İhtiyaç analizi olmadan alınan ERP, şirkete uymaz. Analizin adımlarını ve çıktısını anlatıyoruz.
ERP seçiminde en pahalı hata, ihtiyaç analizi yapmadan karar vermektir. Analiz yoksa karşılaştırma da yoktur: her tedarikçi kendi güçlü olduğu tarafı gösterir ve karar sunum kalitesine göre verilir.
Adım 1: Süreçleri haritalayın
Her ana süreç için baştan sona akışı yazın:
- Satın alma: talep → onay → sipariş → mal kabul → fatura → ödeme
- Satış: teklif → sipariş → üretim/stok → sevkiyat → fatura → tahsilat
- Üretim: plan → iş emri → malzeme çekişi → üretim → kalite → mamul giriş
- Depo: giriş → yerleşim → transfer → sayım → çıkış
- Finans: kayıt → mutabakat → raporlama → kapanış
Her adım için: kim yapıyor, hangi belge üretiliyor, hangi bilgi gerekiyor, nerede tıkanıyor?
Adım 2: Sahaya inin
Analizi toplantı odasında yapmayın. Depoya, üretim sahasına, muhasebeye gidin ve işi yapan kişiyle konuşun.
En değerli sorular:
- Bu işi yaparken sizi en çok ne zorluyor?
- Hangi bilgiyi bulmak zaman alıyor?
- Sistemin dışında hangi Excel'leri tutuyorsunuz?
- Aynı bilgiyi kaç yere giriyorsunuz?
- Hangi kontrolü elle yapıyorsunuz?
Üçüncü soru altın değerindedir: tutulan her yan Excel, sistemin karşılamadığı bir ihtiyacın kanıtıdır.
Adım 3: Gereksinimleri işle yazın
| Zayıf | İyi |
|---|---|
| "Stok modülü olsun" | "Aynı ürünü üç depoda ayrı ayrı izleyebilelim, depolar arası transfer belgeyle yapılsın" |
| "Üretim takibi olsun" | "İş emri bazında fiili malzeme ve işçilik maliyetini görebilelim" |
| "Raporlama olsun" | "Müşteri ve ürün bazlı kârlılığı ay sonunu beklemeden görebilelim" |
| "Barkod olsun" | "Depo girişinde barkod okutarak mal kabul yapılabilsin" |
| "İzlenebilirlik olsun" | "Bir lot numarasından hangi müşterilere sevk edildiğini bulabilelim" |
Böyle yazılan gereksinimler demoda test edilebilir; genel ifadeler edilemez.
Adım 4: Önceliklendirin
- Zorunlu: olmazsa sistem işimizi görmez.
- Önemli: olmazsa çalışırız ama verim düşer.
- İyi olur: ileride.
Zorunlu listesini kısa tutun. Her şeyi zorunlu işaretlemek, önceliklendirme yapmamakla aynıdır ve teklif fiyatlarını gereksiz yükseltir.
Adım 5: Sayıları toplayın
Tedarikçinin fiyat verebilmesi için gereken rakamlar:
- Kullanıcı sayısı (modül bazında)
- Lokasyon ve depo sayısı
- Ürün/stok kalem sayısı
- Aylık sipariş, fatura, irsaliye adedi
- Üretim varsa: iş emri sayısı, ürün ağacı derinliği
- Cari sayısı
- Entegre edilecek sistemler
- Şirket/şube sayısı (çoklu şirket yapısı var mı?)
Adım 6: Mevzuat gereksinimlerini listeleyin
- e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-Defter
- Ba-Bs formları
- Tekdüzen hesap planı uyumu
- Sektörel izlenebilirlik gereksinimleri
- KVKK
- Denetim izi
Bu maddeler pazarlık konusu değildir; sistemin karşılaması gerekir.
Adım 7: Kapsam dışını yazın
Ne yapmayacağınızı yazmak, proje kapsamının kaymasını önler:
- "Bu aşamada bakım modülü kurulmayacak."
- "Perakende mağaza satışı kapsam dışı."
- "2022 öncesi hareket verisi taşınmayacak."
Analiz çıktısı
- Çözülecek sorunlar (öncelik sırasıyla)
- Süreç haritaları
- Zorunlu ve önemli gereksinimler
- Sayısal bilgiler
- Mevzuat gereksinimleri
- Entegrasyon listesi
- Kapsam dışı
- Başarı ölçütleri
Bu belgeyi tüm tedarikçilere aynı şekilde gönderin. Farklı belgelerle alınan teklifler karşılaştırılamaz.
Analizi kim yapmalı?
- İç ekiple yapılabilir; süreçleri en iyi siz bilirsiniz.
- Danışman desteği, deneyim ve tarafsızlık katar.
- Analizi yapan danışmanın satıcıyla bağı olmaması tercih edilir.
- Her durumda süreç sahipleri sürece katılmalıdır.
Özet
Analizi sahaya inerek yapın ve "hangi Excel'i tutuyorsunuz" sorusunu mutlaka sorun. Gereksinimleri özellik adıyla değil işle yazın, zorunlu listesini kısa tutun ve mevzuat gereksinimlerini ayrı başlıkta listeleyin. Çıktı, tüm tedarikçilere aynı şekilde gönderilen tek bir gereksinim belgesidir.
Yorumlar (0)
Henüz yorum yok — ilk yorumu siz yazın.
Yorum yaz