E-Posta Uyum Kontrol Listesi

Not: Bu liste genel bir çerçevedir, hukuki görüş değildir. Yükümlülükleriniz sektöre ve somut duruma göre değişir; hukuk danışmanınızla çalışın.

A. Envanter ve şeffaflık

• ☐ Hangi kutularda hangi tür veriler işleniyor, biliniyor
• ☐ Hassas veri içeren kutular belirlenmiş
• ☐ Özel nitelikli veri olasılığı değerlendirilmiş
• ☐ Ekler ve arşivler kapsama dahil
• ☐ Paylaşımlı kutular dahil
• ☐ Veri işleme envanterinde e-posta yer alıyor

B. Aydınlatma

• ☐ Web sitesi ve formlarda metin var
• ☐ İşe alım süreçlerinde bilgilendirme yapılıyor
• ☐ Çalışanlara e-posta politikası bildirilmiş
• ☐ Müşteri ve tedarikçiler bilgilendirilmiş
• ☐ Metinler güncel

C. Saklama

• ☐ Saklama politikası yazılı
• ☐ Sınıflandırma yapılmış
• ☐ Süreler tanımlı
• ☐ Hukuk görüşü alınmış
• ☐ Otomatik uygulama var
• ☐ Arşivler kapsanmış
• ☐ Yedekler değerlendirilmiş
• ☐ Yerel kopyalar düşünülmüş
• ☐ Hukuki tutma süreci tanımlı

D. Erişim yönetimi

• ☐ Yetki matrisi var
• ☐ En az yetki uygulanıyor
• ☐ Hassas kutularda erişim dar
• ☐ Erişim kayıtları tutuluyor
• ☐ Ayrılanların erişimi kaldırılıyor
• ☐ Dış paydaş erişimleri kontrollü ve süreli
• ☐ Yıllık denetim yapılıyor

E. Çalışan e-postalarına erişim

• ☐ Politikada tanımlı
• ☐ Çalışan önceden bilgilendirilmiş
• ☐ Meşru gerekçeler listelenmiş
• ☐ Onay süreci var
• ☐ Kapsam sınırlandırma ilkesi tanımlı
• ☐ Kayıt tutuluyor
• ☐ Hukuk görüşü alınmış

F. Güvenlik

• ☐ İki adımlı doğrulama zorunlu
• ☐ Bağlantılar şifreli
• ☐ Cihaz kilidi zorunlu
• ☐ Disk şifrelemesi uygulanıyor
• ☐ Uzaktan silme mümkün
• ☐ Kayıp cihaz süreci tanımlı
• ☐ Yönlendirme kuralları izleniyor
• ☐ Erişim kayıtları inceleniyor

G. Veri paylaşım disiplini

• ☐ Hassas veri e-postayla gönderilmiyor
• ☐ Erişim kontrollü paylaşım kullanılıyor
• ☐ Toplu gönderimde gizli kopya kullanılıyor
• ☐ Yanlış alıcı riskine karşı önlem var
• ☐ Dış alıcı uyarısı etkin
• ☐ Çalışanlar bilgilendirilmiş

H. Sağlayıcı ilişkisi

• ☐ Veri işleyen sözleşmesi var
• ☐ Veri konumu biliniyor ve yazılı
• ☐ Alt işleyenler tanımlı
• ☐ Yurt dışı aktarım değerlendirilmiş
• ☐ Güvenlik önlemleri sözleşmede
• ☐ İhlal bildirim yükümlülüğü tanımlı
• ☐ Sözleşme sonunda veri iadesi/silme düzenlenmiş
• ☐ Denetim hakkı var

I. Ticari elektronik ileti

• ☐ İzinli listeler kullanılıyor
• ☐ İzin kayıtları tutuluyor
• ☐ Çıkma mekanizması çalışıyor
• ☐ Çıkanlara gönderim durduruluyor
• ☐ Gerekli yasal bilgiler mesajlarda
• ☐ Mevzuat yükümlülükleri kontrol edilmiş

J. İlgili kişi talepleri

• ☐ Talep kanalı tanımlı ve duyurulmuş
• ☐ Sorumlu belirlenmiş
• ☐ Süre takibi yapılıyor
• ☐ E-postalarda arama yapılabiliyor
• ☐ Silme talebi karşılanabiliyor
• ☐ Yanıt şablonları hazır
• ☐ Kayıt tutuluyor

K. İhlal müdahalesi

• ☐ İhlal tanımı biliniyor
• ☐ Bildirim kanalı var
• ☐ Değerlendirme süreci tanımlı
• ☐ Süre yükümlülükleri biliniyor
• ☐ Sorumlu kişiler belli
• ☐ Hukuk danışmanı iletişimi hazır
• ☐ Kayıt tutuluyor
• ☐ Örnek senaryolar üzerinden hazırlık yapılmış

L. Süreklilik ve delil

• ☐ Kritik yazışmalar arşivleniyor
• ☐ Yedekleme yapılıyor
• ☐ Geri getirme test edilmiş
• ☐ Ayrılan çalışan arşivleri korunuyor
• ☐ Kritik kararlar e-postayla teyit ediliyor
• ☐ Kişisel mesajlaşma uygulaması sınırı çizilmiş

M. Farkındalık

• ☐ Çalışanlar veri koruma konusunda bilgilendirilmiş
• ☐ Hangi verinin hassas olduğu biliniyor
• ☐ Yanlış alıcı durumunda ne yapılacağı biliniyor
• ☐ İhlal bildirimi teşvik ediliyor
• ☐ Düzenli hatırlatma yapılıyor

Değerlendirme

Öncelik sırası

1. G — Veri paylaşım disiplini (en sık ihlal kaynağı, maliyetsiz)
2. F — Güvenlik (ihlalleri önler)
3. D — Erişim yönetimi
4. H — Sağlayıcı sözleşmesi
5. C — Saklama politikası
6. K — İhlal müdahalesi
7. E — Çalışan erişimi politikası
8. Diğerleri

En sık yaşanan üç ihlal

Uyum çalışmasında öncelik verilmesi gerekenler:

1. Yanlış alıcıya gönderim — alıcı kontrolü alışkanlığı, dış alıcı uyarısı, geri alma süresi
2. Toplu gönderimde açık adres listesi — gizli kopya kuralı, gönderim hizmeti kullanımı
3. Ele geçirilen hesap — iki adımlı doğrulama, yönlendirme denetimi

Bu üçüne karşı alınan önlemler neredeyse maliyetsizdir ve pratik riskin büyük bölümünü kapatır.