E-İrsaliye Nedir?

Kısa cevap: E-irsaliye, malın fiziksel sevkiyatını belgeleyen sevk irsaliyesinin elektronik hâlidir. Sevkiyat başlamadan önce düzenlenir ve sistem üzerinden alıcıya iletilir.

Faturadan farkı ne?

İkisi farklı işleve sahiptir:

• İrsaliye: Malın fiziksel hareketini belgeler — nereden nereye, ne zaman, ne gitti.
• Fatura: Ticari borcu belgeler — ne kadar, kime, hangi koşullarla.

Bir sevkiyat için irsaliye, ticari işlem için fatura düzenlenir. İkisi aynı belge değildir.

Ne zaman düzenlenir?

Mal sevkiyata çıkmadan önce. Bu, kâğıt irsaliyeyle aynı mantıktır: araç yola çıktığında belge hazır olmalıdır.

Elektronik olması bu zorunluluğu değiştirmez; aksine düzenleme anının kaydı sistemde tutulduğu için daha izlenebilirdir.

Yolda kâğıt bulundurmak gerekir mi?

Denetimde belgenin gösterilebilmesi gerekir. Uygulamada iki yol kullanılır: elektronik belgenin görüntüsünün araçta bulundurulması ya da elektronik ortamda erişilebilir olması.

Nakliyeci firmalarla çalışıyorsanız bu konuda net bir düzen kurun; sürücünün ne yapması gerektiği yazılı olsun.

Alıcı yanıt veriyor mu?

Evet. Alıcı, teslim aldığı malın irsaliyeyle uyumlu olup olmadığını belirten bir yanıt verir. Eksik ya da hasarlı teslimde bu yanıt kayıt altına alınır.

Bu, kâğıt irsaliyede olmayan bir izlenebilirlik sağlar.

Kimler kullanmak zorunda?

Kapsam ölçütleri düzenlemeyle belirlenir ve genişletilir. Genel eğilim, e-fatura kapsamındaki mal sevkiyatı yapan mükellefleri kademeli olarak dâhil etmek yönünde.

Kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.

Her sevkiyat için ayrı mı düzenlenir?

Evet, her sevkiyat işlemi için düzenlenir. Aynı müşteriye günde birden fazla sevkiyat yapıyorsanız her biri ayrı belgedir.

Sevkiyat iptal olursa ne yapılır?

İptal ve düzeltme yolları vardır; alıcının yanıt verip vermediğine göre izlenecek yol değişir. Bu konuda entegratörünüzün rehberini ve mali müşavirinizin görüşünü alın.

Depo sistemine bağlanabilir mi?

Evet ve asıl kazanç buradadır. Depo/stok sisteminizle bağlı çalıştığında sevkiyat kaydı, irsaliye ve stok hareketi tek işlemde oluşur.

Bağlantı kurulmazsa aynı veri iki kez girilir ve fark üretme riski doğar.

İnternet olmayan bir depoda ne yapılır?

Bu, sahada en sık sorulan sorulardan biri. Çözümler:

• Belgeyi önceden hazırlayıp sevkiyat anında kullanmak
• Mobil bağlantı altyapısı kurmak
• Çevrim dışı çalışıp bağlantı geldiğinde gönderen bir yapı kullanmak

Entegratör seçerken bu senaryoyu açıkça sorun; sahada çalışan bir depo için belirleyici bir kriterdir.

Başlamak için ne gerekiyor?

E-fatura ile aynı altyapı üzerine kurulur: mali mühür, entegratör/portal ve doğru cari bilgiler. Ek olarak sevkiyat sürecinizin ve depo düzeninizin gözden geçirilmesi gerekir.

Kapsam ve yükümlülükleriniz için mali müşavirinize danışın.