E-Dönüşüm Terimleri Sözlüğü

E-dönüşüm sürecinde karşınıza teknik terimler çıkıyor: "UBL formatında", "ETTN numarası", "GİB'e raporlandı", "berat yüklendi". Bir entegratör görüşmesinde bunların ne olduğunu bilmek, doğru soruyu sormanızı sağlar.

Terimleri konu gruplarına ayırdık.

Kurumlar ve roller

GİB

Gelir İdaresi Başkanlığı. E-dönüşüm düzenlemelerini yapan, standartları belirleyen ve merkezî sistemi işleten kurumdur.

Özel Entegratör

GİB'den yetki almış, mükellefler adına e-belge düzenleme, gönderme, alma ve saklama hizmeti veren firmalardır. Aracı gibi çalışır: siz belgeyi entegratöre verirsiniz, o GİB sistemine iletir.

Karıştırılan: Muhasebe programı firmasıyla. Programınız entegratör olabilir de olmayabilir de.

GİB Portal

GİB'in ücretsiz sunduğu, tarayıcı üzerinden belge düzenlemeye yarayan arayüz. Düşük belge hacmi için uygundur, başka sistemlerle bütünleşmez.

Doğrudan Entegrasyon

Şirketin kendi bilgi işlem altyapısını GİB sistemine doğrudan bağlamasıdır. Teknik kaynak ve süreklilik gerektirir; genellikle çok yüksek hacimli kurumlar tercih eder.

Belge yapısı ve teknik terimler

UBL-TR

Elektronik belgelerin hangi alanları hangi sırayla içereceğini tanımlayan standart format. Belgenin "dili" gibi düşünülebilir; bu sayede farklı programlar birbirinin belgesini okuyabilir.

XML

Belgenin asıl saklandığı dosya biçimi. Gözle okunması zor, makineyle işlenmesi kolay bir yapıdır. E-faturanın aslı XML dosyasıdır.

ETTN

Her elektronik belgeye verilen benzersiz kimlik numarası. Belgeyi sistem içinde aramanın en kesin yoludur; entegratör desteğiyle konuşurken genelde bu numara istenir.

Belge Numarası

Faturanın seri-sıra numarasıdır. ETTN'den farklıdır: ETTN sistemin verdiği kimlik, belge numarası ise sizin numaralandırma düzeninizdir.

Görüntüleyici / HTML Görüntü

XML dosyasının insan gözüyle okunabilir hâli. Müşterinize gönderdiğiniz "fatura görseli" budur; hukuki asıl olan XML'dir.

Kimlik ve imza

Mali Mühür

Tüzel kişilerin e-belgelerini imzaladığı elektronik sertifika. Fiziksel bir donanım (token) ile birlikte gelir. Şirketin elektronik kaşesi gibi çalışır.

E-İmza (Nitelikli Elektronik Sertifika)

Gerçek kişiye ait elektronik imza. Şahıs işletmeleri belgelerini bununla imzalar; ayrıca resmî işlemlerde de kullanılır.

Zaman Damgası

Bir verinin belirli bir tarihte var olduğunu kanıtlayan elektronik kayıt. Sonradan tarih değiştirme iddialarını önler.

Süreç terimleri

Senaryo

Faturanın hangi akışta işleyeceğini belirler. Temel senaryoda alıcı yanıt vermez; ticari senaryoda kabul veya red yanıtı verebilir.

Uygulama Yanıtı

Alıcının faturaya verdiği kabul/red cevabının sistemsel karşılığıdır.

Sistem Yanıtı

Belgenin teknik olarak işlenip işlenmediğini bildiren otomatik cevap. Uygulama yanıtıyla karıştırılır: sistem yanıtı "belge ulaştı mı", uygulama yanıtı "alıcı kabul etti mi" sorusunu cevaplar.

Berat

E-defterin belirli bir dönemde bu içerikle var olduğunu onaylayan dosya. Defterin kendisi değil, özetinin onaylanmış hâlidir.

E-Arşiv Raporu

Düzenlenen e-arşiv faturaların belirli dönemlerde GİB'e toplu bildirilmesidir. Faturayı kesmek yeterli değildir; raporun da gitmesi gerekir.

Kutu ve adres kavramları

Posta Kutusu / Etiket

E-fatura sisteminde belgelerin ulaştığı adrestir. Birden fazla şubesi olan şirketler farklı etiketler tanımlayabilir; yanlış etikete gönderilen fatura yanlış birime düşer.

Mükellef Listesi

GİB'in yayımladığı, e-fatura kullanıcılarının listesi. Bir müşterinize e-fatura mı yoksa e-arşiv fatura mı keseceğinizi bu listeden anlarsınız — ve bu kontrol otomatik yapılmalıdır.

E-Tebligat

Resmî bildirimlerin elektronik ortamda yapılması. Kutuya düşen tebligat, açılmasa da tebliğ edilmiş sayılır.

Saklama terimleri

İkincil Kopya

E-defter ve beratların, mükellefin kendi saklamasına ek olarak GİB'in belirlediği ortamda da saklanmasıdır.

Saklama Yükümlülüğü

Belgelerin yasal süre boyunca erişilebilir tutulması sorumluluğudur ve mükellefe aittir — hizmet aldığınız firmaya devrolmaz.

Bu sözlüğü nasıl kullanmalı?

Bir entegratör görüşmesine girmeden önce şu dört terimi bilmeniz yeterli: senaryo, entegrasyon yöntemi, saklama ve mükellef listesi kontrolü. Geri kalanı süreç ilerledikçe yerine oturur.