Sunucu Alımında Şirket İçi Onay Süreci

Sunucu alımı çoğu şirkette süreç dışı ilerler: bir ihtiyaç doğar, BT bir teklif getirir, onaylanır. Sonuç olarak sahiplik, sözleşme takibi ve yenileme planı kayıt dışı kalır.

Aşağıda bu alımı standart bir tedarik sürecine oturtmanın adımları.

1. Adım — Talep

Talep eden birim şu bilgileri verir:

• ☐ Neden gerekiyor?
• ☐ Hangi sistem/proje için?
• ☐ Ne zamana kadar gerekli?
• ☐ Kaç kullanıcı etkilenecek?
• ☐ Mevcut bir alternatif var mı?
• ☐ Beklenen fayda nedir?

2. Adım — Teknik değerlendirme

BT ya da danışman:

• ☐ İhtiyacı teknik gereksinime çevirir
• ☐ Hizmet olarak alınabilir mi, değerlendirir
• ☐ Mevcut altyapıya eklenebilir mi, bakar
• ☐ Kapasite hesaplar
• ☐ Model önerir (kiralama/bulut/satın alma)
• ☐ Yönetim düzeyini belirler
• ☐ Zorunlu kalemleri listeler

İkinci ve üçüncü maddeler tasarruf sağlar: Çoğu yeni ihtiyaç, mevcut altyapıya eklenerek ya da hizmet alınarak karşılanabilir.

3. Adım — Süreklilik değerlendirmesi

• ☐ Bu sistem durursa ne olur?
• ☐ Kabul edilebilir kesinti süresi nedir?
• ☐ Yedekleme nasıl yapılacak?
• ☐ Felaket kurtarma senaryosu nedir?
• ☐ Kim izleyecek?

Bu değerlendirme, alım kararının maliyetini doğrudan etkiler ve sonradan yapılırsa çok daha pahalıya mal olur.

4. Adım — Teklif toplama

• ☐ En az üç teklif alınır
• ☐ Hepsine aynı gereksinim belgesi verilir
• ☐ Lisans ve yönetim kapsamı ayrıca sorulur
• ☐ Yenileme fiyatları istenir
• ☐ Yazılı cevaplar arşivlenir

5. Adım — Karşılaştırma ve karar notu

Tek sayfalık not:

• Karşılaştırılan alternatifler
• Üç-beş yıllık toplam maliyetler
• Kapsam farkları
• Önerilen seçenek ve gerekçesi
• Riskler ve azaltma önlemleri
• Sözleşme süresi

6. Adım — Hukuki ve uyum kontrolü

• ☐ Sözleşme incelendi
• ☐ Veri işleyen sözleşmesi düzenlendi
• ☐ Veri konumu uygunluğu teyit edildi
• ☐ Çıkış ve veri iade maddeleri kontrol edildi
• ☐ Sorumluluk sınırı değerlendirildi

7. Adım — Onay

Yetki matrisine göre onay alınır ve kayıt tutulur.

8. Adım — Alım ve hesap açılışı

• ☐ Hesap şirket adına açılır
• ☐ Kayıt e-postası rol bazlı
• ☐ Fatura bilgileri şirkete ait
• ☐ Ödeme kurumsal yöntemle
• ☐ Erişim en az iki kişide
• ☐ Erişim bilgileri parola yöneticisinde
• ☐ İki adımlı doğrulama açık
• ☐ Otomatik yenileme açık

9. Adım — Devreye alma

• ☐ Kurulum tamamlandı
• ☐ Güvenlik sertleştirmesi yapıldı
• ☐ Yedekleme kuruldu ve test edildi
• ☐ İzleme ve uyarı kuruldu
• ☐ Erişim yetkileri tanımlandı
• ☐ Yapılandırma belgelendi
• ☐ Talep eden birim bilgilendirildi

10. Adım — Envanter ve takip

11. Adım — Takvim

• ☐ Sözleşme bitiş tarihi
• ☐ Fesih bildirim son tarihi
• ☐ Lisans yenileme tarihleri
• ☐ Destek bitiş tarihleri (işletim sistemi/uygulama)
• ☐ Yıllık gözden geçirme

Yenileme dönemi

1. Bitişten iki ay önce değerlendirme başlar
2. Kullanım ve kesinti verileri incelenir
3. Kapasite uygunluğu değerlendirilir
4. Yenileme fiyatı sorgulanır
5. Alternatif teklif alınır
6. Pazarlık yapılır
7. Karar verilir ve kayıt güncellenir

Sürecin faydası

• Hangi sisteme ne ödendiği bilinir
• Sözleşmeler ve lisanslar takip edilir
• Sorumlu kişi değişse de süreklilik korunur
• Gereksiz ve mükerrer sistemler tespit edilir
• Denetim taleplerine hızlı cevap verilir
• Yenilemeler sürpriz olmaz