E-Posta Sağlayıcısı Değiştirme

E-posta sağlayıcısı değiştirmek, hosting değiştirmekten daha hassastır: yıllarca birikmiş arşiv taşınmalı ve geçiş sırasında hiçbir posta kaybolmamalıdır.

Başlamadan önce

• Yeni sağlayıcı hesabı
• DNS yönetim erişimi
• Eski hesaplara erişim
• Kullanıcı listesi
• Yeterli zaman (aceleye getirilmemeli)

1. Adım — Geçiş kararını doğrulayın

• ☐ Neden değiştiriyoruz, net mi?
• ☐ Mevcut sağlayıcıyla çözülemez mi?
• ☐ Yeni sağlayıcı gereksinimleri karşılıyor mu?
• ☐ Mevcut sözleşmenin fesih koşulları okundu mu?
• ☐ Geçiş maliyeti ve riski değerlendirildi mi?

Meşru sebepler: teslim sorunları, kapasite yetersizliği, güvenlik eksikleri, destek yetersizliği, fiyat artışı, kurumsal ihtiyaç değişimi.

2. Adım — Envanter çıkarın

• ☐ Tüm hesaplar listelendi
• ☐ Her hesabın boyutu ölçüldü
• ☐ Takma adlar listelendi
• ☐ Grup adresleri ve üyeleri çıkarıldı
• ☐ Yönlendirme kuralları not edildi
• ☐ Otomatik yanıtlar kaydedildi
• ☐ Paylaşımlı kutular belirlendi
• ☐ Takvim ve kişi verileri değerlendirildi
• ☐ Kimlerin hangi cihazı kullandığı listelendi

Üçüncü ve dördüncü maddeler sık atlanır ve geçiş sonrası "adres çalışmıyor" şikâyetlerine yol açar.

3. Adım — DNS kayıtlarını yedekleyin

• ☐ Tüm DNS kayıtlarının ekran görüntüsü alındı
• ☐ MX kayıtları not edildi
• ☐ SPF kaydı kaydedildi
• ☐ DKIM kayıtları kaydedildi
• ☐ DMARC kaydı kaydedildi
• ☐ Diğer doğrulama kayıtları listelendi

4. Adım — Yeni ortamı hazırlayın

• ☐ Hesaplar oluşturuldu (aynı adreslerle)
• ☐ Takma adlar tanımlandı
• ☐ Grup adresleri kuruldu
• ☐ Paylaşımlı kutular oluşturuldu
• ☐ Kotalar ayarlandı
• ☐ Güvenlik politikaları uygulandı
• ☐ Alan adı doğrulaması yapıldı

Not: Bu adımda DNS değişmediği için e-posta akışı eski sistemde devam eder.

5. Adım — Arşivi aktarmaya başlayın

• ☐ Aktarım yöntemi belirlendi
• ☐ Aktarım başlatıldı
• ☐ Klasör yapısı korunuyor
• ☐ İlerleme izleniyor
• ☐ Tamamlanma süresi tahmin edildi

Kritik: Büyük arşivlerde aktarım günler sürebilir. DNS değişikliğinden önce başlatın.

6. Adım — Geçişi planlayın

• ☐ Düşük yoğunluklu bir zaman seçildi
• ☐ TTL değeri birkaç gün önce düşürüldü
• ☐ Kullanıcılar bilgilendirildi
• ☐ Geri dönüş planı hazırlandı
• ☐ Destek için kim hazır olacak, belli

7. Adım — MX kaydını değiştirin

• ☐ Yeni MX kayıtları girildi
• ☐ Eski MX kayıtları silindi
• ☐ Değişiklik saati kaydedildi

8. Adım — Kimlik doğrulama kayıtlarını güncelleyin

• ☐ SPF yeni sağlayıcıya göre güncellendi
• ☐ Eski sağlayıcı SPF'ten çıkarıldı
• ☐ Diğer gönderen sistemler SPF'te korundu
• ☐ Tek bir SPF kaydı var
• ☐ Yeni DKIM etkinleştirildi ve kaydı eklendi
• ☐ DMARC korundu

Bu adım atlanırsa geçiş sonrası gönderdiğiniz e-postalar istenmeyene düşer.

9. Adım — Paralel dönemi yönetin

Yayılma tamamlanana kadar postalar iki sisteme de düşebilir.

• ☐ Eski hesaplar açık tutuluyor
• ☐ Eski sisteme düşen postalar izleniyor
• ☐ Kullanıcılar her iki sistemi de kontrol ediyor
• ☐ Kritik adresler yakından takip ediliyor

10. Adım — Cihaz ayarlarını güncelleyin

• ☐ Ayar kılavuzu dağıtıldı
• ☐ Bilgisayar programları güncellendi
• ☐ Mobil cihazlar yapılandırıldı
• ☐ Eski hesap ayarları kaldırıldı
• ☐ İmzalar yeniden tanımlandı

11. Adım — Test edin

• ☐ Tüm hesaplara dış adresten posta ulaşıyor
• ☐ Tüm hesaplardan gönderim çalışıyor
• ☐ Farklı sağlayıcılara test yapıldı
• ☐ İstenmeyene düşme yok
• ☐ Takma adlar çalışıyor
• ☐ Grup adresleri çalışıyor
• ☐ Yönlendirmeler çalışıyor
• ☐ Sistem e-postaları ulaşıyor
• ☐ Arşiv erişilebilir
• ☐ Mobil erişim çalışıyor

12. Adım — Son aktarımı yapın

• ☐ Geçiş sonrası eski sisteme düşen postalar tespit edildi
• ☐ Yeni sisteme aktarıldı
• ☐ Eksik olmadığı doğrulandı
• ☐ Kullanıcı onayı alındı

13. Adım — Eski hizmeti kapatın

• ☐ En az birkaç hafta beklendi
• ☐ Eski sisteme posta düşmüyor
• ☐ Tüm arşiv aktarıldı ve doğrulandı
• ☐ Son bir dışa aktarma yapıldı ve saklandı
• ☐ Otomatik yenileme kapatıldı
• ☐ Fesih bildirimi yapıldı
• ☐ Veri silme talep edildi (kişisel veri varsa)
• ☐ Onay yazısı arşivlendi

Dördüncü madde önemlidir: Aktarımda bir eksiklik sonradan fark edilebilir; bağımsız bir kopya elinizde olsun.

14. Adım — Kayıtlı adresleri kontrol edin

Adresler değişmediyse bu adım gerekmez. Ancak sağlayıcı değişikliğiyle birlikte adres yapısı da değiştiyse:

• ☐ Bankalar
• ☐ Kamu sistemleri
• ☐ Tedarikçiler ve müşteriler
• ☐ Yazılım ve hizmet hesapları
• ☐ Web sitesi ve materyaller

Geçişte en sık yaşanan sorunlar

• Arşiv aktarımının tamamlanmadan DNS değiştirilmesi
• Eski MX kayıtlarının silinmemesi
• SPF ve DKIM güncellenmemesi
• Takma ad ve yönlendirmelerin unutulması
• Eski hesapların erken kapatılması
• Cihaz ayarlarının atlanması
• Grup üyelerinin eksik taşınması
• Test edilmeden tamamlandı sayılması

Geri dönüş planı

Ciddi bir sorun çıkarsa:

1. MX kaydını eski sağlayıcıya geri çevirin
2. Yayılmayı bekleyin
3. Geçiş döneminde yeni sisteme düşen postaları tespit edin
4. Sorunu çözün
5. Yeniden planlayın

Bu planın işe yaraması için eski hesapların açık tutulması şarttır.