CRM Demosu Nasıl Değerlendirilir?

CRM demoları etkileyicidir. Bunun bir sebebi var: demoyu yapan kişi, o senaryoyu yüzlerce kez sunmuştur ve sistemin en güçlü tarafını gösterir.

Sizin işiniz ise farklı bir soruyu cevaplamaktır: bu sistem benim sürecimde çalışır mı?

Demo öncesi hazırlık

1. Gereksinim belgenizi gönderin. Demo sizin sürecinize göre hazırlansın.
2. 3-5 gerçek senaryo yazın. Kendi işinizden, gerçek örneklerle.
3. Örnek veri gönderin. Mümkünse anonimleştirilmiş kendi verinizle görün.
4. Doğru kişileri toplayın. Satış, destek, muhasebe ve BT'den birer temsilci.
5. Soru listenizi hazırlayın.
6. Süreyi ayırın: 30 dakikalık demo yeterli değildir; 60-90 dakika isteyin.

İkinci madde belirleyicidir: hazır senaryoyla izlenen demo, satın alma kararı için yeterli bilgi vermez.

Kendi senaryolarınızla test edin

Demoda mutlaka görülmesi gerekenler:

1. Yeni müşteri ve fırsat kaydı açma
2. Fırsatı aşamalarda ilerletme, kayıp sebebiyle kapatma
3. Teklif hazırlama, indirim onayı, gönderim
4. Görev oluşturma ve hatırlatma alma
5. Bir iş akışı (otomasyon) kurma
6. Rapor oluşturma ve dışa aktarma
7. Yetki sınırlarının çalıştığını görme
8. Mobilden kayıt girme
9. Veri içe aktarma
10. Veri dışa aktarma

Son madde en çok atlanan ve en kritik olanıdır: verinizi geri alabildiğinizi görmeden karar vermeyin.

Demoda dikkat edilecekler

Sorulacak sorular

Ürün

1. Bu özellik hangi pakette açık?
2. Kaç özel alan tanımlayabilirim?
3. Kaç iş akışı kurabilirim?
4. Rapor oluşturmayı kullanıcı kendi yapabilir mi?
5. API kapsamı ne?
6. Mobil uygulamada hangi işlemler yapılabiliyor?

Uygulama

1. Kurulum ne kadar sürer?
2. Veri aktarımını kim yapar?
3. Eğitim dâhil mi, kaç saat?
4. Bizim büyüklüğümüzde kaç referansınız var?
5. Bir referans müşterinizle görüşebilir miyim?

Ticari

1. Toplam ilk yıl maliyeti ne? (Tüm kalemler dâhil)
2. Üç yıllık maliyet ne?
3. Kullanıcı ekleme/çıkarma nasıl işliyor?
4. Fiyat artışı hangi koşulda yapılır?
5. Sözleşme süresi ve çıkış koşulları?
6. Verimi istediğimde alabilir miyim?

Deneme sürümü isteyin

Demo izlemek yetmez; mümkünse deneme sürümü alın ve şunları yapın:

• Gerçek verinizin bir kısmını aktarın.
• Bir haftalık gerçek çalışmayı sistem üzerinden yürütün.
• Ekipten 2-3 kişiye kullandırın.
• Teknik olmayan bir kullanıcının yardımsız iş yapabildiğini gözleyin.

Son madde, kurulum sonrası benimseme sorununu önceden görmenizi sağlar.

Uyarı işaretleri

• Sorularınıza net cevap verilmemesi
• "O da yapılabilir" denip nasıl yapılacağının gösterilmemesi
• Fiyatın kalem kalem verilmemesi
• Veri dışa aktarımı konusunda kaçamak cevap
• Referans verilmemesi
• Aşırı hızlı geçilen ekranlar
• Yalnız hazır senaryoyla sunum yapılması
• Karar için baskı ("bu fiyat bu hafta geçerli")

Karşılaştırma tablosu

En az iki-üç sistemi aynı senaryolarla izleyin ve şu sütunlarla tablo yapın: senaryo başarımı, kullanım kolaylığı, kapsam, entegrasyon, destek, ilk yıl maliyeti, üç yıllık maliyet, dışa aktarım hakkı, referans.

Özet

Demoyu satıcının senaryosuyla değil kendi senaryolarınızla izleyin, gereksinim belgenizi önceden gönderin ve on temel işlemi bizzat test ettirin. Veri dışa aktarımını mutlaka görün, deneme sürümünde teknik olmayan bir kullanıcıyı gözleyin ve en az iki sistemi aynı senaryolarla karşılaştırın.