E-Fatura Hakkında Yanlış Bilinenler

E-fatura kullanan işletmelerde bile bazı yanlış bilgiler yerleşmiş durumda. Aşağıdakiler, sahada en sık düzeltmek zorunda kaldıklarımız.

1. "Kestikten sonra iptal edebilirim"

Gerçek: E-fatura serbestçe iptal edilemez. Ticari senaryoda alıcı süresi içinde reddedebilir; temel senaryoda ise iade faturası veya harici itiraz yolları gerekir.

Nereden çıkmış: E-arşiv faturada aynı gün içinde iptal imkânı olmasından. İki belge türünün kuralları karıştırılıyor.

2. "PDF'i gönderdim, fatura teslim edilmiş sayılır"

Gerçek: E-fatura, sistem üzerinden alıcının kutusuna iletilir. PDF ya da e-posta gönderimi bilgilendirmedir, resmî iletim değildir.

E-arşiv faturada durum farklıdır: orada iletim e-posta/bağlantı yoluyla yapılır.

3. "Alıcı faturayı görmediyse geçersizdir"

Gerçek: Belge sisteme başarıyla iletildiyse geçerlidir. Alıcının kutusuna bakmaması sonucu değiştirmez; ticari senaryoda yanıt süresi dolduğunda fatura kabul edilmiş sayılır.

Bu, gelen kutusunu düzenli kontrol etmeyen işletmeler için ciddi bir risktir.

4. "Entegratör değiştirirsem eski faturalarım gider"

Gerçek: Belgeler sizindir ve dışa aktarılabilir. Ancak bu hakkın sözleşmede yazılı olması gerekir.

Sözleşmede veri teslim maddesi yoksa, aktarım ek ücrete ya da zaman kaybına dönüşebilir. Bu yüzden sözleşme aşamasında sorulması gereken bir konudur.

5. "Faturayı bastırıp imzalatmam gerekiyor"

Gerçek: Elektronik belge mali mühür/e-imza ile zaten imzalanmıştır. Islak imza gerekmez.

Bazı müşteriler kâğıt çıktı üzerine kaşe-imza istemeye devam eder; bu ticari bir alışkanlıktır, hukuki bir zorunluluk değildir.

6. "Temel senaryo daha az güvenli"

Gerçek: İki senaryonun hukuki geçerliliği aynıdır. Fark, itirazın sistem içinden mi yoksa dışından mı yürüyeceğidir.

Temel senaryoda da itiraz hakkı vardır; sadece yolu farklıdır.

7. "E-fatura kesince KDV beyanı otomatik oluyor"

Gerçek: Beyan yükümlülüğü devam eder. E-fatura verinin doğru ve eksiksiz olmasını sağlar, beyanı hazırlamaz.

Mali müşavirinizle çalışma düzeniniz değişmez; sadece veri akışı hızlanır.

8. "Program aldım, artık e-faturacıyım"

Gerçek: Muhasebe programı satın almak e-fatura kullanıcısı olmak demek değildir. Mali mühür, GİB kaydı ve aktivasyon ayrı adımlardır.

Ayrıca programınızın entegratör hizmeti sunup sunmadığı da ayrı bir konudur.

9. "Kâğıt fatura defterini saklamama gerek yok"

Gerçek: Geçiş öncesine ait kâğıt belgelerin saklama süresi devam eder. E-faturaya geçmek, geçmiş belgeleri ortadan kaldırmaz.

Arşivi boşaltmadan önce sürelerini mali müşavirinize teyit ettirin.

10. "Numarayı ben belirlerim, istediğim gibi atlarım"

Gerçek: Numarayı sistem üretir ve ardışıklık korunur. Atlanan numaraların açıklanabilir olması gerekir.

Bu yüzden test belgeleri gerçek seride kesilmemelidir.

11. "Fatura gönderildi görünüyorsa iş bitmiştir"

Gerçek: "Gönderildi" ile "işlendi/ulaştı" farklı durumlardır. Belge teknik bir sebeple takılmış olabilir.

Gün sonunda gönderilen belgelerin durumunu kontrol etme alışkanlığı, bu riski tamamen ortadan kaldırır.

12. "Küçük işletmeyim, bana bulaşmaz"

Gerçek: Kapsam ölçütleri düzenli olarak genişliyor ve ciro eşikleri aşağı çekiliyor. Ayrıca internet üzerinden satış gibi faaliyetler ciro şartı olmadan kapsama girmeye yol açabiliyor.

Doğruyu nereden öğrenirsiniz?

Kendi durumunuz için mali müşaviriniz, düzenlemeler için GİB'in resmî duyuruları, sistemin işleyişi için entegratörünüzün destek ekibi.

Bu üçü dışındaki kaynaklarda dolaşan tarih ve tutar bilgileri hızla eskiyor.