Yeni Çalışan İçin E-Posta Açılışı

Yeni bir çalışan işe başladığında e-posta hesabı açmak, birkaç dakikalık bir işlem gibi görünür. Ancak doğru yapılmazsa, hem güvenlik hem düzen sorunları doğurur.

Başlamadan önce

• İK'dan işe giriş bilgisi
• Birim ve unvan bilgisi
• Başlangıç tarihi
• Yönetici onayı

1. Adım — Talebi alın

• ☐ Ad soyad
• ☐ Birim
• ☐ Unvan
• ☐ Başlangıç tarihi
• ☐ Yöneticisi
• ☐ Kişisel hesap mı, paylaşımlı erişim mi yeterli?
• ☐ Hangi paket düzeyi?
• ☐ Hangi gruplara dahil olacak?
• ☐ Hangi paylaşımlı kutulara erişecek?

Altıncı madde önemlidir: Her çalışana kişisel hesap gerekmeyebilir.

2. Adım — Adresi belirleyin

• ☐ Adlandırma standardına uygun
• ☐ Türkçe karakter dönüşümü uygulandı
• ☐ Çakışma kontrolü yapıldı
• ☐ Türkçe karakterli varyasyon takma ad olarak eklendi

Çakışma durumunda: Önceden belirlenmiş kurala göre ilerleyin (orta ad harfi, birim eki vb.). Rastgele çözüm üretmeyin.

3. Adım — Hesabı oluşturun

• ☐ Hesap açıldı
• ☐ Ad ve unvan bilgileri girildi
• ☐ Kota ayarlandı
• ☐ Paket düzeyi seçildi
• ☐ Geçici parola oluşturuldu
• ☐ İlk girişte parola değişimi zorunlu kılındı

4. Adım — Yetkilendirmeyi yapın

• ☐ Birim grubuna eklendi
• ☐ İlgili dağıtım listelerine eklendi
• ☐ Paylaşımlı kutu erişimleri verildi
• ☐ Yalnız gereken erişimler verildi (en az yetki)
• ☐ Delege erişim gerekiyorsa tanımlandı

Dördüncü madde: "Ne olur ne olmaz" diye fazladan erişim vermeyin; ihtiyaç doğdukça eklenir.

5. Adım — Güvenlik ayarlarını yapın

• ☐ İki adımlı doğrulama zorunlu
• ☐ Kurtarma yöntemi tanımlandı
• ☐ Kurtarma kodları güvenli saklandı
• ☐ Güvenlik politikaları uygulandı
• ☐ Cihaz politikası bilgilendirmesi yapıldı

6. Adım — İmza tanımlayın

• ☐ Kurumsal şablon kullanıldı
• ☐ Ad, unvan, iletişim bilgileri doğru
• ☐ Yasal metinler dahil
• ☐ Görsel öğeler kurumsal kimliğe uygun
• ☐ Mobil cihazda da tanımlandı

7. Adım — Erişim bilgilerini iletin

• ☐ Güvenli bir kanaldan iletildi
• ☐ Parola e-postayla gönderilmedi
• ☐ İlk giriş yönlendirmesi yapıldı
• ☐ Kurulum kılavuzu verildi

İkinci madde: Parolayı yeni açılan hesaba göndermek mantıksızdır; ayrı bir kanal kullanın.

8. Adım — Cihaz kurulumu yapın

• ☐ Bilgisayarda e-posta programı yapılandırıldı
• ☐ Mobil cihaz kuruldu (gerekiyorsa)
• ☐ Takvim ve kişiler senkron
• ☐ Test gönderimi yapıldı
• ☐ Cihaz kilidi kontrol edildi

9. Adım — Bilgilendirme yapın

• ☐ Kurumsal e-posta politikası anlatıldı
• ☐ Kişisel hesap kullanım kuralı açıklandı
• ☐ Güvenlik farkındalık bilgilendirmesi yapıldı
• ☐ Şüpheli e-posta bildirim kanalı tanıtıldı
• ☐ Ödeme doğrulama süreci anlatıldı (ilgiliyse)
• ☐ Arşivleme ve kota kuralları paylaşıldı
• ☐ Büyük dosya gönderim yöntemi anlatıldı

Dördüncü ve beşinci maddeler kritiktir: Yeni çalışanlar, süreçleri bilmedikleri için özellikle hedef alınır.

10. Adım — Duyuru yapın

• ☐ Ekip bilgilendirildi
• ☐ İlgili müşteri/tedarikçilere tanıtım yapıldı (gerekiyorsa)
• ☐ Şirket rehberi güncellendi
• ☐ Web sitesi ekip sayfası güncellendi (varsa)

11. Adım — Kayıt altına alın

• ☐ Hesap envanterine eklendi
• ☐ Erişim yetkileri kaydedildi
• ☐ Paket düzeyi ve maliyet kaydedildi
• ☐ Açılış tarihi not edildi

Deneme süresi ve geçici personel

• ☐ Deneme süresi varsa not edildi
• ☐ Geçici personelde kapanış tarihi tanımlandı
• ☐ Stajyerler için sınırlı erişim düşünüldü
• ☐ Süre sonunda hatırlatma kuruldu

Neden: Kapanış tarihi belirlenmeyen geçici hesaplar yıllarca açık kalır.

Devralınan pozisyon

Yeni çalışan, ayrılan birinin yerine geldiyse:

• ☐ Eski hesabın arşivine erişim verildi
• ☐ Eski adrese gelen postalar yönlendirildi
• ☐ İlgili paylaşımlı kutulara eklendi
• ☐ Devam eden yazışmalar hakkında bilgilendirildi
• ☐ Muhataplara yeni sorumlu tanıtıldı

Bu bölüm, müşteri ilişkilerinin sürekliliği için kritiktir.

Otomasyon

Çalışan sayısı fazlaysa:

• ☐ İK sistemi hesap açma sürecini tetikliyor
• ☐ Birim bilgisine göre gruplar otomatik atanıyor
• ☐ Standart şablonlar kullanılıyor
• ☐ Kontrol listesi dijital ortamda takip ediliyor

Kontrol listesi özeti

• ☐ Adres standarda uygun
• ☐ Kota ve paket doğru
• ☐ Gruplar ve erişimler tanımlı
• ☐ İki adımlı doğrulama kurulu
• ☐ İmza tanımlı
• ☐ Cihazlar yapılandırıldı
• ☐ Politika ve güvenlik bilgilendirmesi yapıldı
• ☐ Envantere eklendi
• ☐ Devralınan pozisyonsa arşiv erişimi verildi