Kurumsal E-Posta Görgü Kuralları

E-posta görgü kuralları yazılı değildir ama ihlal edildiğinde fark edilir. Aşağıdaki liste, kurumsal yazışmada beklenen davranışları toplar.

Yanıt süresi

• ☐ Aynı iş günü içinde en azından bir alındı bildirimi yapılıyor
• ☐ Uzun sürecek konularda "inceliyorum, X tarihinde döneceğim" yazılıyor
• ☐ Yanıtsız bırakılmıyor
• ☐ Olumsuz cevap da veriliyor

Dördüncü madde: "Hayır" demek, hiç dönmemekten çok daha iyidir. Karşı taraf beklemeyi bırakır ve planını yapar.

Alıcı seçimi

• ☐ Aksiyon sahibi "Kime" alanında
• ☐ Bilgi verilecekler kopyada
• ☐ Gereksiz kişi eklenmiyor
• ☐ Yöneticiyi baskı aracı olarak kopyaya eklemiyor
• ☐ Toplu duyurularda gizli kopya kullanılıyor
• ☐ Gizli kopya, gizli izleme için kullanılmıyor

Dördüncü madde: Bir meslektaşınızın yöneticisini kopyaya eklemek, mesajın tonunu değiştirir ve genelde ilişki zedeler. Gerçekten gerekliyse yapın, "hızlansın diye" değil.

Yanıtla-herkese

• ☐ Herkesin bilmesi gerekiyor mu, düşünülüyor
• ☐ "Teşekkürler" için herkese yanıt verilmiyor
• ☐ Büyük listelerde kişisel yanıtlar ayrı gönderiliyor
• ☐ Zincire gereksiz kişi eklenmiyor

İkinci madde: Elli kişilik bir listede herkesin "teşekkürler" yazması, elli kişinin zamanını harcar.

Konu satırı

• ☐ Boş bırakılmıyor
• ☐ İçerikle uyumlu
• ☐ Konu değişince yeni mesaj açılıyor
• ☐ "Acil" ifadesi yalnız gerçekten acilse kullanılıyor
• ☐ Büyük harfle yazılmıyor

Dördüncü madde: Her mesajı acil işaretleyen kişinin gerçekten acil mesajı da fark edilmez.

Ton ve dil

• ☐ Nazik
• ☐ Tamamı büyük harf yazılmıyor
• ☐ Çok sayıda ünlem kullanılmıyor
• ☐ Kızgınken gönderilmiyor
• ☐ İma ve iğneleme yok
• ☐ Aşırı samimi ifadeler yok
• ☐ Emoji kullanımı ilişkiye ve kuruma uygun
• ☐ Yazım ve dil bilgisine özen gösteriliyor

İkinci madde: Büyük harfle yazmak bağırmak olarak algılanır.

Zaman

• ☐ Mesai dışı gönderim gerekli mi, düşünülüyor
• ☐ Gece ve hafta sonu gönderimlerinde aciliyet beklenmediği belirtiliyor
• ☐ Zamanlanmış gönderim kullanılabiliyor
• ☐ Tatil dönemleri dikkate alınıyor

İkinci madde: Yönetici pozisyonundakiler için özellikle önemlidir. Gece yarısı gelen bir mesaj, karşı tarafta "şimdi mi yanıtlamalıyım?" baskısı yaratır.

Ekler

• ☐ Ek eklendiği kontrol ediliyor
• ☐ Metinde ekten bahsediliyor
• ☐ Dosya adı anlaşılır
• ☐ Büyük dosyalar bağlantıyla gönderiliyor
• ☐ Gereksiz ek gönderilmiyor
• ☐ Düzenlenebilir mi, salt okunur mu, uygun format seçiliyor

Gizlilik

• ☐ Başkasının mesajı izinsiz iletilmiyor
• ☐ Toplu gönderimde adresler gizleniyor
• ☐ Hassas bilgi e-postayla paylaşılmıyor
• ☐ Zincir iletilmeden önce içeriği gözden geçiriliyor

Dördüncü madde: Uzun bir zinciri yeni birine iletirken, alt kısımda o kişinin görmemesi gereken içerik olabilir.

Yanlış gönderim

• ☐ Alıcı listesi göndermeden önce kontrol ediliyor
• ☐ Otomatik tamamlamaya dikkat ediliyor
• ☐ Yanlış gönderim durumunda hemen bilgilendiriliyor
• ☐ Hassas içerik gitmişse yönetim haberdar ediliyor

Zincir yönetimi

• ☐ Uzun zincirlerde özet veriliyor
• ☐ Yeni katılan kişiye bağlam açıklanıyor
• ☐ Gereksiz kişiler zincirden çıkarılıyor
• ☐ Konu değiştiğinde yeni mesaj açılıyor
• ☐ Zincirden çıkarma bildiriliyor

Beşinci madde: Birini sessizce zincirden çıkarmak yerine "Ahmet Bey'i bu konudan çıkarıyorum" demek, şeffaflık sağlar.

Takip mesajları

• ☐ Makul bir süre bekleniyor
• ☐ Nazik hatırlatma yapılıyor
• ☐ Ard arda hatırlatma gönderilmiyor
• ☐ Acilse telefon tercih ediliyor

Dördüncü madde: Üç kez e-posta göndermek yerine bir kez aramak, hem hızlı hem nazik bir çözümdür.

Dış yazışmada ek özen

• ☐ Kurumsal imza tam
• ☐ Şirket adına konuşma sınırları biliniyor
• ☐ Taahhüt içeren ifadelerde dikkat ediliyor
• ☐ İç yazışma diliyle dış yazışma dili ayrılıyor
• ☐ Şirket içi bilgi sızdırılmıyor

Üçüncü madde: "Yaparız", "hallederiz" gibi ifadeler, sözleşmesel bir beklenti yaratabilir. Yetkiniz dışındaki taahhütlerden kaçının.

Toplantı ve davetler

• ☐ Davetlere yanıt veriliyor
• ☐ Katılamayacaksa belirtiliyor
• ☐ Gündem paylaşılıyor
• ☐ Takvim güncel tutuluyor

İzin ve yokluk

• ☐ Otomatik yanıt tanımlanıyor
• ☐ Vekil belirtiliyor
• ☐ Dönüşte kapatılıyor
• ☐ Devam eden işler devrediliyor

Yapılmaması gerekenler — özet

• Konu satırını boş bırakmak
• Tamamı büyük harfle yazmak
• Her mesajı acil işaretlemek
• Gereksiz "yanıtla-herkese"
• Yöneticiyi baskı aracı olarak kopyalamak
• Kızgınken göndermek
• Yanıt vermemek
• Toplu gönderimde adresleri açık bırakmak
• Başkasının mesajını izinsiz iletmek
• Ek unutup ikinci mesaj göndermek
• Hassas bilgiyi e-postayla göndermek
• İzinde otomatik yanıt tanımlamamak

Kurumsal düzeyde

• ☐ Bu kurallar politikada yer alıyor
• ☐ Yeni çalışanlara anlatılıyor
• ☐ Yöneticiler örnek oluyor
• ☐ İhlaller nazikçe hatırlatılıyor

Üçüncü madde belirleyicidir: Yöneticiler gece yarısı mesaj atıyorsa, "mesai dışı gönderim yapmayın" kuralı işlemez.