Defterler mali müşavirde duruyor olabilir ama sorumluluk sizde. Saklama düzenini kurmayı anlatıyoruz.
E-defterde en sık yaşanan pratik sorun şu: mali müşavir değişiyor ve işletme geçmiş dönem defterlerine erişemiyor.
Bu, tamamen önlenebilir bir durum. Saklama düzenini doğru kurmak birkaç saatlik iş.
Sorumluluk kimde?
Saklama yükümlülüğü mükelleftedir. Defterlerin mali müşavirinizde ya da bir yazılım sağlayıcısında durması bu sorumluluğu devretmez.
Bir denetimde defterleri sunmak zorunda olan sizsiniz.
Ne saklanmalı?
Üçü birden saklanmalıdır:
| Dosya | Ne işe yarar |
|---|---|
| Defter dosyaları | Kayıtların kendisi |
| İmza bilgileri | Bütünlüğü kanıtlar |
| Berat dosyaları | Onay kaydı |
| Yükleme onayları | Yükümlülüğün yerine getirildiğinin kanıtı |
Yalnız defter dosyalarını saklamak yeterli değildir; berat olmadan defterin geçerliliğini göstermek zorlaşır.
İkincil kopya nedir?
Defter ve beratların, mükellefin kendi saklamasına ek olarak GİB'in belirlediği ortamda da saklanmasıdır. Amaç, veri kaybına karşı ek güvence sağlamaktır.
Yükümlülüğün kapsamı ve uygulama biçimi düzenlemeyle belirlenir; kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.
Kendi kopyanızı nasıl tutmalı?
Basit ve sürdürülebilir bir düzen:
- Her dönem sonunda mali müşavirinizden dosyaları isteyin
- Klasör düzeni kurun: yıl / dönem / defter türü
- Defter + imza + berat + onay dördünü birlikte saklayın
- Yedekli bir konumda tutun (tek bilgisayarda değil)
- Erişim yetkisini sınırlayın
- Yılda bir erişim testi yapın
Altıncı madde çoğu yedekleme düzeninde atlanır: dosyaların gerçekten açıldığını kontrol etmediyseniz, yedeğiniz olduğunu varsayıyorsunuz demektir.
Nerede saklanmalı?
| Yer | Artı | Eksi |
|---|---|---|
| Kendi sunucunuz | Tam kontrol | Yedekleme sizde |
| Bulut depolama | Yedekli, erişilebilir | Erişim yetkisi yönetilmeli |
| Yazılım sağlayıcınızda | Kolay | Sözleşmeye bağlı |
| Birden fazla yerde | En güvenli | Düzen gerektirir |
Öneri: en az iki yerde. Biri sağlayıcıda, biri sizde.
Ne kadar süre?
Saklama süreleri vergi mevzuatıyla belirlenir ve değişebilir. Kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.
Pratik yaklaşım: süreyi minimumda tutmaya çalışmayın. Dijital depolama maliyeti çok düşük, belgeye ihtiyaç duyup bulamamanın maliyeti yüksektir.
Mali müşavir değişikliğinde
Bu, saklama düzeninin en çok işe yaradığı andır. Geçiş öncesi yapılacaklar:
- Tüm geçmiş dönem defter, berat ve onay dosyalarını isteyin
- Dönem dönem eksiksiz olduğunu kontrol edin
- Dosyaların açıldığını test edin
- Muhasebe yazılımı verilerinin aktarımını planlayın
- Yeni müşavirle çalışma düzenini kurun
Bu adımlar geçiş öncesi yapılmalıdır; ilişki sona erdikten sonra dosya toplamak zorlaşır.
Yazılım sağlayıcısı değişikliğinde
Muhasebe yazılımınızı değiştiriyorsanız:
- Geçmiş dönem defter ve beratlarını dışa aktarın
- Eski yazılıma erişiminizi hemen kapatmayın
- Yeni yazılımda geçmiş verinin görüntülenebildiğini kontrol edin
- Sözleşmede veri teslim maddesini kontrol edin
Sık yapılan hatalar
- Kopyanın yalnız mali müşavirde olması
- Beratsız, yalnız defter dosyalarını saklamak
- Yedeği test etmemek
- Tek bir bilgisayarda tutmak
- Klasör düzeni kurmadan dosyaları biriktirmek
- Mali müşavir değişikliğinde dosyaları istemeyi unutmak
Son madde en pahalıya patlayanıdır ve genelde ihtiyaç duyulduğunda fark edilir.
Saklama süreleri ve ikincil kopya yükümlülüğü için mali müşavirinize danışın.
Yorumlar (0)
Henüz yorum yok — ilk yorumu siz yazın.
Yorum yaz