"Görüşüldü" diye yazılan not hiçbir işe yaramaz. İyi bir görüşme notunun yapısını ve örneklerini paylaşıyoruz.
CRM'deki en yaygın veri kalitesi sorunu boş alanlar değil, işe yaramayan notlardır. "Görüşüldü", "arandı", "ilgileniyor" gibi kayıtlar sistemde yer kaplar ama hiçbir soruyu cevaplamaz.
İyi bir not, altı ay sonra o kaydı açan kişinin ne olduğunu anlamasını sağlar.
Kötü ve iyi not karşılaştırması
| Kötü | İyi |
|---|---|
| "Görüşüldü, ilgileniyor" | "Satın alma müdürü Ayşe Hanım ile görüşüldü. 3 şubede kullanmayı düşünüyorlar, bütçe onayı genel müdürde. Mart ayında karar verecekler." |
| "Teklif gönderildi" | "Teklif gönderildi (25 kullanıcı, yıllık). Fiyatı yüksek buldular, rakip X ile karşılaştırıyorlar. Eğitim dâhil olmasını istiyorlar." |
| "Ulaşılamadı" | "3 kez arandı, ulaşılamadı. Santral, yetkilinin izinde olduğunu söyledi. 15 Mart'ta tekrar aranacak." |
| "Olumsuz" | "Bu yıl için bütçe ayrılmamış. Gelecek yıl bütçe planlaması Ekim'de yapılıyor, o dönem tekrar temas edilecek." |
Notta olması gereken beş bilgi
- Kiminle görüşüldü? Ad ve rol.
- Ne konuşuldu? Somut konu.
- Ne öğrenildi? İhtiyaç, bütçe, süreç, karar mekanizması.
- Engel ne? İtiraz, rakip, zamanlama.
- Sonraki adım ne, ne zaman?
Beşinci madde zorunlu alan olmalıdır; diğerleri alışkanlıkla gelir.
Standart yapı kullanın
Ekipte ortak bir şablon, notların karşılaştırılabilir olmasını sağlar:
- Görüşülen: ad, unvan
- Konu: ne görüşüldü
- Durum: nerede kaldık
- İtiraz/engel: varsa
- Sonraki adım: ne, kim, ne zaman
Şablonu not alanına ön tanımlı metin olarak koyabilirsiniz; boş alandan çok daha fazla doldurulur.
Ne yazılmamalı?
- Kişisel yorum ve sıfatlar: "adam çok zor", "kadın anlamıyor" gibi ifadeler kurumsal kayıtta yer almamalı. Not, müşteriye gösterilebilecek nitelikte olmalı.
- Hassas kişisel veri: sağlık, inanç, siyasi görüş gibi bilgiler kaydedilmemeli.
- Doğrulanmamış söylenti: "duyduğuma göre battı" tipi bilgiler risk üretir.
- Gizli ticari bilgi (üçüncü tarafa ait): başka müşteriden öğrenilen fiyat bilgisi gibi.
- Şifre ve erişim bilgisi
Pratik ölçü: "Bu notu müşteri okusa rahatsız olur mu?" Cevap evet ise yazmayın.
Ne zaman yazılmalı?
Görüşmeden hemen sonra, en geç aynı gün. Sebep basit: ayrıntı hızla kaybolur ve gecikmiş not "görüşüldü" seviyesine iner.
Saha ekibi için mobil hızlı not, bu alışkanlığın tek uygulanabilir yoludur.
Not kalitesini artırma yolları
- Toplantılarda notları ekrandan okuyun; kalitesizlik hemen görünür.
- İyi not örneklerini ekiple paylaşın.
- Şablon koyun.
- Not uzunluğunu değil içeriğini denetleyin.
- Yeni ekip üyesine devredilen kayıtlarda not kalitesini kontrol edin.
Birinci madde en hızlı etkiyi yaratır: notunun toplantıda okunacağını bilen kişi daha iyi not tutar.
Notların değeri nerede ortaya çıkar?
- Satışçı ayrıldığında müşteri ilişkisi kopmaz.
- Yıllar sonra tekrar gelen müşterinin geçmişi bilinir.
- İtiraz örüntüleri toplu analiz edilebilir.
- Yeni ekip üyesi hızlı devralır.
- İzinli kişinin müşterisine sağlıklı destek verilir.
İlk madde tek başına CRM yatırımını haklı çıkarır: satışçının ayrılmasıyla müşteri bilgisinin kaybolması, çoğu şirketin yaşadığı en pahalı kayıptır.
Özet
Notta kim, ne, ne öğrenildi, engel ve sonraki adım bulunmalı. Standart şablon kullanın, notu görüşmeden hemen sonra girin ve kişisel yorum ile hassas veriyi kayıt dışında tutun. Ölçüt basittir: notu müşteri okusa rahatsız olacaksa yazmayın.
Yorumlar (0)
Henüz yorum yok — ilk yorumu siz yazın.
Yorum yaz