E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

E-arşiv fatura kesmek, e-faturaya çok benzer. Ayrıldığı iki nokta var: alıcı bilgisi girişi ve belgenin müşteriye nasıl iletileceği.

Başlamadan önce elinizde olmalı

• Mali mühür/e-imza
• Alıcının bilgileri (kurumsal alıcıda vergi no ve unvan; nihai tüketicide ad-soyad ve TC kimlik no)
• Alıcının iletişim bilgisi (e-posta ya da telefon)
• Fatura kalemleri

1. Adım — Alıcı türünü belirleyin

Vergi numarasını girdiğinizde sistem, alıcının e-fatura mükellefi olmadığını görüp belgeyi e-arşiv fatura olarak açar.

Nihai tüketiciye kesiyorsanız TC kimlik numarası ve ad-soyad girersiniz.

Sık hata: Nihai tüketici satışlarında kimlik bilgisi almadan fatura kesmeye çalışmak. Belirli tutarın üzerindeki satışlarda alıcı bilgisi gerekir; eşiği mali müşavirinize sorun.

2. Adım — İletişim bilgisini girin

Bu adım e-faturada yoktur ve e-arşivde kritiktir: belgeyi müşteriye siz ulaştıracaksınız.

• E-posta adresi (kurumsal satışlarda)
• Telefon numarası (SMS ile bağlantı gönderilecekse)

Sık hata: E-posta adresini yanlış girmek. Fatura gitmiş görünür ama müşteriye ulaşmaz; genelde tahsilat aşamasında fark edilir.

3. Adım — Fatura kalemlerini girin

Ürün/hizmet, miktar, birim fiyat, KDV oranı. Bu adım e-faturayla aynıdır.

Sık hata: Perakende satışta ürün adını çok genel yazmak ("muhtelif"). Fatura içeriğinin anlaşılır olması, sonraki iade ve garanti süreçlerini kolaylaştırır.

4. Adım — Fatura tipini seçin

Standart satışta "satış" tipi kullanılır. İade, istisna gibi özel durumlarda ilgili tip seçilir.

Sık hata: Nihai tüketici iadelerinde belge düzenini atlamak. Tüketici fatura kesemeyeceği için iade belgesini siz düzenlersiniz.

5. Adım — Kontrol edin ve imzalayın

Gönderim öncesi kontrol:

• Alıcı bilgileri doğru mu?
• İletişim bilgisi doğru mu?
• Tutarlar ve KDV oranları doğru mu?
• Tarih doğru mu?

Mali mühür/e-imza ile imzalarsınız.

6. Adım — Müşteriye iletin

İletim yolunu seçersiniz:

• E-posta: Ek olarak PDF ya da bağlantı
• SMS: Bağlantı gönderimi
• Kâğıt çıktı: Elden teslim
• Portal: Müşteri kendi hesabından erişir

Sistem bunu otomatik yapıyorsa gönderim kaydının oluştuğunu doğrulayın.

Sık hata: Gönderimin başarısız olduğunu fark etmemek. Geçersiz e-posta adreslerinde gönderim geri döner; bu geri dönüşleri kimse takip etmiyorsa müşteri faturayı hiç görmez.

7. Adım — Raporlama durumunu kontrol edin

E-arşiv faturaların dönemsel olarak GİB'e raporlanması gerekir.

• Entegratör kullanıyorsanız bu genelde otomatiktir; yine de rapor durumunu ara ara kontrol edin.
• Portal kullanıyorsanız takip tamamen sizdedir.

Sık hata: "Faturayı kestim, bitti" varsayımı. Rapor gitmezse belge düzenlenmiş olmasına rağmen yükümlülük tamamlanmamış olur.

Bittiğinde şunlar olmuş olmalı

• Belge durumu başarılı görünüyor
• ETTN numarası atanmış
• Müşteriye iletim kaydı oluşmuş (geri dönmemiş)
• Muhasebe kaydına yansımış
• Rapor kuyruğunda görünüyor ya da gönderilmiş

E-faturadan farklı üç nokta

Özetle akılda tutulacaklar:

1. İletim sizin sorumluluğunuzda — e-posta/telefon bilgisi kritik.
2. Dönemsel raporlama var — belge kesmek yeterli değil.
3. Süre içinde iptal mümkün — e-faturaya göre daha esnek.

Tutar eşikleri ve raporlama süreleri için mali müşavirinize danışın.