Kötü bir veri aktarımı, sisteme olan güveni ilk günden bitirir. Aktarımın adımlarını ve kontrol listesini paylaşıyoruz.
CRM kurulumunun en kritik teknik adımı veri aktarımıdır. İyi yapıldığında kimse fark etmez; kötü yapıldığında kullanıcı ilk gün sisteme güvenini kaybeder ve bir daha kazanmak çok zordur.
Aktarım öncesi karar: neyi taşıyoruz?
Her şeyi taşımak zorunda değilsiniz. Ayıklama kriterleri:
- Son 2-3 yılda hareket görmüş müşteriler
- İletişim bilgisi olan kayıtlar
- Açık fırsatlar ve teklifler
- Aktif sözleşmeler
Taşınmayacaklar: kapanmış firmalar, iletişim bilgisi olmayan kayıtlar, 5 yıl önceki tek seferlik temaslar, test kayıtları.
Ölü veriyi taşımak, hem sistemi ağırlaştırır hem KVKK açısından gereksiz risk üretir.
Adım 1: Kaynağı toplayın
Veri genelde dağınıktır:
- Excel dosyaları (birden çok sürüm)
- Muhasebe programındaki cari kartlar
- E-posta rehberleri
- Telefon rehberleri
- Eski CRM ya da takip programı
- Kişisel not defterleri
Hepsini tek bir çalışma dosyasında birleştirin.
Adım 2: Temizleyin
En çok zaman alan ve en çok atlanan adım budur.
- Mükerrer kayıtları birleştirin. Vergi no, telefon ve e-posta üzerinden kontrol edin.
- Yazım standardı uygulayın: "A.Ş.", "AŞ", "Anonim Şirketi" aynı olmalı.
- Telefon biçimini düzeltin.
- Geçersiz e-postaları ayıklayın.
- Boş satırları ve test kayıtlarını silin.
- Kişi ile firmayı ayırın.
- Tarih biçimlerini tekleştirin.
Bu iş için ayrı bir zaman ayırın; aktarım günü yapılmaz.
Adım 3: Alan eşleştirme
Kaynak dosyadaki her sütunun CRM'de hangi alana gideceğini yazın:
| Excel sütunu | CRM alanı | Not |
|---|---|---|
| Firma Adı | Firma → Unvan | Zorunlu |
| Yetkili | Kişi → Ad Soyad | Firma ile ilişkilendirilecek |
| Tel | Kişi → Telefon | Biçim standardı |
| Şehir | Firma → Şehir | Seçim listesine uymalı |
| Nereden geldi | Firma → Kaynak | Sabit listeye eşlenecek |
| Notlar | Not | Ayrı kayıt olarak |
Seçim listesi alanlarında kaynak veriler listeye birebir uymalıdır; uymayan değerler ya boş kalır ya yeni seçenek üretir.
Adım 4: Test aktarımı
- 20-50 kayıtlık örnek bir dosya hazırlayın.
- Aktarın.
- Kayıtları tek tek kontrol edin.
- Türkçe karakterler doğru mu?
- İlişkiler kurulmuş mu (kişi-firma)?
- Alanlar doğru yere gitmiş mi?
- Hataları düzeltip tekrar deneyin.
Dördüncü madde küçük görünür ama karakter sorunu tüm veriyi bozar ve geri dönüşü zahmetlidir.
Adım 5: Tam aktarım
- Aktarımdan önce sistemin yedeğini alın.
- Mesai dışında yapın.
- Parçalara bölerek aktarın (tek seferde on binlerce kayıt riskli).
- Her partiden sonra kontrol edin.
- Aktarım kaydını tutun (hangi dosya, kaç kayıt, ne zaman).
Adım 6: Doğrulama
| Kontrol | Nasıl |
|---|---|
| Kayıt sayısı | Kaynak ile sistem karşılaştırması |
| Rastgele örnek | 20 kaydı elle kontrol |
| Mükerrer | Mükerrer raporu çalıştırın |
| Boş kritik alan | Boş alan raporu |
| İlişkiler | Firmasız kişi kaydı var mı |
| Karakter | Türkçe karakterli kayıtlara bakın |
Sık yapılan hatalar
- Temizlik yapmadan aktarmak
- Test aktarımını atlamak
- Yedek almadan başlamak
- Kişi ile firmayı ayırmamak
- Seçim listesi değerlerini eşleştirmemek
- Notları ve geçmişi hiç taşımamak (bağlam kaybolur)
- Her şeyi taşımak (ölü veri)
- Aktarım sonrası doğrulama yapmamak
Aktarım sonrası
- Kullanıcılardan ilk hafta geri bildirim toplayın.
- Eksik bulunan verileri tamamlama planı yapın.
- Kaynak dosyaları belirli bir süre saklayın.
- Mükerrer temizliğini bir kez daha çalıştırın.
Özet
Aktarımın başarısı temizlikte belirlenir. Neyi taşımayacağınıza karar verin, mükerrerleri ve yazım farklarını giderin, alan eşleştirmesini yazılı yapın ve mutlaka önce küçük bir test aktarımı deneyin. Yedek almadan ve doğrulama yapmadan aktarım tamamlanmış sayılmaz.
Yorumlar (0)
Henüz yorum yok — ilk yorumu siz yazın.
Yorum yaz