E-Posta Arşivi Bir Kurumsal Varlıktır

E-posta arşivi, çoğu şirkette "birikmiş mesajlar" olarak görülür. Oysa içinde şirketin en kapsamlı kurumsal hafızası vardır.

Aşağıda bu bakışı değiştiren yaygın yanılgılar.

"E-postalar sadece yazışma, önemli olan sistemlerdeki veriler"

Gerçek: Sistemlere girilen veri sonuçtur; e-posta ise o sonuca nasıl varıldığını içerir:

• Fiyatın nasıl mutabık kalındığı
• Teslim koşullarının nasıl belirlendiği
• Bir istisnanın kim tarafından onaylandığı
• Teknik bir kararın gerekçesi
• Müşteri şikâyetinin geçmişi

Bu bilgiler hiçbir sistemde tutulmaz.

"Çalışan ayrılırsa kutusunu sileriz"

Gerçek: O kutuda yıllarca birikmiş müşteri geçmişi vardır. Silindiğinde:

• Yeni sorumlu sıfırdan başlar
• Müşteri her şeyi baştan anlatır
• Verilen sözler ve mutabakatlar kaybolur
• Uyuşmazlıkta dayanak kalmaz

Doğrusu: Kutu arşivlenir, devredilir ve erişilebilir tutulur.

"Yedekleme sağlayıcıda, sorun yok"

Gerçek: Sağlayıcı altyapıyı yedekler ama:

• Kullanıcının sildiği postalar belirli bir süre sonra geri getirilemez
• Hesap ele geçirilirse içerik silinmiş olabilir
• Sözleşme sona erdiğinde veriler kaldırılır
• Sağlayıcı değişikliğinde arşiv taşınmayabilir

"Arşivleme gereksiz bir maliyet"

Gerçek: Arşivlemenin maliyeti, bir uyuşmazlıkta yazışmaya ulaşamamanın maliyetinin çok altındadır.

Ayrıca arşivleme, aktif kutuları küçülterek performans ve kota sorunlarını da çözer.

"E-postalar delil olmaz"

Gerçek: E-posta yazışmaları ticari uyuşmazlıklarda sıklıkla dayanak olarak sunulur. Bütünlüğü korunmuş ve kaynağı belli bir arşiv, bu durumda değer taşır.

"Herkes kendi arşivini tutsun"

Gerçek: Kullanıcıya bırakılan arşivleme:

• Tutarsız uygulanır
• Yerel dosyalarda tutulur ve yedeklenmez
• Cihaz değişiminde kaybolur
• Aranamaz
• Kişi ayrıldığında erişilemez

"Ne kadar saklayacağımız bizim bileceğimiz iş"

Gerçek: Saklama süreleri hem mevzuat hem de veri koruma açısından sınırlıdır. Gereğinden uzun saklamak da bir risktir.

Doğrusu: Bir saklama politikası tanımlayın ve hukuk danışmanınıza doğrulatın.

"Arşiv aramaya gerek olmaz"

Gerçek: Arşive en çok şu durumlarda ihtiyaç duyulur:

• Müşteri "siz şöyle demiştiniz" dediğinde
• Tedarikçiyle fiyat uyuşmazlığında
• Bir çalışan ayrıldıktan sonra geçmiş sorulduğunda
• Denetim ya da inceleme sırasında
• Hukuki bir süreçte
• Bir kararın gerekçesi arandığında

Bu durumlar nadir değildir; arşiv olmadığında maliyeti yüksektir.

"Kutular dolunca kullanıcılar temizler"

Gerçek: Kota dolduğunda kullanıcılar aceleyle ve seçici olmadan siler. En büyük ekler genelde en önemli belgelerdir.

"Sağlayıcı değişirse arşiv de gelir"

Gerçek: Posta taşıma işlemleri her zaman tam ve sorunsuz değildir. Büyük arşivlerde:

• Aktarım günler sürebilir
• Bazı klasör yapıları korunmayabilir
• Çok eski postalar aktarılmayabilir
• Ek boyut sınırları sorun çıkarabilir

Doğrusu: Taşıma öncesi bağımsız bir arşiv kopyası alın.

Arşivi bir varlık gibi yönetmek

• ☐ Merkezî arşivleme kurulu
• ☐ Arama yapılabiliyor
• ☐ Saklama süreleri tanımlı
• ☐ Erişim yetkilendirilmiş
• ☐ Yedekleniyor
• ☐ Ayrılan çalışan arşivleri korunuyor
• ☐ Sağlayıcı değişikliğinde taşınabilir
• ☐ Bütünlüğü korunuyor
• ☐ Sorumlusu belli

Değer testi

Arşivinizin kurumsal değerini anlamak için şu soruyu sorun:

En büyük müşterimizle olan son üç yıllık yazışmayı bulmamız gerekse, ne kadar sürede ulaşırız?

Cevap "bilmiyorum" ya da "o kişi ayrıldı" ise, elinizde bir varlık değil bir boşluk vardır.