E-Posta Geçiş Planı

E-posta geçişi, tek günlük bir işlem değil planlı bir projedir. Aşağıdaki plan, tipik bir kurumsal geçişi haftalara böler.

Hafta 0 — Karar ve hazırlık

• ☐ Geçiş gerekçesi netleştirildi
• ☐ Yeni sağlayıcı seçildi
• ☐ Sözleşme imzalandı
• ☐ Proje sorumlusu atandı
• ☐ Geçiş takvimi belirlendi
• ☐ Yoğun dönemlerle çakışmadığı kontrol edildi
• ☐ Mevcut sözleşmenin fesih koşulları okundu

Kilometre taşı: Karar ve takvim netleşti.

Hafta 1 — Envanter

• ☐ Tüm hesaplar ve boyutları listelendi
• ☐ Takma adlar çıkarıldı
• ☐ Grup adresleri ve üyeleri kaydedildi
• ☐ Yönlendirmeler not edildi
• ☐ Paylaşımlı kutular belirlendi
• ☐ Otomatik yanıtlar kaydedildi
• ☐ Cihaz envanteri çıkarıldı
• ☐ DNS kayıtlarının tamamı yedeklendi
• ☐ Posta gönderen sistemler listelendi

Kilometre taşı: Taşınacak her şey belgelendi.

Hafta 2 — Yeni ortam kurulumu

• ☐ Hesap şirket adına açıldı
• ☐ Yönetici erişimi iki kişiye tanımlandı
• ☐ İki adımlı doğrulama açıldı
• ☐ Alan adı doğrulaması yapıldı
• ☐ Kullanıcı hesapları oluşturuldu
• ☐ Takma adlar ve gruplar tanımlandı
• ☐ Paylaşımlı kutular kuruldu
• ☐ Kotalar ayarlandı
• ☐ Güvenlik politikaları uygulandı

Kilometre taşı: Yeni ortam hazır (DNS henüz değişmedi).

Hafta 3-4 — Arşiv aktarımı

• ☐ Aktarım yöntemi belirlendi
• ☐ Test kullanıcısıyla deneme yapıldı
• ☐ Toplu aktarım başlatıldı
• ☐ İlerleme izleniyor
• ☐ Sorunlu hesaplar tespit edildi
• ☐ Klasör yapısının korunduğu doğrulandı

Kilometre taşı: Arşivin büyük kısmı yeni ortamda.

Not: Bu aşama, arşiv boyutuna göre daha uzun sürebilir.

Hafta 5 — Geçiş hazırlığı

• ☐ TTL değeri düşürüldü
• ☐ Kullanıcılar bilgilendirildi
• ☐ Cihaz ayar kılavuzu hazırlandı
• ☐ İmza şablonu hazırlandı
• ☐ Destek planı yapıldı
• ☐ Geri dönüş planı yazıldı
• ☐ Geçiş saati belirlendi

Hafta 5 — Geçiş günü

Öncesinde

• ☐ Son aktarım turu yapıldı
• ☐ Ekip hazır

Geçiş

• ☐ MX kaydı değiştirildi
• ☐ Eski MX kayıtları silindi
• ☐ SPF güncellendi
• ☐ DKIM etkinleştirildi ve kaydı eklendi
• ☐ DMARC korundu

Sonrasında

• ☐ Test e-postaları gönderildi ve alındı
• ☐ Farklı sağlayıcılara test yapıldı
• ☐ Eski sistem açık bırakıldı

Kilometre taşı: E-posta akışı yeni sisteme yönlendirildi.

Hafta 5-6 — Yayılma ve destek

• ☐ Kullanıcı cihaz ayarları yapıldı
• ☐ Sorun bildirimleri toplanıyor
• ☐ Eski sisteme düşen postalar izleniyor
• ☐ Kritik adresler yakından takip ediliyor
• ☐ Sistem e-postaları test edildi
• ☐ Teslim edilebilirlik kontrol edildi

Kilometre taşı: Tüm kullanıcılar yeni sistemde çalışıyor.

Hafta 6-7 — Doğrulama

• ☐ Tüm hesaplar test edildi
• ☐ Arşiv eksiksiz aktarıldı
• ☐ Takma adlar, gruplar, yönlendirmeler çalışıyor
• ☐ Sistem gönderimleri ulaşıyor
• ☐ Kullanıcı geri bildirimleri toplandı
• ☐ Açık sorunlar kapatıldı

Hafta 7-8 — Duyuru ve güncelleme

• ☐ Müşteri ve tedarikçilere duyuru (adres değiştiyse)
• ☐ Web sitesi güncellendi
• ☐ Sosyal medya profilleri güncellendi
• ☐ Banka ve kamu sistemleri güncellendi
• ☐ Yazılım hesaplarındaki adresler güncellendi
• ☐ Basılı materyaller planlandı

Hafta 9 — Kapanış

• ☐ Eski sisteme posta düşmediği doğrulandı
• ☐ Son aktarım tamamlandı
• ☐ Bağımsız bir arşiv kopyası alındı ve saklandı
• ☐ Otomatik yenileme kapatıldı
• ☐ Fesih bildirimi yapıldı
• ☐ Veri silme talep edildi
• ☐ Onay yazısı arşivlendi
• ☐ TTL normale döndürüldü
• ☐ Envanter güncellendi
• ☐ Belgeler tamamlandı
• ☐ Proje kapanış notu yazıldı

Kilometre taşı: Proje kapatıldı.

Süreyi etkileyen faktörler

Kısaltılmaması gereken aşamalar

1. Hafta 1 — Envanter: Atlanan bir takma ad ya da yönlendirme sonradan sorun çıkarır
2. Hafta 3-4 — Arşiv aktarımı: Aceleye getirilirse veri kaybedilir
3. Hafta 9 — Kapanış: Erken kapatılan eski hesap, gelen postaların kaybı demektir