre dışı kalır.

5. Adım — Değişiklikleri düzenli kontrol edin

Bugün kapsam dışı olan müşteriniz üç ay sonra kapsama girebilir. Cari listenizi dönemsel olarak toplu sorgulatın.

Entegratörlerin çoğu bu toplu kontrolü sunar; sağlayıcınıza "cari listemi toplu sorgulayabilir miyim?" diye sorun.

Bittiğinde şunlar olmuş olmalı

• Müşterinin durumu doğrulanmış ve belge türü belirlenmiş
• Cari kartta bu bilgi güncel görünüyor
• Çok şubeli müşterilerde doğru etiket kayıtlı
• Sorgulama fatura kesme anında otomatik çalışıyor

Bu kontrolü atlamanın bedeli

Yanlış türde düzenlenen belge, hiç düzenlenmemiş sayılabilir. Bu yalnız sizi değil, gider kaydı yapacak alıcıyı da etkiler.

Kontrolü otomatikleştirmek, bu riski tamamen ortadan kaldırdığı için entegratör seçiminde ilk sorulacak sorular arasındadır.