E-İrsaliyeye Geçiş Kontrol Listesi

E-irsaliye geçişinde aksayan işletmelerin ortak özelliği şu: sistem tarafı hazırdır, saha tarafı değildir.

Aşağıdaki listeyi geçiş tarihinden en az iki hafta önce doldurun.

A. Yasal ve sistem hazırlığı

• ☐ Kapsam durumu mali müşavirle teyit edildi
• ☐ Geçiş tarihi belirlendi
• ☐ Mali mühür mevcut ve çalışıyor
• ☐ Entegratör/portal e-irsaliye için yapılandırıldı
• ☐ Kontör/paket e-irsaliyeyi de kapsıyor
• ☐ Test irsaliyesi düzenlendi

Takılırsanız: Beşinci madde sık atlanır — bazı paketlerde e-irsaliye ayrı ücretlendirilir.

B. Depo ve stok düzeni

• ☐ Depo/lokasyon tanımları yapıldı
• ☐ Ürün kartları eksiksiz (kod, birim, açıklama)
• ☐ Birim tanımları doğru
• ☐ Seri/parti takibi varsa yapılandırıldı
• ☐ Stok bakiyeleri güncel
• ☐ Sipariş-sevkiyat bağı kuruldu
• ☐ İrsaliye hangi anda oluşacak, kararlaştırıldı
• ☐ Stok hareketi otomatik oluşuyor

Takılırsanız: Yedinci madde en kritik tasarım kararıdır. Yükleme onayına bağlamak, miktar hatalarının çoğunu önler.

C. Sevkiyat senaryoları

• ☐ Satış sevkiyatı tanımlı
• ☐ Depolar arası transfer tanımlı
• ☐ İade sevkiyatı tanımlı
• ☐ Numune gönderimi tanımlı (kullanıyorsanız)
• ☐ Fason/tamir gönderimi tanımlı (kullanıyorsanız)
• ☐ Konsinye düzeni tanımlı (kullanıyorsanız)
• ☐ Kısmi sevkiyat yönetimi tanımlı
• ☐ Üçüncü tarafa teslim (farklı teslimat adresi) yapılandırıldı

Takılırsanız: Kullandığınız her sevkiyat türünün sistemde ayrı tanımı olmalı; operatör her seferinde karar vermek zorunda kalmamalı.

D. Cari ve adres bilgileri

• ☐ Müşteri unvan ve vergi numaraları doğrulandı
• ☐ Teslimat adresleri ayrı ayrı tanımlandı
• ☐ Çok lokasyonlu müşterilerde adresler eksiksiz
• ☐ Alıcıların e-irsaliye kapsamında olup olmadığı kontrol edildi
• ☐ Kapsam dışı müşteriler için düzen belirlendi

E. Saha ve araç düzeni

• ☐ Sürücünün belgeye nasıl erişeceği yazılı hâle getirildi
• ☐ Çevrim dışı erişilebilir kopya çözümü var
• ☐ Sevkiyat noktasında yazıcı/cihaz erişimi var
• ☐ Bağlantısız güzergâhlar için çözüm belirlendi
• ☐ Araç değişikliği prosedürü tanımlandı
• ☐ Sürücüler bilgilendirildi

Takılırsanız: Bu bölüm, geçişlerde en çok atlanan ve en çok sorun üreten alandır. Sistem tarafı mükemmel olsa bile buradaki eksik, ilk yol denetiminde ortaya çıkar.

F. Nakliyeci düzeni

• ☐ Dış taşıyıcılarla çalışma düzeni tanımlandı
• ☐ Belge iletim yolu belirlendi
• ☐ Araç/plaka bilgisinin ne zaman iletileceği netleşti
• ☐ Nakliyeci sözleşmelerine ilgili madde eklendi
• ☐ Kargo firmalarıyla düzen belirlendi

G. Personel

• ☐ Belge düzenleyecek kişiler belirlendi
• ☐ Depo personeline eğitim verildi
• ☐ Yetkilendirmeler tanımlandı
• ☐ Yedek kişi belirlendi
• ☐ Herkes en az bir test belgesi düzenledi
• ☐ Yanıt takibini kimin yapacağı belli
• ☐ Hata durumunda kime başvurulacağı yazıldı

H. Müşteri tarafı

• ☐ Düzenli çalışılan müşteriler bilgilendirildi
• ☐ Yanıt sürecinin nasıl işleyeceği anlatıldı
• ☐ Müşteri tarafında yanıt verecek kişi biliniyor
• ☐ Teslimat adresleri karşılıklı teyit edildi

Takılırsanız: Karşı taraf yanıt vermiyorsa e-irsaliyenin izlenebilirlik kazancı elde edilemez. Bu bölüm, geçiş öncesi yapılacak birkaç telefon görüşmesiyle tamamlanır.

I. Fatura ve raporlama

• ☐ İrsaliye-fatura bağı kuruldu
• ☐ Faturanın yanıt sonrası kesileceği düzen tanımlandı
• ☐ Faturalanmamış irsaliye raporu var
• ☐ Yanıtsız belge raporu var
• ☐ Dönem sonu kontrol listesine bu raporlar eklendi

Durum değerlendirmesi

E bölümünde (saha düzeni) tek bir eksiğiniz varsa bile öncelikle onu kapatın: yolda olan bir araç için sonradan çözüm üretmek mümkün değil.

Kapsam ve yükümlülükleriniz için mali müşavirinize danışın.