Geçiş Sırasında E-Posta Kaybını Önlemek

E-posta geçişlerinde posta kaybı, teknik bir arızadan değil planlama eksikliğinden doğar. Aşağıda kaybın oluştuğu noktalar ve her biri için önlem.

Kayıp noktası 1 — Yayılma dönemi

Ne oluyor: MX kaydı değiştirildikten sonra bir süre boyunca bazı gönderen sunucular eski kaydı kullanmaya devam eder. Postalar eski sisteme düşer.

Kayıp nasıl oluşur: Eski sistem kapatılırsa ya da kontrol edilmezse, o postalar hiç görülmez.

Önlem:

• ☐ TTL değeri geçişten günler önce düşürülür
• ☐ Eski sistem en az birkaç hafta açık tutulur
• ☐ Eski sistem düzenli kontrol edilir
• ☐ Oraya düşen postalar yeni sisteme aktarılır
• ☐ Birkaç gün sonra tekrar kontrol edilir

Kayıp noktası 2 — Aktarılmayan arşiv

Ne oluyor: MX değişikliği yalnız yeni postaları yönlendirir. Eski postalar otomatik taşınmaz.

Kayıp nasıl oluşur: Eski hesaplar kapatıldığında yıllarca birikmiş arşiv kaybolur.

Önlem:

• ☐ Arşiv aktarımı DNS değişikliğinden önce başlatılır
• ☐ Aktarım tamamlanma oranı izlenir
• ☐ Hatalı hesaplar elle aktarılır
• ☐ Kullanıcı doğrulaması alınır
• ☐ Bağımsız bir kopya saklanır

Kayıp noktası 3 — Yerel dosyalarda kalan postalar

Ne oluyor: POP kullanan ya da yerel arşiv dosyası oluşturan kullanıcıların postaları sunucuda değil, kendi bilgisayarlarındadır.

Kayıp nasıl oluşur: Sunucu aktarımı yapılır ama yerel postalar kapsam dışı kalır; cihaz değişiminde kaybolurlar.

Önlem:

• ☐ Kimlerin POP ya da yerel arşiv kullandığı tespit edilir
• ☐ Yerel postalar önce sunucuya yüklenir
• ☐ Sonra genel aktarım yapılır
• ☐ Kullanıcı doğrulaması alınır

Kayıp noktası 4 — Unutulan takma ad ve yönlendirmeler

Ne oluyor: Eski sistemde tanımlı bir takma ad ya da yönlendirme yeni sisteme aktarılmaz.

Kayıp nasıl oluşur: O adrese gelen postalar teslim edilemez ve geri döner; ya da sessizce kaybolur.

Önlem:

• ☐ Tüm takma adlar listelenir
• ☐ Tüm yönlendirmeler kaydedilir
• ☐ Grup adresleri ve üyeleri belgelenir
• ☐ Yeni sistemde birebir tanımlanır
• ☐ Her biri test edilir

Kayıp noktası 5 — Kota yetersizliği

Ne oluyor: Yeni sistemde kota, gelen postaları karşılayamaz.

Kayıp nasıl oluşur: Kutu dolduğunda gelen postalar reddedilir.

Önlem:

• ☐ Aktarım öncesi kota kontrolü yapılır
• ☐ Geçici artırım sağlanır
• ☐ Kota uyarıları etkinleştirilir
• ☐ Aktarım sonrası doluluk kontrol edilir

Kayıp noktası 6 — Spam filtresine takılma

Ne oluyor: Yeni sağlayıcının filtresi, tanıdık göndericileri istenmeyen olarak işaretler.

Kayıp nasıl oluşur: Kullanıcılar istenmeyen klasörünü kontrol etmez; postalar süresi dolunca silinir.

Önlem:

• ☐ İlk haftalarda istenmeyen klasörü düzenli kontrol edilir
• ☐ Kullanıcılar bu konuda uyarılır
• ☐ Önemli göndericiler izin listesine eklenir
• ☐ Filtre seviyesi kademeli ayarlanır
• ☐ İstenmeyen klasörü otomatik silme süresi kontrol edilir

Kayıp noktası 7 — Sistem e-postalarının engellenmesi

Ne oluyor: Web sitesi formu, sipariş sistemi ya da fatura yazılımı SPF'te listeli değildir.

Kayıp nasıl oluşur: Bu sistemlerin gönderdiği bildirimler ulaşmaz; müşteri talepleri ve siparişler görülmez.

Önlem:

• ☐ Şirket adına gönderim yapan tüm sistemler listelenir
• ☐ Hepsi SPF'e eklenir
• ☐ Her biri ayrı ayrı test edilir
• ☐ Sistemin gerçekte hangi adresten gönderdiği doğrulanır

Kayıp noktası 8 — Erken kapatılan eski hesaplar

Ne oluyor: Geçiş tamamlandı sanılıp eski hizmet hemen sonlandırılır.

Kayıp nasıl oluşur: Aktarılmamış postalar ve yayılma dönemi postaları kalıcı olarak gider.

Önlem:

• ☐ Eski hizmet en az birkaç hafta açık tutulur
• ☐ Kapatmadan önce tam doğrulama yapılır
• ☐ Bağımsız kopya alınır
• ☐ Kullanıcı onayı toplanır

Kayıp noktası 9 — Ayrılan çalışan hesapları

Ne oluyor: Geçiş sırasında ayrılmış çalışanların hesapları taşınmaz.

Kayıp nasıl oluşur: O hesaplardaki müşteri geçmişi kaybolur.

Önlem:

• ☐ Ayrılmış çalışan hesapları da envantere dahil edilir
• ☐ Arşivleri aktarılır ya da dışa aktarılıp saklanır
• ☐ Gelen postalar için yönlendirme kurulur

Kayıp noktası 10 — Takvim ve kişi verileri

Ne oluyor: Yalnız e-postalar taşınır; takvim ve kişi rehberi unutulur.

Önlem:

• ☐ Takvim kayıtları dışa aktarılır ve yüklenir
• ☐ Kişi rehberleri taşınır
• ☐ Paylaşımlı takvimler yeniden kurulur
• ☐ Kullanıcı doğrulaması alınır

Kayıpsız geçiş kontrol listesi

• ☐ Tam envanter çıkarıldı (hesap, takma ad, yönlendirme, grup)
• ☐ Yerel/POP postalar sunucuya alındı
• ☐ Arşiv aktarımı DNS öncesi başlatıldı
• ☐ Kota kontrolü yapıldı
• ☐ TTL önceden düşürüldü
• ☐ Gönderen sistemler SPF'e eklendi
• ☐ Eski MX kayıtları silindi
• ☐ Eski sistem açık tutuluyor
• ☐ Geçiş sonrası eski sistem kontrol ediliyor
• ☐ İstenmeyen klasörleri izleniyor
• ☐ Takvim ve kişiler taşındı
• ☐ Kullanıcı doğrulaması alındı
• ☐ Bağımsız arşiv kopyası saklandı
• ☐ Eski hizmet doğrulama sonrası kapatıldı

Kayıp yaşandıysa

1. ☐ Hangi dönem ve hangi hesaplar, belirleyin
2. ☐ Eski sistem hâlâ açıksa oradan kurtarın
3. ☐ Sağlayıcının kurtarma özelliğini kullanın
4. ☐ Bağımsız kopyaya bakın
5. ☐ Göndericilerden yeniden göndermelerini isteyin
6. ☐ Kritik muhataplara ulaşın
7. ☐ Kök nedeni kaydedin

İkinci madde, eski sistemi açık tutmanın neden bu kadar önemli olduğunu gösterir.