Herkese kutu mu, bazılarına takma ad mı? Doğru sayıyı belirleme.
Kısa cevap: Kişisel kutu yalnız düzenli e-posta kullanan çalışanlara gerekir. Rol adreslerinin çoğu takma ad ya da paylaşımlı kutu olarak çözülebilir ve ayrı lisans gerektirmez.
Kimler için kişisel kutu?
- ☐ Dış paydaşlarla düzenli yazışan çalışanlar
- ☐ Yönetim kadrosu
- ☐ Satış ve müşteri ilişkileri
- ☐ Destek ekibi
- ☐ Muhasebe ve idari işler
- ☐ Teknik ekip
- ☐ Kendi adına karar veren ve iletişim kuran herkes
Kimler için gerekmeyebilir?
- Üretim hattı çalışanları
- Saha ekipleri (ortak bir kanal yeterliyse)
- Kısa süreli/stajyer personel
- Yalnız duyuru alan gruplar
Alternatif: Bu gruplar için paylaşımlı bir kutu ya da ekip iletişim aracı yeterli olabilir.
Rol adresleri: kutu mu, takma ad mı?
| Durum | Çözüm |
|---|---|
| Tek kişi yanıtlıyor | Takma ad (o kişinin kutusuna) |
| Birden çok kişi yanıtlıyor | Paylaşımlı kutu |
| Yalnız bildirim geliyor, yanıtlanmıyor | Takma ad ya da yönlendirme |
| Ekip halinde yönetiliyor, geçmiş önemli | Paylaşımlı kutu |
| Otomatik gönderim adresi | Ayrı yapılandırma |
Kritik ayrım: Takma adlar genelde ücretsizdir; ayrı kutu ise lisans gerektirir. Bu ayrımı yapmak, hesap sayısını belirgin biçimde düşürür.
Hesap sayısı hesaplama
- ☐ Düzenli e-posta kullanan çalışan sayısını yazın
- ☐ Paylaşımlı kutu gerektiren rol sayısını ekleyin
- ☐ Takma adları listeleyin (lisans gerektirmez)
- ☐ Grup adreslerini listeleyin (genelde lisans gerektirmez)
- ☐ Bir yıllık büyüme payı ekleyin
- ☐ Toplamı çıkarın
Yaygın hata: herkese kutu
Bazı şirketler tüm çalışanlara kişisel kutu açar. Sonuç:
- Kullanılmayan hesaplar için ödeme
- Yönetilecek daha çok hesap
- Güvenlik yüzeyinin genişlemesi
- Parola ve erişim yönetimi yükü
Doğrusu: Gerçekten kullanacak kişilere kutu, diğerlerine alternatif kanal.
Yaygın hata: rol adresleri için ayrı kutu
bilgi@, satis@, destek@, muhasebe@, ik@, kariyer@, fatura@... Her biri için ayrı kutu açılırsa, kullanıcı sayısı gereksiz yere artar.
Doğrusu:
- Tek kişi bakıyorsa → takma ad
- Ekip bakıyorsa → paylaşımlı kutu (bir lisans genelde yeterli)
Yaygın hata: ayrılanların hesaplarını kapatmamak
Bu, zamanla en büyük gereksiz maliyet kalemine dönüşür.
- ☐ Ayrılan çalışanın kutusu arşivlendi
- ☐ Gelen postalar yönlendirildi
- ☐ Aktif lisans kapatıldı
- ☐ Envanter güncellendi
Süreç: Ayrılış işlemlerine e-posta hesabının kapatılmasını da ekleyin.
Geçici ve proje hesapları
- ☐ Açılış tarihi kayıtlı
- ☐ Kapanış tarihi belirlenmiş
- ☐ Sorumlusu var
- ☐ Süre sonunda kapatılıyor
Kapanış tarihi belirlenmeyen geçici hesaplar yıllarca açık kalır.
Dış paydaşlara hesap
Danışman, ajans ya da tedarikçiye şirket adresi verilecekse:
- ☐ Gerçekten gerekli mi?
- ☐ Süre sınırı tanımlı mı?
- ☐ Erişim kısıtlı mı?
- ☐ Sözleşme bitiminde kapatılacak mı?
- ☐ Gizlilik taahhüdü var mı?
Düzenli gözden geçirme
- ☐ Hesap listesi çıkarıldı
- ☐ Son giriş tarihleri incelendi
- ☐ Uzun süredir kullanılmayanlar tespit edildi
- ☐ Ayrılan çalışan hesapları kapatıldı
- ☐ Geçici hesaplar gözden geçirildi
- ☐ Rol adresleri optimize edildi
Bu gözden geçirme, yılda bir yapıldığında genelde belirgin bir tasarruf ortaya çıkarır.
Özet karar tablosu
| İhtiyaç | Çözüm | Lisans |
|---|---|---|
| Düzenli yazışan çalışan | Kişisel kutu | Gerekir |
| Ara sıra kullanan | Temel paket kutu | Gerekir (düşük) |
| Tek kişilik rol adresi | Takma ad | Gerekmez |
| Ekip rol adresi | Paylaşımlı kutu | Genelde tek |
| Duyuru dağıtımı | Grup adresi | Gerekmez |
| Yazım varyasyonu | Takma ad | Gerekmez |
| Ayrılan çalışan | Arşiv + yönlendirme | Kapatılır |
Yorumlar (0)
Henüz yorum yok — ilk yorumu siz yazın.
Yorum yaz