Kurumsal E-Posta Maliyetini Ne Belirler?

Kısa cevap: Kurumsal e-posta genelde kullanıcı başına ücretlendirilir. Fiyat farklarını belirleyen ise kutu alanı, güvenlik özellikleri, arşivleme, destek ve veri konumudur.

Fiyatı belirleyen kalemler

1. Kullanıcı sayısı

Temel ücretlendirme birimi. Kişisel kutu başına ücret alınır.

2. Kutu alanı

Kutu başına ayrılan depolama. Büyük alan, daha yüksek paket demektir.

3. Arşivleme

Uzun süreli saklama ve arama özellikleri genelde ayrı bir kalemdir.

4. Güvenlik özellikleri

• Gelişmiş spam ve zararlı yazılım filtreleri
• Oltalama koruması
• Bağlantı ve ek tarama
• Şifreleme seçenekleri

5. Yönetim özellikleri

• Merkezî yönetim paneli
• Politika uygulama
• Erişim kayıtları
• Mobil cihaz yönetimi

6. Ek uygulamalar

Takvim, kişiler, dosya paylaşımı, iş birliği araçları paket kapsamını genişletir.

7. Destek düzeyi

Yanıt süresi taahhüdü ve destek kanalları fiyatı etkiler.

8. Veri konumu

Belirli bir ülkede saklama talebi, fiyatı ve seçenekleri etkileyebilir.

9. Sözleşme süresi

Yıllık ya da çok yıllık taahhütler genelde indirim sağlar.

Genelde ek ücret gerektirmeyenler

• Takma adlar (alias)
• Grup/dağıtım adresleri
• Yönlendirmeler
• Rol bazlı adresler (bazı sağlayıcılarda)

Not: Bu kalemler ücretsizse, kullanıcı sayısını yapay olarak artırmanıza gerek kalmaz.

Genelde ek ücretli olanlar

• Ek kutu alanı
• Uzun süreli arşivleme
• Gelişmiş güvenlik paketleri
• Paylaşımlı kutular (bazı sağlayıcılarda)
• Yedekleme hizmeti
• Geçiş/taşıma desteği
• Öncelikli destek

Toplam maliyet hesabı

Maliyeti düşürme yolları

• ☐ Kullanılmayan hesapları kapatın
• ☐ Ayrılan çalışanların hesaplarını arşivleyip kaldırın
• ☐ Rol adresleri için ayrı kutu yerine takma ad kullanın
• ☐ Ortak adresler için paylaşımlı kutu değerlendirin
• ☐ Arşivleme politikasıyla kota ihtiyacını düşürün
• ☐ Büyük ekler yerine paylaşım bağlantısı kullanımını yaygınlaştırın
• ☐ Çok yıllık taahhütle indirim alın
• ☐ Farklı kullanıcı tiplerine farklı paket verin

Son madde önemlidir: her çalışanın aynı düzeyde kutu ve özelliğe ihtiyacı yoktur.

Kısılmaması gereken kalemler

• Güvenlik filtreleri: Bir dolandırıcılık olayının maliyeti çok daha yüksektir
• İki adımlı doğrulama: Genelde ek ücretsizdir, mutlaka açılmalıdır
• Arşivleme: Uyuşmazlık ve devir teslim için gereklidir
• Destek: E-posta kesintisinde yanıt süresi kritiktir

Gerçek karşılaştırma ölçütü

Kurumsal e-posta maliyetini değerlendirirken şu soruyu sorun:

E-posta bir gün çalışmasa şirket ne kaybeder?

Yanıt genelde şunları içerir: kaçan teklif talepleri, gecikmiş siparişler, ulaşamayan müşteriler, aksayan tedarik zinciri.

Bu rakamın yanında, kullanıcı başına aylık bir bedel genelde küçük kalır.

Gizli maliyetler

Ucuz ya da ücretsiz çözümlerin görünmeyen maliyetleri:

• Ayrılan çalışanla kaybolan yazışmalar
• Ulaşmayan e-postalar nedeniyle kaçan işler
• Oltalama ve dolandırıcılık olayları
• Uyum ihlali riski
• Devir teslimde harcanan zaman
• Sorun giderme için harcanan BT zamanı
• İtibar etkisi

Bu kalemler bütçeye yazılmaz ama gerçekleştiğinde en büyük tutarı oluştururlar.