Eski E-Postaların Taşınması

E-posta geçişinin en riskli parçası, mevcut arşivin taşınmasıdır. MX kaydını değiştirmek yalnız yeni gelen postaları yönlendirir; eski postalar otomatik taşınmaz.

Başlamadan önce

• Eski ve yeni hesaplara erişim
• Her hesabın boyutu
• Aktarım için yeterli zaman
• Yeni tarafta yeterli kota

1. Adım — Taşınacak veriyi belirleyin

• ☐ Gelen kutusu
• ☐ Gönderilmiş klasörü
• ☐ Alt klasörler ve etiketler
• ☐ Arşiv klasörleri
• ☐ Taslaklar
• ☐ Kişi rehberi
• ☐ Takvim kayıtları
• ☐ Görevler ve notlar

Sık atlanan: Gönderilmiş klasörü. Genelde gelen kutusu kadar büyüktür ve müşteri yazışmalarının yarısını içerir.

2. Adım — Yöntem seçin

Öneri: Çok kullanıcılı yapılarda sağlayıcının toplu taşıma aracını tercih edin; kullanıcı başına manuel işlem sürdürülemez.

3. Adım — Test aktarımı yapın

• ☐ Bir test hesabıyla deneme yapıldı
• ☐ Klasör yapısı korundu mu?
• ☐ Okundu/okunmadı bilgisi korundu mu?
• ☐ Tarihler doğru mu?
• ☐ Ekler geldi mi?
• ☐ Süre ölçüldü

Bu test, toplu aktarımın ne kadar süreceğini ve nelerin kaybolabileceğini gösterir.

4. Adım — Kotaları kontrol edin

• ☐ Yeni taraftaki kota, taşınacak veriyi karşılıyor mu?
• ☐ En büyük kutu sığacak mı?
• ☐ Geçici kota artırımı gerekiyor mu?

Kota yetersizse aktarım yarıda kesilir.

5. Adım — Temizlik yapın (isteğe bağlı)

Aktarım öncesi temizlik, süreyi ve maliyeti düşürür:

• ☐ İstenmeyen klasörleri boşaltıldı
• ☐ Çöp kutuları temizlendi
• ☐ Çok eski ve gereksiz yazışmalar değerlendirildi
• ☐ Kullanıcılara temizlik için süre verildi

Dikkat: Silme kararını kullanıcıya bırakın; merkezî silme yapmayın.

6. Adım — Toplu aktarımı başlatın

• ☐ Öncelik sırası belirlendi (kritik kullanıcılar önce)
• ☐ Aktarım başlatıldı
• ☐ İlerleme izleniyor
• ☐ Hata veren hesaplar not ediliyor

Not: Aktarım, DNS değişikliğinden önce başlatılmalıdır. Böylece geçiş anında arşivin çoğu yeni tarafta olur.

7. Adım — Sorunlu hesapları ele alın

Tipik sorunlar:

8. Adım — Geçiş sonrası ikinci tur

DNS değişikliğinden sonra, yayılma döneminde eski sisteme düşen postalar olur.

• ☐ Eski sistem kontrol edildi
• ☐ Yeni gelen postalar tespit edildi
• ☐ İkinci aktarım turu yapıldı
• ☐ Birkaç gün sonra tekrar kontrol edildi

Bu adım atlanırsa geçiş dönemine ait postalar kaybolur.

9. Adım — Doğrulayın

• ☐ Her kullanıcı kendi arşivini kontrol etti
• ☐ Klasör yapısı doğru
• ☐ En eski postalar mevcut
• ☐ Ekler açılıyor
• ☐ Arama çalışıyor
• ☐ Gönderilmiş klasörü tam
• ☐ Kişi rehberi taşındı
• ☐ Takvim kayıtları taşındı
• ☐ Kullanıcı onayı alındı

Dokuzuncu madde önemlidir: Eksiklikleri en iyi kullanıcının kendisi fark eder.

10. Adım — Bağımsız kopya alın

• ☐ Eski sistemden tam bir dışa aktarma yapıldı
• ☐ Şirket kontrolündeki bir yerde saklanıyor
• ☐ Erişilebilir olduğu doğrulandı

Neden: Aktarımdaki bir eksiklik aylar sonra fark edilebilir. Bu kopya, o durumda tek çözümdür.

11. Adım — Eski hesapları kapatın

• ☐ En az birkaç hafta beklendi
• ☐ Tüm doğrulamalar tamamlandı
• ☐ Bağımsız kopya alındı
• ☐ Hesaplar kapatıldı
• ☐ Veri silme talep edildi

Sık yapılan taşıma hataları

• DNS değişikliğinden sonra aktarıma başlamak
• Gönderilmiş klasörünü atlamak
• Kişi ve takvim verilerini unutmak
• İkinci aktarım turunu yapmamak
• Kullanıcı doğrulaması almadan tamamlandı saymak
• Bağımsız kopya almamak
• Eski hesapları erken kapatmak
• Kota kontrolü yapmamak

Süre tahmini

Bu süre, geçiş planınızın en uzun kalemidir; takvimi buna göre kurun.