Bir CRM'den diğerine geçiş, ilk kurulumdan daha risklidir. Göç planını ve geri dönüş senaryosunu anlatıyoruz.
Sıfırdan CRM kurmakla, mevcut bir CRM'den diğerine geçmek aynı şey değildir. İkincisinde çok daha fazla veri, çok daha karmaşık ilişkiler ve çalışan bir sistemi bozma riski vardır.
Göç öncesi karar: neyi taşıyoruz?
| Veri | Karar |
|---|---|
| Aktif müşteriler | Mutlaka |
| Açık fırsatlar | Mutlaka |
| Açık teklifler | Mutlaka |
| Aktif sözleşmeler | Mutlaka |
| Son 2 yıl aktivite geçmişi | Genelde evet |
| Eski kapanmış fırsatlar | Özet olarak |
| Ekler ve dosyalar | Seçmeli (hacim büyük olur) |
| Pasif/ölü kayıtlar | Taşımayın, arşivleyin |
| Sistem logları | Taşınmaz |
Her şeyi taşıma refleksine direnin: taşınan her gereksiz kayıt, göç süresini ve hata riskini artırır.
Göç planı adımları
1. Envanter çıkarın
- Hangi nesne türlerinden kaç kayıt var?
- Özel alanlar neler?
- Hangi ilişkiler var?
- Dosya eklerinin toplam boyutu ne?
- Hangi entegrasyonlar bağlı?
2. Dışa aktarım yeteneğini test edin
Eski sistemden veriyi gerçekten alabildiğinizi doğrulayın. Bazı sistemlerde dışa aktarım kısıtlıdır: notlar, ekler ya da aktivite geçmişi alınamayabilir.
Bu testi göç kararından önce yapın; sonra yapılırsa kilitlenirsiniz.
3. Alan eşleştirme tablosu hazırlayın
Eski sistemdeki her alanın yeni sistemdeki karşılığını yazın. Karşılığı olmayanlar için karar verin: yeni alan mı açılacak, yoksa taşınmayacak mı?
4. Seçim listesi değerlerini eşleştirin
Aşama adları, kaynak listeleri, kayıp sebepleri iki sistemde farklıdır. Eşleştirme tablosunu önceden yapın; yoksa değerler boş kalır.
5. Kullanıcı eşleştirmesi yapın
Kayıt sahipleri yeni sistemdeki kullanıcılarla eşleşmeli. Ayrılmış personelin kayıtları için bir "devir" kullanıcısı tanımlayın.
6. Test göçü yapın
- Örnek veri setiyle deneyin.
- İlişkilerin korunduğunu doğrulayın.
- Tarih ve tutar biçimlerini kontrol edin.
- Türkçe karakterleri kontrol edin.
- Eklerin açıldığını doğrulayın.
7. Dondurma dönemi belirleyin
Göç sırasında eski sisteme veri girişi durmalıdır. Bu süre kısa olmalı (ideali hafta sonu).
8. Tam göç ve doğrulama
- Kayıt sayılarını karşılaştırın.
- Rastgele örnekleri elle kontrol edin.
- Toplam tutarları (açık fırsat değeri gibi) karşılaştırın.
- Kritik müşterileri tek tek doğrulayın.
Geri dönüş planı
Göç başarısız olursa ne yapacaksınız? Baştan yazın:
- Eski sistem ne kadar süre açık kalacak? (En az 1-3 ay)
- Eski sistemin sözleşmesi ne zaman bitiyor?
- Tam yedek alındı mı, nerede duruyor?
- Hangi koşulda geri dönülecek?
- Kim karar verecek?
Eski sistemi göç günü kapatmayın; bu, geri dönüş ihtimalini ortadan kaldırır.
Entegrasyonlar
Eski CRM'e bağlı her sistem yeniden bağlanmalıdır:
- Muhasebe
- Web formları
- E-posta ve mesajlaşma
- Santral
- Raporlama araçları
- Özel geliştirilmiş uygulamalar
Her biri için sorumlu ve tarih belirleyin. Unutulan bir entegrasyon, göçten haftalar sonra veri kaybı olarak ortaya çıkar.
Sık yaşanan sorunlar
| Sorun | Önlem |
|---|---|
| Aktivite geçmişi taşınamıyor | Dışa aktarımı önceden test edin |
| Ekler çok büyük | Seçmeli taşıyın, kalanı arşivleyin |
| İlişkiler kopuyor | Kimlik eşleştirme tablosu tutun |
| Aşamalar uyuşmuyor | Eşleştirme tablosu hazırlayın |
| Ayrılan personelin kayıtları sahipsiz | Devir kullanıcısı tanımlayın |
| Göç uzuyor, iş duruyor | Hafta sonu ve parçalı göç planlayın |
Özet
Göç kararından önce eski sistemden veriyi gerçekten alabildiğinizi test edin. Neyi taşımayacağınıza karar verin, alan ve seçim listesi eşleştirmelerini yazılı yapın, mutlaka test göçü deneyin ve eski sistemi en az bir-üç ay açık tutarak geri dönüş planınızı koruyun.
Yorumlar (0)
Henüz yorum yok — ilk yorumu siz yazın.
Yorum yaz