CRM'de Teklif ve Sözleşme Yönetimi

Teklif hazırlamak, satış ekibinin en çok zaman harcadığı işlerden biridir. Word şablonu açmak, fiyat listesini bulmak, geçen seferki teklifi kopyalamak…

Teklif CRM içinde hazırlandığında bu süre belirgin kısalır ve daha önemlisi: veri sistemde kalır.

CRM içinde teklif hazırlamanın faydaları

• Müşteri bilgileri otomatik gelir, yeniden yazılmaz.
• Fiyat listesi merkezîdir; eski fiyatla teklif çıkmaz.
• İndirim kuralları sistem tarafından denetlenir.
• Teklif geçmişi kayıt altındadır.
• Takip görevleri otomatik açılır.
• Raporlanabilir: kaç teklif, ne kadar, kaçı kazanıldı.

Şablon tasarımı

İyi bir teklif şablonunda olması gerekenler:

1. Firma ve yetkili bilgileri
2. Teklif numarası ve tarihi
3. Geçerlilik süresi
4. Kalem listesi: açıklama, miktar, birim fiyat, indirim, tutar
5. Toplam, vergi, genel toplam
6. Ödeme koşulları
7. Teslim süresi ve koşulları
8. Geçerlilik ve iptal şartları
9. İletişim bilgileri

Ürün/hizmet gruplarınız farklıysa tek şablonu zorlamayın; birkaç şablon tutun.

Fiyat listesi yönetimi

• Fiyatlar merkezî listede tutulsun, teklifte elle yazılmasın.
• Segment ya da bayi bazlı farklı listeler tanımlanabilsin.
• Kampanya fiyatlarının başlangıç-bitiş tarihi olsun.
• Para birimi ve kur yönetimi net olsun.
• Maliyet bilgisi tutuluyorsa marj otomatik hesaplansın.

Son madde satış yönetimi için değerlidir: marjı görünen bir teklifte indirim kararı bilinçli verilir.

Onay akışı

Onay sürecini hızlı tutun: mobilden onaylanabilmeli ve onaycı yoksa vekil tanımlı olmalıdır. Yavaş onay, satış kaybettirir.

Sürüm ve revizyon

• Her revizyon yeni sürüm olarak saklansın.
• Müşterideki güncel sürüm net görünsün.
• Sürümler arası fark izlenebilsin.
• Revizyon sayısı raporlansın (yüksek sayı, niteleme zayıflığını gösterir).

Gönderim ve takip

• Teklif sistemden gönderilsin; e-posta kaydı fırsata bağlansın.
• Açılma bilgisi varsa kullanın (müşteri teklifi açtı mı?).
• Gönderimle birlikte takip görevi otomatik açılsın.
• Geçerlilik bitimine yakın hatırlatma gitsin.
• Süre dolduğunda durum otomatik güncellensin.

Sözleşme aşaması

• Kazanılan teklif sözleşmeye dönüşürken bilgiler taşınsın.
• Sözleşme şablonları sistemde tutulsun.
• İmza durumu izlenebilsin.
• Elektronik imza kullanılıyorsa süreç sistem içinden yürüsün.
• Sözleşme başlangıç-bitiş tarihleri kayıtlı olsun.
• Bitişe yakın yenileme görevi otomatik açılsın.

Son iki madde, tekrarlı iş modellerinde en çok gelir koruyan ayardır.

Muhasebeye devir

Kazanılan teklif; cari, sipariş ve fatura sürecine aktarılmalı. Elle yeniden yazım hata ve tutarsızlık üretir. Entegrasyon yoksa en azından tek yönlü aktarım kurulmalıdır.

Ölçülecekler

• Teklif hazırlama süresi
• Onay bekleme süresi
• Teklif kazanma oranı
• Ortalama indirim oranı
• Revizyon sayısı
• Süresi dolan teklif oranı

Özet

Teklifi CRM içinde hazırlayın: müşteri bilgisi ve fiyat merkezden gelsin, indirim onay eşiğe bağlansın, her revizyon sürüm olarak saklansın ve gönderimle birlikte takip görevi otomatik açılsın. Sözleşme bitiş tarihlerini kaydedip yenileme görevi kurmak, en yüksek getirili tek ayardır.