E-Faturaya Geçiş Kontrol Listesi

E-faturaya geçişte aksayan işletmelerin çoğu teknik bir sorun yaşamıyor; bir hazırlık maddesini atlıyor.

Aşağıdaki listeyi geçiş tarihinden en az iki hafta önce doldurun.

A. Yasal ve idari hazırlık

• ☐ Kapsam durumu mali müşavirle teyit edildi
• ☐ Geçiş tarihi belirlendi
• ☐ E-arşiv fatura yükümlülüğü de değerlendirildi
• ☐ E-defter yükümlülüğü olup olmadığı soruldu
• ☐ Mali mühür/e-imza başvurusu yapıldı
• ☐ Mali mühür teslim alındı ve test edildi
• ☐ GİB kaydı tamamlandı
• ☐ Aktivasyon tarihi bildirildi

Takılırsanız: Mali mühür en uzun süren adımdır. Diğer maddeler onu beklediği için ilk sırada başlatılmalıdır.

B. Yöntem ve sistem

• ☐ Portal mı entegratör mü kararı verildi
• ☐ Entegratör seçildiyse sözleşme incelendi
• ☐ Kontör/paket ihtiyacı belge sayısına göre hesaplandı
• ☐ Saklama koşulları ve süresi netleşti
• ☐ Sözleşme bitiminde veri teslimi maddesi kontrol edildi
• ☐ Muhasebe programıyla entegrasyon kuruldu
• ☐ Gelen fatura aktarımı da devrede
• ☐ Yedek erişim yöntemi belirlendi (tek bilgisayara bağımlı değil)

Takılırsanız: Yedinci madde en sık atlanan olanıdır. Yalnız giden fatura kurulduğunda kazanımın yarısı elde edilemez.

C. Veri hazırlığı

• ☐ Cari hesap kartlarındaki unvanlar doğrulandı
• ☐ Vergi kimlik numaraları kontrol edildi
• ☐ Vergi daireleri güncellendi
• ☐ Adres bilgileri tamamlandı
• ☐ Mükerrer cari kartlar birleştirildi
• ☐ Müşterilerin e-fatura mükellefiyeti toplu sorgulandı
• ☐ Çok şubeli müşterilerde etiket bilgisi kaydedildi
• ☐ Ürün/hizmet kartlarında KDV oranları doğrulandı
• ☐ Birim tanımları tamamlandı

Takılırsanız: Bu bölüm, geçişte en çok hata üreten alandır ve tamamen önlenebilir. Bir öğleden sonra ayırmak, ilk haftanın kaosunu ortadan kaldırır.

D. Numaralandırma ve şablon

• ☐ Seri yapısı belirlendi
• ☐ Fatura kesen her nokta için ayrı seri tanımlandı
• ☐ İade faturaları için ayrı seri açıldı
• ☐ Fatura şablonu hazırlandı
• ☐ Logo ve iletişim bilgileri güncel
• ☐ Banka bilgileri doğru
• ☐ Uzun ürün adlarıyla çıktı testi yapıldı
• ☐ Siyah-beyaz baskıda okunabilirlik kontrol edildi

E. Personel ve süreç

• ☐ Fatura kesecek kişiler belirlendi
• ☐ Yetkilendirmeler tanımlandı
• ☐ Eğitim yapıldı
• ☐ Herkes en az bir test faturası kesti
• ☐ Yedek kişi belirlendi (tek kişiye bağımlı değil)
• ☐ Hata durumunda kime başvurulacağı yazıldı
• ☐ Gün sonu durum kontrolü rutini tanımlandı
• ☐ Gelen faturaları kimin kontrol edeceği belli

Takılırsanız: Beşinci madde kritik. Fatura kesmeyi tek kişi biliyorsa, o kişinin izni ya da hastalığı iş durdurur.

F. Müşteri ve tedarikçi iletişimi

• ☐ Müşterilere geçiş bilgilendirmesi yapıldı
• ☐ Fatura iletim biçimi (e-posta adresi vb.) teyit edildi
• ☐ Tedarikçilere kendi bilgileriniz iletildi
• ☐ Etiket bilginiz tedarikçilere bildirildi
• ☐ Mali müşavirle veri akışı düzeni konuşuldu

G. Geçiş günü

• ☐ Test faturası başarıyla kesildi
• ☐ Muhasebeye aktarım doğrulandı
• ☐ Alıcı tarafında belgenin göründüğü teyit edildi
• ☐ Kontör bakiyesi yeterli
• ☐ Destek iletişim bilgileri elde
• ☐ İlk gün yoğun bir güne denk getirilmedi

Durum değerlendirmesi

C bölümünde (veri hazırlığı) eksiğiniz varsa, diğer bölümler tam olsa bile ilk hafta sorunlu geçer. Öncelik sırasını buna göre kurun.

Kapsam ve süreler için mali müşavirinize danışın.