Domain Yönetiminde Devir Teslim

Domain portföyünden sorumlu kişi değişiyor. Bu, kurumsal hafızanın en kolay kaybedildiği anlardan biridir.

Devir teslim yapılmazsa, birkaç ay sonra "bu domain neydi?" ve "panele nasıl giriyorduk?" soruları ortaya çıkar.

Başlamadan önce

• Devreden ve devralan kişi belirlenmiş olmalı
• Devir için bir oturum planlanmalı (yazılı devir yetmez)
• Yöneticinin de haberi olmalı

1. Adım — Envanteri devredin

Envanter tablosu güncellenip devredilir. İçermesi gerekenler:

• Tüm domainler
• Her birinin amacı
• Kayıt kuruluşu
• Bitiş tarihleri
• Yıllık bedeller
• Kritiklik düzeyleri
• Bağlı olduğu hizmetler

Sık hata: Envanteri devreden kişinin kişisel dosyalarında tutmak. Ortak bir konumda olmalı.

2. Adım — Erişim bilgilerini devredin

• Panel giriş bilgileri
• Hangi hesapta hangi domain var
• İki adımlı doğrulama nasıl çalışıyor
• Kurumsal parola yöneticisindeki kayıtlar

Kritik: İki adımlı doğrulama devreden kişinin kişisel telefonuna bağlıysa, devir sırasında kurumsal bir yönteme taşınmalıdır. Aksi hâlde o kişi ayrıldığında hesaba girilemez.

3. Adım — Sağlayıcı ilişkilerini devredin

• Hangi sağlayıcılarla çalışılıyor
• Müşteri numaraları ve hesap bilgileri
• İletişim kişileri
• Sözleşmeler nerede
• Destek süreçleri nasıl işliyor
• Varsa açık talepler

4. Adım — Takvimi devredin

• Yenileme tarihleri
• Kurulu hatırlatmalar
• Yıllık gözden geçirme tarihi
• SSL yenileme tarihleri (varsa aynı takvimde)

Sık hata: Hatırlatmaların devreden kişinin kişisel takviminde olması. Kurumsal takvime taşınmalı.

5. Adım — Bekleyen işleri devredin

• Süren transferler
• Açık destek talepleri
• Planlanmış ama yapılmamış işler
• Bilinen sorunlar
• Yakında dolacak süreler

6. Adım — Kurumsal bilgiyi aktarın

Bu, yazılı devredilmesi en zor kısımdır. Anlatılması gerekenler:

• Hangi domain neden alındı
• Geçmişte yaşanan sorunlar
• Hangi sağlayıcıyla ne yaşandı
• Marka tarafında hassas konular
• Bilinen riskler

Öneri: Bu bilgiler için birebir bir oturum yapın; yazılı belge bunu tam aktarmaz.

7. Adım — Kayıt bilgilerini güncelleyin

Domain kayıtlarında devreden kişinin adı geçiyorsa güncelleyin:

• Yönetici iletişim bilgisi
• Teknik iletişim bilgisi
• Bildirim e-postası (rol bazlı olmalı zaten)

8. Adım — Erişimleri düzenleyin

• ☐ Devralan kişiye erişim verildi
• ☐ Erişim test edildi (gerçekten girebiliyor mu?)
• ☐ Devreden kişinin erişimi kapatıldı
• ☐ Paylaşılan hesapta parola değiştirildi
• ☐ İki adımlı doğrulama yeniden yapılandırıldı
• ☐ Yedek sorumlu belirlendi

Sık hata: Üçüncü maddeyi "sonra yaparız" diye ertelemek. Ayrılan kişinin erişimi açık kalır.

9. Adım — Devri belgeleyin

Kısa bir devir tutanağı:

• Devir tarihi
• Devreden ve devralan
• Devredilen kalemler
• Bekleyen işler
• İmzalar

Bu belge, ileride "bu bilgi devredilmiş miydi?" sorusunu ortadan kaldırır.

Bittiğinde şunlar olmuş olmalı

• Envanter ortak konumda ve güncel
• Devralan panele girebiliyor
• Devreden kişinin erişimi kapalı
• Takvim kurumsal takvimde
• Sağlayıcı bilgileri aktarılmış
• Bekleyen işler listelenmiş
• Yedek sorumlu belirlenmiş
• Devir belgelenmiş

Ani ayrılışlarda

Devir teslim yapılamadan ayrılış olursa:

1. Erişimleri hemen kapatın
2. Paylaşılan parolaları değiştirin
3. Envanteri (varsa) bulun, yoksa çıkarın
4. Sağlayıcılara ulaşıp hesap durumunu öğrenin
5. Bitiş tarihlerini kontrol edin
6. İki adımlı doğrulamayı yeniden yapılandırın

Bu senaryo, envanterin neden sürekli güncel tutulması gerektiğini gösterir: devir teslim yapılamayabilir, ama envanter varsa toparlanmak kolaydır.

Önleyici düzen

Devir teslimi kolaylaştıran alışkanlıklar:

• Envanteri ortak konumda tutun
• Erişim bilgilerini kurumsal parola yöneticisinde saklayın
• Hatırlatmaları kurumsal takvime kurun
• Her zaman bir yedek sorumlu bulundurun
• İki adımlı doğrulamayı kişiye bağlamayın

Bunlar uygulanıyorsa devir teslim yarım saatlik bir işe iner.