Şirkette SSL Satın Alma Onay Süreci

Sertifika alımı küçük bir tutar olduğu için genelde süreç dışında kalır. Sonuç: kimin ne zaman ne aldığı bilinmez, yenileme takip edilmez ve bir gün kesinti yaşanır.

Aşağıda, orta ölçekli bir şirket için uygulanabilir bir süreç.

1. Adım — Talebi başlatın

Talep formunda bulunması gerekenler:

• ☐ Hangi site/sistem için?
• ☐ Kapsanacak adresler (tam liste)
• ☐ Yeni alım mı, yenileme mi?
• ☐ Ne zamana kadar gerekli?
• ☐ Doğrulama düzeyi ve gerekçesi
• ☐ Tahmini maliyet
• ☐ Talep eden birim
• ☐ Kurulumu yapacak taraf

Dördüncü madde: Yenilemede tarih kritiktir. Onay süreci sertifikanın bitişinden sonra tamamlanırsa kesinti kaçınılmazdır.

2. Adım — Teknik değerlendirme yapın

• ☐ Kapsam doğru mu?
• ☐ Mevcut bir sertifika kapsıyor mu?
• ☐ Wildcard daha uygun olur mu?
• ☐ Doğrulama düzeyi gerekli mi?
• ☐ Kaç sunucuda kullanılacak?
• ☐ Kurulum kim tarafından yapılacak?

İkinci madde tasarruf sağlar: Mevcut bir wildcard sertifikanız yeni adresi zaten kapsıyor olabilir. Bu kontrol yapılmadığı için gereksiz alım yapılması yaygındır.

3. Adım — Teklif toplayın

• ☐ Mevcut sağlayıcıdan fiyat alındı
• ☐ En az bir alternatif teklif alındı
• ☐ Aynı kapsam üzerinden karşılaştırıldı
• ☐ Yenileme fiyatı soruldu
• ☐ Kurulum dahil mi, netleşti
• ☐ Teklifler yazılı

Not: Küçük tutarlı yenilemelerde her seferinde teklif toplamak verimsizdir. Yıllık bir çerçeve anlaşması ya da dönemsel gözden geçirme daha pratiktir.

4. Adım — Onaya sunun

• ☐ Onay makamı belli (tutara göre)
• ☐ Gerekçe yazılı
• ☐ Bütçe kalemi belirtilmiş
• ☐ Aciliyet belirtilmiş
• ☐ Alternatifler sunulmuş

Öneri: Sertifika yenilemeleri için önceden onaylanmış bir yıllık bütçe kalemi oluşturun. Böylece her yenilemede onay beklemek gerekmez ve kesinti riski azalır.

5. Adım — Alımı gerçekleştirin

• ☐ Sipariş verildi
• ☐ Şirket hesabından yapıldı
• ☐ Fatura bilgileri doğru
• ☐ Ödeme yapıldı
• ☐ Sipariş kaydı alındı

6. Adım — Doğrulamayı tamamlayın

• ☐ Doğrulama yöntemi seçildi
• ☐ İlgili birim bilgilendirildi (belge gerekiyorsa)
• ☐ Doğrulama e-postası izlendi
• ☐ Telefon doğrulaması için hazırlık yapıldı
• ☐ Süreç tamamlandı

İkinci madde: OV/EV süreçlerinde mali işler ya da idari işlerden belge istenir. Bu birimlerin süreçten haberdar olması, gecikmeyi önler.

7. Adım — Kurulumu koordine edin

• ☐ Sertifika dosyaları kurulumu yapacak tarafa iletildi
• ☐ Kurulum zamanı planlandı
• ☐ Yoğun olmayan bir zaman seçildi
• ☐ Kurulum yapıldı
• ☐ Doğrulama testleri yapıldı

8. Adım — Kapanış yapın

• ☐ Envanter güncellendi
• ☐ Bitiş tarihi takvime işlendi
• ☐ Hatırlatmalar kuruldu
• ☐ Fatura muhasebeye iletildi
• ☐ Bütçe kaydı yapıldı
• ☐ Talep eden birim bilgilendirildi
• ☐ Sertifika dosyaları arşivlendi

Onay eşikleri önerisi

İlk satır çok önemlidir: Rutin yenilemeleri onay sürecine sokmak, kesinti riskini artırır. Bunlar önceden onaylanmış bütçe kaleminden yürütülmelidir.

Son satır: Sertifikası dolmuş bir site için onay beklemek anlamsızdır. Acil alım yetkisi tanımlanmalı, onay sonradan alınmalıdır.

Yıllık planlama

Süreci tek tek yenilemeler yerine yıllık planlamayla yönetmek daha verimlidir:

• ☐ Yılın başında tüm sertifikalar listelendi
• ☐ Yenileme tarihleri takvime işlendi
• ☐ Toplam bütçe onaylandı
• ☐ Sorumlular atandı
• ☐ Tedarikçi anlaşması gözden geçirildi
• ☐ Kapsam optimizasyonu değerlendirildi

Son madde: Yılda bir kez "ayrı ayrı aldığımız sertifikaları wildcard'a çevirsek daha mı uygun olur?" sorusunu sorun.

Acil durum prosedürü

Sertifika beklenmedik şekilde dolduysa ya da bir sorun çıktıysa:

1. Kim müdahale edecek, belli olmalı
2. Acil alım yetkisi tanımlı olmalı
3. Hızlı bir DV seçeneği hazır olmalı
4. Kurulum yapabilecek kişiye ulaşılabilmeli
5. Onay sonradan alınmalı

Üçüncü madde: Acil durumda hızlıca alınabilecek bir DV sertifikayla siteyi açın, kurumsal doğrulama sürecini sonra tamamlayın.

Süreç dokümanı

Bu süreci bir sayfaya sığdırın ve erişilebilir bir yerde tutun:

• Talep nasıl açılır
• Kim onaylar
• Kim satın alır
• Kim kurar
• Kim takip eder
• Acil durumda ne yapılır
• İletişim bilgileri

Bu belge, sorumlular değiştiğinde sürecin kesintisiz devam etmesini sağlar.