E-Arşiv Fatura Hakkında Yanlış Bilinenler

E-arşiv fatura, e-faturanın gölgesinde kaldığı için hakkında daha çok yanlış bilgi dolaşıyor. Aşağıdakiler en sık karşılaştıklarımız.

1. "E-arşiv fatura sadece nihai tüketiciye kesilir"

Gerçek: E-fatura mükellefi olmayan her alıcıya kesilir. Karşı taraf bir şirket olabilir; e-fatura kapsamında değilse belge yine e-arşiv faturadır.

Nereden çıkmış: Perakendede en sık nihai tüketiciye kesildiği için genelleme yapılmasından.

2. "Faturayı kestim, yükümlülüğüm bitti"

Gerçek: E-arşiv faturada dönemsel raporlama yükümlülüğü vardır. Rapor gönderilmezse belge düzenlenmiş olsa bile süreç tamamlanmamıştır.

Bu, özellikle GİB portalı kullananların en sık atladığı adımdır.

3. "E-arşiv de e-fatura gibi iptal edilemez"

Gerçek: E-arşiv faturada, belirli koşullarda ve süre içinde iptal mümkündür. Bu, e-faturaya göre önemli bir esnekliktir.

Bu farkı bilmemek, kolayca çözülebilecek bir hatanın gereksiz yere iade zincirine sokulmasına yol açar.

4. "Müşteriye e-posta attım, teslim edilmiş sayılır"

Gerçek: Gönderim ile ulaşma aynı şey değil. E-posta geri dönmüş, filtreye takılmış ya da yanlış adrese gitmiş olabilir.

Geri dönen e-postaları takip etmeyen işletmeler, aylar sonra "biz fatura almadık" ifadesiyle karşılaşıyor.

5. "Kâğıt çıktı vermek zorundayım"

Gerçek: Zorunlu değil; müşteri talep ederse verirsiniz. E-posta, SMS bağlantısı ya da portal erişimi de geçerli iletim yollarıdır.

Perakendede çıktı vermek pratik olduğu için tercih edilir; bu bir alışkanlıktır, zorunluluk değil.

6. "PDF'i sakladım, yeterli"

Gerçek: Belgenin aslı XML dosyasıdır. Yalnız PDF saklamak yeterli değildir.

Dışa aktarma yaparken XML ve PDF birlikte alınmalıdır.

7. "E-fatura mükellefi değilim, e-arşiv beni ilgilendirmez"

Gerçek: Kapsam dışındaki mükellefler için de, belirli tutarı aşan satışlarda e-arşiv fatura düzenleme yükümlülüğü gündeme gelebilir.

Eşik düzenlemeyle belirlenir ve zamanla değişir; mali müşavirinize sorun.

8. "Fatura numarasını istediğim gibi verebilirim"

Gerçek: Numaralandırma ardışıktır ve sistem tarafından üretilir. İptal edilen numaralar boşta kalır ve bunun kaydı tutulur.

9. "Nihai tüketici iade ederse o fatura keser"

Gerçek: Nihai tüketici fatura kesemez. İade belgesini siz düzenlersiniz.

Perakendede iade sık olduğu için bu akışın kasa sisteminde hazır olması gerekir.

10. "Entegratörüm saklıyor, benim bir şey yapmama gerek yok"

Gerçek: Saklama sorumluluğu mükelleftedir. Ayrıca sözleşme bittiğinde belgelerin nasıl teslim edileceği çoğu sözleşmede belirsizdir.

Kendi kopyanızı dönemsel olarak indirmek, bu riski ortadan kaldırır.

11. "Kasadan kesilen faturalar zaten sisteme düşüyordur"

Gerçek: Satış noktası sistemi merkezî akışa bağlı değilse düşmez. Bu, rapor tutarsızlığının en yaygın sebebidir.

Çok kanallı satış yapıyorsanız her kanalın merkezî raporlamaya aktığını doğrulayın.

12. "Müşteri fatura istemedi, kesmesem de olur"

Gerçek: Belge düzenleme yükümlülüğü müşterinin talebine bağlı değildir. Müşteri belgeyi almak istemese bile düzenlenmesi gerekir; iletim ayrı bir konudur.

Doğruyu nereden öğrenirsiniz?

Tutar eşikleri, raporlama dönemleri ve iptal süreleri için mali müşaviriniz; sistemin işleyişi için entegratörünüz; düzenlemeler için GİB'in resmî duyuruları.