E-Arşiv Fatura Nedir?

Kısa cevap: E-arşiv fatura, e-fatura mükellefi olmayan alıcılara düzenlenen elektronik faturadır. Nihai tüketicilere ve kapsam dışındaki işletmelere kesilir. Alıcının sistemde bir kutusu olmadığı için belge e-posta, bağlantı ya da kâğıt çıktı yoluyla iletilir.

E-faturadan farkı ne?

İkisi de elektronik faturadır ve aynı hukuki değere sahiptir. Fark, alıcının kim olduğu ve belgenin nasıl iletildiğidir.

E-fatura sistem üzerinden alıcının kutusuna düşer. E-arşiv faturada böyle bir kutu yoktur; siz belgeyi müşteriye ulaştırırsınız.

Hangisini keseceğime ben mi karar veriyorum?

Hayır. Karar alıcının durumuna bağlıdır: alıcı e-fatura mükellefiyse e-fatura, değilse e-arşiv fatura düzenlenir.

Bu kontrolün otomatik yapılması gerekir; elle takip edilemez çünkü mükellef listesi sürekli güncellenir.

Sadece nihai tüketiciye mi kesilir?

Hayır. Nihai tüketicilere de, e-fatura kapsamında olmayan işletmelere de kesilir. Yani karşı taraf bir şirket olabilir ama e-fatura mükellefi değilse belge yine e-arşiv faturadır.

E-fatura mükellefi değilim, e-arşiv kesebilir miyim?

Belirli durumlarda evet. Kapsam dışındaki mükellefler için de, belirli bir tutarı aşan satışlarda e-arşiv fatura düzenleme yükümlülüğü gündeme gelebiliyor.

Tutar eşiği düzenlemeyle belirlenir ve güncellenir; burada rakam vermiyoruz. Kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.

Faturayı müşteriye nasıl ulaştıracağım?

Birkaç yol var: e-posta ekinde göndermek, bağlantı paylaşmak, SMS ile iletmek, müşteri portalından erişim vermek ya da kâğıt çıktı vermek.

Perakende satışta genelde kâğıt çıktı verilir; kurumsal satışta e-posta tercih edilir.

Kâğıt çıktı vermek zorunda mıyım?

Müşteri talep ederse verirsiniz. Bu çıktı belgenin görüntüsüdür; aslı yine elektronik kayıttır.

Fatura kestim, işim bitti mi?

Hayır — ve bu, e-arşivde en sık atlanan konudur. Düzenlenen e-arşiv faturaların belirli dönemlerde GİB'e raporlanması gerekir.

Entegratör kullanıyorsanız bunu genelde sistem otomatik yapar. Portal kullanıyorsanız takip sizdedir.

Yanlış kestim, iptal edebilir miyim?

E-arşiv faturada, belirli koşullarda ve süre içinde iptal imkânı vardır — bu, e-faturadan farklı ve daha esnek bir noktadır.

Süre geçtiyse iade faturası ya da harici itiraz yolları gündeme gelir.

Saklama sorumluluğu kimde?

Sizde. Belgeleri yasal süre boyunca erişilebilir tutmakla yükümlüsünüz. Bu hizmeti satın alsanız bile sorumluluk devrolmaz.

E-arşiv ile e-arşiv fatura aynı şey mi?

Tam olarak değil. Günlük kullanımda ikisi aynı anlamda kullanılıyor ama teknik olarak "e-arşiv" saklama ve raporlama sistemine, "e-arşiv fatura" ise düzenlediğiniz belgeye işaret eder.

Başlamak için ne gerekiyor?

E-fatura ile aynı altyapı: mali mühür/e-imza, bir yöntem seçimi ve doğru cari hesap bilgileri. E-faturaya geçen bir mükellef genelde ikisini birlikte devreye alır.

Kapsam, tutar eşikleri ve raporlama süreleri için mali müşavirinize danışın.