E-Posta Alımında Şirket İçi Onay Süreci

Kurumsal e-posta alımı genelde "BT halleder" diye bırakılır. Oysa sözleşme, veri sorumluluğu ve yıllık yenileme takibi gerektiren bir tedarik kalemidir.

1. Adım — Talep

• ☐ Neden gerekiyor? (yeni kurulum, sağlayıcı değişikliği, kapasite)
• ☐ Kaç kullanıcı etkilenecek?
• ☐ Ne zamana kadar gerekli?
• ☐ Mevcut durumda hangi sorunlar yaşanıyor?
• ☐ Beklenen fayda nedir?

2. Adım — İhtiyaç analizi

• ☐ Kullanıcı sayısı ve profilleri çıkarıldı
• ☐ Rol adresleri listelendi
• ☐ Mevcut hacim ölçüldü
• ☐ Özel gereksinimler belirlendi
• ☐ Güvenlik gereksinimleri tanımlandı
• ☐ Büyüme öngörüsü yapıldı

3. Adım — Uyum değerlendirmesi

• ☐ Kişisel veri işleniyor mu?
• ☐ Veri konumu gereksinimi var mı?
• ☐ Saklama süresi yükümlülüğü var mı?
• ☐ Müşteri sözleşmelerinde taahhüt var mı?
• ☐ Hukuk birimi bilgilendirildi

E-posta, şirketin en yoğun kişisel veri barındıran sistemlerinden biridir; bu adım atlanmamalıdır.

4. Adım — Teklif toplama

• ☐ Gereksinim belgesi yazıldı
• ☐ En az üç sağlayıcıya gönderildi
• ☐ Hepsine aynı bilgiler verildi
• ☐ Yenileme fiyatları istendi
• ☐ Yazılı cevaplar arşivlendi
• ☐ Satış öncesi yanıt hızları not edildi

5. Adım — Değerlendirme

Karşılaştırma tablosu:

6. Adım — Karar notu

• Karşılaştırılan alternatifler
• Yıllık toplam maliyetler
• Önerilen seçenek ve gerekçesi
• Elenenlerin eleme sebepleri
• Riskler ve azaltma önlemleri
• Geçiş planı ve süresi
• Sözleşme süresi

7. Adım — Hukuki inceleme

• ☐ Sözleşme incelendi
• ☐ Veri işleyen sözleşmesi düzenlendi
• ☐ Veri konumu teyit edildi
• ☐ Çıkış ve veri iade maddeleri kontrol edildi
• ☐ Sorumluluk sınırı değerlendirildi

8. Adım — Onay

Yetki matrisine göre onay alınır ve kayıt tutulur.

9. Adım — Alım ve hesap açılışı

• ☐ Hesap şirket adına açıldı
• ☐ Yönetici bildirim adresi rol bazlı
• ☐ Yedek bildirim adresi farklı alan adında
• ☐ Fatura bilgileri şirkete ait
• ☐ Ödeme kurumsal yöntemle
• ☐ Erişim en az iki kişide
• ☐ Parola yöneticisine kaydedildi
• ☐ İki adımlı doğrulama açıldı

10. Adım — Geçiş projesi

• ☐ Proje sorumlusu atandı
• ☐ Takvim belirlendi
• ☐ Kullanıcılar bilgilendirildi
• ☐ Hesaplar oluşturuldu
• ☐ Eski postalar aktarıldı
• ☐ DNS kayıtları güncellendi
• ☐ Cihaz ayarları yapıldı
• ☐ Test edildi
• ☐ Eski hesaplar bir süre açık tutuluyor

11. Adım — Kayıt ve takip

12. Adım — Politika ve eğitim

• ☐ Kurumsal e-posta politikası yazıldı
• ☐ Kullanım kuralları duyuruldu
• ☐ Güvenlik farkındalık eğitimi planlandı
• ☐ İmza şablonu dağıtıldı
• ☐ Ayrılış/işe alım süreçlerine e-posta adımı eklendi

Yenileme dönemi

1. Bitişten iki ay önce değerlendirme başlar
2. Hesap envanteri gözden geçirilir
3. Kullanılmayan hesaplar kapatılır
4. Yaşanan sorunlar değerlendirilir
5. Yenileme fiyatı sorgulanır
6. Alternatif teklif alınır
7. Pazarlık yapılır
8. Karar verilir ve kayıt güncellenir

Üçüncü madde her yıl tasarruf sağlar.

Sürecin faydası

• Hesap sayısı ve maliyet kontrol altında kalır
• Sözleşme ve uyum yükümlülükleri takip edilir
• Sorumlu kişi değişse de süreklilik korunur
• Yenilemeler sürpriz olmaz
• Denetim taleplerine hızlı cevap verilir