Şirkette SSL Sertifikasını Kim Satın Almalı?

SSL sertifikası, hem teknik hem ticari hem idari yönü olan bir alımdır. Bu üç yön netleştirilmediğinde en sık yaşanan sonuç şudur: kimse sahiplenmez ve sertifika bir gün sessizce dolar.

Neden bu kadar sık karışıyor?

• Teknik bir ürün ama satın alma işlemi gerektiriyor
• Web sitesiyle ilgili ama BT'nin de konusu
• Küçük bir tutar ama tekrar eden bir gider
• Kurulum teknik ama yenileme takibi idari
• Dış bir ajans yönetiyor olabiliyor

Rol dağılımı önerisi

Yenileme takibi satırı en kritiktir ve genelde boş kalır. Bu satır doldurulmadan süreç tamamlanmış sayılmaz.

Yaygın senaryolar

Senaryo 1 — BT birimi olan şirket

• BT ihtiyacı belirler ve teknik değerlendirmeyi yapar
• Satın alma teklif toplar ve alımı gerçekleştirir
• BT kurar ve doğrular
• Yenileme takibi BT'de kalır

Risk: BT'de tek kişiye bağımlılık. Yedek sorumlu atanmalıdır.

Senaryo 2 — BT birimi olmayan şirket

• Hosting sağlayıcısı ya da ajans süreci yürütür
• Şirket içinde bir "web sorumlusu" atanır (idari işler, pazarlama vb.)
• Bu kişi sağlayıcıyla iletişimi yürütür
• Yenileme takibi bu kişide olur

Risk: Sorumluluğun tamamen dışarıya bırakılması. Hesap ve alan adı sahipliği şirkette kalmalıdır.

Senaryo 3 — Ajans yönetiyor

• Ajans sertifikayı alır ve kurar
• Şirket içinde bir muhatap vardır
• Sözleşmede kapsam tanımlıdır

Risk: Ajansla ilişki bittiğinde erişim kaybı. Sertifika ve hesap şirket adına olmalıdır.

Ajansla çalışıyorsanız

• ☐ Hesap şirket adına açılmış
• ☐ Alan adı şirket adına kayıtlı
• ☐ Hosting hesabı şirket adına
• ☐ Şirket erişim bilgilerine sahip
• ☐ Sertifika yenileme sözleşme kapsamında mı, belli
• ☐ Sözleşme biterse ne olacağı yazılı
• ☐ Bildirimler şirket adresine de geliyor

Bu maddeler, ajans ilişkisi sona erdiğinde yaşanacak sorunları önler. Sertifika, alan adı ve hosting sahipliği hiçbir koşulda dış bir tarafta olmamalıdır.

Kritik sorular

Şu sorulara net isim verebiliyor musunuz?

1. Sertifikamızı kim satın aldı?
2. Hangi hesapta kayıtlı?
3. Hesap parolası nerede?
4. Yenileme bildirimleri kime geliyor?
5. Süresi dolarsa kim müdahale eder?
6. O kişi izinde ise kim eder?
7. Kurulumu kim yapabilir?
8. Bütçesi hangi kalemde?

Bu sekiz soruya cevap veremiyorsanız, bir gün mutlaka kesinti yaşarsınız.

Yenileme sorumlusunun görevleri

• ☐ Envanteri güncel tutar
• ☐ Bitiş tarihlerini takip eder
• ☐ Hatırlatmaları yönetir
• ☐ Yenileme sürecini başlatır
• ☐ Bütçe onayını alır
• ☐ Kurulumun yapıldığını doğrular
• ☐ Test edildiğini teyit eder
• ☐ Kayıtları günceller

Bu rol teknik bir rol değildir. İdari işler, satın alma ya da ofis yöneticisi tarafından yürütülebilir. Kurulumu teknik ekip yapar; takip idari bir iştir.

Devir teslim

Sorumlu kişi değiştiğinde:

• ☐ Envanter devredildi
• ☐ Hesap erişimleri devredildi
• ☐ Sağlayıcı iletişim bilgileri paylaşıldı
• ☐ Bildirim adresleri güncellendi
• ☐ Takvim hatırlatmaları aktarıldı
• ☐ Sağlayıcıya yetkili değişikliği bildirildi
• ☐ Eski sorumlunun erişimi kaldırıldı

Dördüncü madde en sık atlanandır: Bildirimler ayrılan kişinin adresine gitmeye devam eder ve kimse görmez.

Kalıcı çözüm: rol bazlı adres

Sertifika, alan adı ve hosting bildirimleri için kişisel adres yerine rol bazlı bir adres kullanın.

• ☐ Rol bazlı bir adres tanımlandı
• ☐ Bu adres paylaşımlı bir kutu ya da grup
• ☐ Birden fazla kişi izliyor
• ☐ Tüm kritik hizmet kayıtlarında bu adres tanımlı
• ☐ Çalışan değişiminden etkilenmiyor

Bu tek düzenleme, sertifika kaynaklı kesintilerin en yaygın sebebini ortadan kaldırır.

Yazılı hâle getirin

Kısa bir belge yeterlidir:

Bu tablo, erişilebilir bir yerde tutulduğunda tüm belirsizlikleri ortadan kaldırır.