Kurumsal E-Posta İmzası

E-posta imzası, şirketinizin günde yüzlerce kez görülen bir kurumsal öğesidir. Standart yoksa her çalışan farklı bir imza kullanır ve kurumsal görünüm dağılır.

Ne işe yarar?

• Kimliği netleştirir
• İletişim bilgisi sağlar
• Kurumsal kimliği taşır
• Güven verir
• Yasal bilgilendirme sunar

Zorunlu bilgiler

• ☐ Ad soyad
• ☐ Unvan
• ☐ Şirket adı
• ☐ Telefon
• ☐ E-posta adresi
• ☐ Web sitesi

Duruma göre eklenenler

• ☐ Birim adı
• ☐ Adres
• ☐ Mobil telefon
• ☐ Şirket logosu
• ☐ Sosyal medya bağlantıları
• ☐ Yasal metin
• ☐ Ticaret sicil bilgileri

Ticaret sicil bilgileri: Bazı şirket türleri için ticari yazışmalarda belirli bilgilerin bulundurulması yükümlülüğü olabilir. Şirket türünüze göre yükümlülüğünüzü hukuk danışmanınıza sorun.

Eklenmemesi gerekenler

• Uzun alıntılar ve sözler
• Ölçüsüz görsel ve afişler
• Kişisel görüş bildiren ifadeler
• Kişisel sosyal medya hesapları
• Gereğinden uzun yasal metinler
• Çok sayıda kampanya bağlantısı
• Animasyonlu öğeler

Neden: Uzun ve ağır imzalar okumayı zorlaştırır, mobilde bozulur ve spam sinyali üretebilir.

Tasarım ilkeleri

• ☐ Sade ve okunabilir
• ☐ Kurumsal renk ve yazı tipiyle uyumlu
• ☐ Mobilde düzgün görünüyor
• ☐ Görsel boyutu küçük
• ☐ Metin de okunabilir (görseller yüklenmese bile)
• ☐ Bağlantılar çalışıyor
• ☐ Renk kontrastı yeterli
• ☐ Karanlık temada da okunabiliyor

Beşinci madde önemlidir: Birçok e-posta programı görselleri varsayılan olarak engeller. Yalnız görselden oluşan bir imza, o durumda boş görünür.

Sekizinci madde: Karanlık temada, beyaz zeminli logolar ve koyu metinler sorun çıkarır. Şeffaf arka planlı ve tema bağımsız renkler tercih edin.

Logo kullanımı

• ☐ Boyutu küçük tutuldu
• ☐ Şeffaf arka plan
• ☐ Karanlık ve açık temada okunabiliyor
• ☐ Alternatif metin tanımlı
• ☐ Ek olarak değil, gömülü olarak ekleniyor

Son madde: Logo bir ek dosya gibi görünüyorsa, her mesajda "ek var" işareti çıkar ve gerçek ekler gözden kaçar.

Yasal metin

Gizlilik uyarısı gibi metinler yaygındır. Bu metinlerin hukuki etkisi sınırlıdır; yine de kullanılıyorsa:

• ☐ Kısa tutuldu
• ☐ Küçük punto ile ayrıldı
• ☐ Her mesajda tekrarlanması gerekiyor mu, değerlendirildi
• ☐ Hukuk danışmanı onayı alındı

Uyarı: On satırlık bir gizlilik metni, iki satırlık bir mesajın altında orantısız görünür.

Yanıt zincirlerinde imza

Uzun yazışmalarda her yanıta tam imza eklenmesi, mesajı okunmaz hâle getirir.

• ☐ İlk mesajda tam imza
• ☐ Yanıtlarda kısa imza (ad + unvan + telefon)
• ☐ Ayar programda tanımlı

Standartlaştırma

• ☐ Şablon hazırlandı
• ☐ Tüm çalışanlara dağıtıldı
• ☐ Kurulum talimatı verildi
• ☐ Merkezi olarak uygulanabiliyorsa uygulandı
• ☐ Yeni çalışanlara işe girişte tanımlanıyor
• ☐ Mobil cihazlarda da tanımlı

Son madde en çok atlanan maddedir: Telefondan gönderilen mesajlar genelde imzasız ya da "iPhone'umdan gönderildi" şeklinde gider.

Mobil imza

• ☐ Cihaz varsayılan metni kaldırıldı
• ☐ Kısa kurumsal imza tanımlandı
• ☐ Ad, unvan, şirket, telefon içeriyor
• ☐ Görsel içermiyor (mobilde sorun çıkarır)

Güncelleme

İmzaların güncellenmesi gereken durumlar:

• Unvan değişikliği
• Telefon değişikliği
• Adres değişikliği
• Marka yenileme
• Web sitesi değişikliği
• Yasal metin güncellemesi

• ☐ Değişiklik durumunda süreç tanımlı
• ☐ Toplu güncelleme mümkün mü, değerlendirildi
• ☐ Eski bilgi taşıyan imza kalmıyor

Üçüncü madde: Kapanmış bir telefon numarasını yıllarca imzasında taşıyan çalışanlar, her şirkette bulunur.

Kampanya bantları

İmzaya kampanya görseli eklemek yaygın bir uygulamadır. Dikkat edilmesi gerekenler:

• ☐ Boyut küçük
• ☐ Süresi dolduğunda kaldırılıyor
• ☐ Her yazışma türü için uygun mu, değerlendiriliyor
• ☐ Resmi yazışmalarda kullanılmıyor

İkinci madde: Geçen yılın kampanyasını taşıyan bir imza, özensizlik izlenimi verir.

Örnek yapı

Ad Soyad
Unvan | Birim
Şirket Adı

T: +90 ... | M: +90 ...
[email protected]
www.sirket.com.tr

[Logo]

Bu e-posta ve ekleri gizlilik içerebilir...

Kontrol listesi

• ☐ Standart şablon var
• ☐ Tüm çalışanlarda uygulanmış
• ☐ Mobil imzalar tanımlı
• ☐ Bilgiler güncel
• ☐ Mobilde düzgün görünüyor
• ☐ Karanlık temada okunabiliyor
• ☐ Görseller ek olarak görünmüyor
• ☐ Yasal gereklilikler karşılanmış
• ☐ Yanıt imzası kısa
• ☐ Yeni çalışan sürecine eklenmiş