GİB Portal mı Özel Entegratör mü?

Hangisi size uygun? Ayda birkaç fatura kesiyor ve muhasebeyi dışarıdan alıyorsanız GİB portalı yeterlidir. Muhasebe programınızla bütünleşme, toplu gönderim ya da e-ticaret entegrasyonu gerekiyorsa özel entegratör.

Yan yana bakış

GİB Portal kimin için doğru?

• Aylık belge sayısı düşük olanlar
• Muhasebesini tamamen dışarıdan alanlar
• Tek kişilik işletmeler ve yeni başlayanlar
• Maliyeti minimumda tutmak isteyenler
• Fatura kesimi düzensiz ve seyrek olanlar

Artıları: Ücretsiz, kurulum gerektirmez, doğrudan resmî kaynaktır.

Eksileri: Her fatura elle girilir, başka sistemlerle konuşmaz, toplu işlem yapılamaz, internet bağlantısı zorunludur.

Özel entegratör kimin için doğru?

• Günde birden fazla fatura kesenler
• Muhasebe veya ön muhasebe programı kullananlar
• E-ticaret satışı yapanlar
• Birden fazla şube/depodan fatura kesenler
• Gelen faturaları da otomatik işlemek isteyenler
• Saklama sorumluluğunu hizmet olarak almak isteyenler

Artıları: Elle giriş ortadan kalkar, muhasebe otomatik beslenir, toplu gönderim yapılır, firmaya özel destek alınır.

Eksileri: Aylık maliyet, sağlayıcıya bağımlılık, kurulum süreci.

Karar soruları

1. Ayda kaç belge kesiyorum?
2. Bir faturayı elle girmek kaç dakika alıyor?
3. Bu süre × belge sayısı, entegratör bedelini geçiyor mu?
4. Muhasebe programım var mı ve bağlanmasını ister miyim?
5. Gelen faturaları da otomatik işlemek istiyor muyum?
6. E-ticaret/otomatik satışım var mı?

3. soruya "evet" diyorsanız entegratör zaten kendini karşılıyor demektir. Çoğu işletmede kırılma noktası, elle girişin günde yarım saati aşmasıdır.

Portalda başlayıp sonra geçmek

Mümkün ve yaygın bir yol. Ancak geçerken şunlar gündeme gelir:

• Geçmiş belgelerin nasıl saklanacağı
• Numaralandırma düzeninin devamlılığı
• Personelin yeni arayüze uyumu
• Cari hesap bilgilerinin taşınması

Bunlar aşılabilir sorunlar ama zaman alır. Hacminizin artacağını öngörüyorsanız baştan entegratörle başlamak daha az işlem gerektirir.

Sık yapılan hata

"Ücretsiz olduğu için portalı seçelim" kararı, çoğu zaman gizli bir maliyet üretir: elle veri girişi için harcanan personel saati.

Bu saat bir gider kalemi olarak görünmediği için hesaba katılmaz; oysa çoğu işletmede entegratör bedelinden büyüktür.

Üçüncü seçenek: doğrudan entegrasyon

Çok yüksek hacimli kurumlar, kendi altyapılarını GİB sistemine doğrudan bağlayabilir. Bu yol:

• Teknik ekip ve süreklilik gerektirir
• Mevzuat değişikliklerini kendiniz takip etmenizi gerektirir
• Yalnız çok büyük hacimlerde anlamlıdır

KOBİ ölçeğinde gündeme gelmez.

Seçim kuralı

Tek cümleyle: fatura kesmek için başka bir programa veri girmek zorundaysanız entegratör, değilseniz portal.

Aynı veriyi iki kez yazıyorsanız, entegratör bedelini zaten personel saati olarak ödüyorsunuz demektir.