Sevkiyattan teslimata kadar sürecin aşama aşama akışı ve her aşamada kimin ne yaptığı.
E-irsaliyenin kâğıttan en önemli farkı, teslimatın sistem üzerinden kayıt altına alınması. Aşağıda sürecin zaman içindeki akışını izliyoruz.
Aşama 1 — İrsaliye düzenlenir
Kim yapar: Satıcı (sevk eden taraf).
Ne olur: Sevkiyat bilgileri, ürünler, araç ve sürücü bilgisi girilerek belge hazırlanır ve imzalanır.
Zamanlama: Sevkiyat başlamadan önce.
Sarkarsa: Mal yola çıkmış ama belge düzenlenmemişse, denetimde sorun doğar.
Aşama 2 — Belge sisteme iletilir
Kim yapar: Sistem.
Ne olur: Belge alıcının kutusuna düşer.
Sarkarsa: Teknik bir hata varsa belge alıcıya ulaşmaz. Sevkiyat öncesi durum kontrolü bu yüzden önemlidir.
Aşama 3 — Mal yola çıkar
Kim yapar: Sürücü/nakliyeci.
Ne olur: Sevkiyat başlar. Belgenin görüntüsü ya da erişim yolu araçtadır.
Sarkarsa: Sürücü belgeye erişemiyorsa yol denetiminde sorun yaşanır. Bu konudaki düzen yazılı olmalıdır.
Aşama 4 — Mal teslim edilir
Kim yapar: Alıcı teslim alır.
Ne olur: Fiziksel teslimat gerçekleşir; alıcı malı sayar ve kontrol eder.
Dikkat: Bu aşamada tespit edilen eksik ya da hasar, yanıtta belirtilecektir. Alıcı tarafında bu kontrolü kimin yapacağı belli olmalıdır.
Aşama 5 — Alıcı yanıt verir
Kim yapar: Alıcı.
Ne olur: Sistem üzerinden yanıt verilir. Üç tipik durum:
| Yanıt | Anlamı | Sonrası |
|---|---|---|
| Kabul | Teslimat irsaliyeyle uyumlu | Süreç tamamlanır |
| Kısmi kabul | Eksik ya da hasarlı teslim var | Fark kayıt altına alınır |
| Red | Teslimat kabul edilmedi | Malın iadesi ve belge düzeltmesi |
Sarkarsa: Yanıt verilmezse teslimatın kaydı oluşmaz ve sonraki fatura aşamasında mutabakat zorlaşır.
Aşama 6 — Fark varsa işlenir
Kim yapar: Satıcı.
Ne olur: Kısmi kabul ya da red bildirimi alındığında:
- Fark incelenir
- Stok kaydı düzeltilir
- Fatura buna göre düzenlenir (henüz kesilmemişse)
- Gerekiyorsa yeni sevkiyat planlanır
Kritik nokta: Fatura, irsaliye yanıtı geldikten sonra kesilirse eksik teslim faturaya yansımaz. Bu, mutabakat farklarını önlemenin en pratik yoludur.
Aşama 7 — Fatura kesilir ve ilişkilendirilir
Ne olur: Sevkiyata ait fatura düzenlenir ve irsaliyeyle ilişkilendirilir.
Neden önemli: Hangi sevkiyatın faturalandığı, hangisinin faturalanmadığı bu bağ sayesinde izlenir.
Aşama 8 — Dönem sonu kontrolü
Ne olur: Faturalanmamış irsaliyeler ve yanıtlanmamış belgeler listelenir.
Neden önemli: Sevk edilmiş ama faturalanmamış mallar, dönem sonunda hem gelir hem stok tablosunu etkiler.
Yanıt sürecini sağlıklı yürütmek
Satıcı tarafında:
- Gönderilen irsaliyelerin durumunu günlük kontrol edin
- Yanıtlanmayan belgeler için müşteriyle iletişime geçin
- Kısmi kabul bildirimlerini aynı gün değerlendirin
- Faturayı yanıt sonrası kesin
Alıcı tarafında:
- Yanıt verecek kişiyi belirleyin (depo sorumlusu genelde en doğru adres)
- Teslim alma ve yanıt verme işlemini aynı ana bağlayın
- Eksik/hasar durumunu açık yazın
- Yanıtsız belge biriktirmeyin
İkinci madde belirleyicidir: yanıt, malı teslim alan kişi tarafından teslim anında verilirse süreç işler. Ofise bırakılan bir iş olarak tanımlanırsa günler sonra ve eksik bilgiyle verilir.
Kritik zamanlama
Üç nokta zaman baskılıdır:
- Belge sevkiyattan önce düzenlenmeli
- Yanıt teslim anında verilmeli
- Fatura yanıt sonrası kesilmeli
Bu üçü yerine oturduğunda irsaliye-fatura-stok üçlüsü kendiliğinden tutarlı hâle gelir.
Yorumlar (0)
Henüz yorum yok — ilk yorumu siz yazın.
Yorum yaz