E-Postalarımız Neden Spam Klasörüne Düşüyor?

Kısa cevap: Alıcı sistemleri, gelen her mesaja bir güven değerlendirmesi yapar. Bu değerlendirme kimlik doğrulama, gönderen geçmişi, alıcı davranışı ve içerik üzerinden şekillenir. Herhangi biri zayıfsa mesaj spam klasörüne düşer.

Değerlendirme neye bakar?

1. Kimlik doğrulama

Bu mesaj gerçekten bu alan adından mı gönderildi? SPF, DKIM ve DMARC kayıtları bu soruyu yanıtlar.

2. Gönderen itibarı

Bu alan adı ve sunucu geçmişte nasıl davrandı? Şikâyet aldı mı, çok sayıda geçersiz adrese gönderdi mi?

3. Alıcı davranışı

Bu alıcı, sizden gelen mesajları açıyor mu, yanıtlıyor mu, yoksa siliyor mu?

4. İçerik sinyalleri

Mesajın yapısı, bağlantıları, ekleri ve dili şüpheli mi?

Sebep sıralaması

İlk üç satır, vakaların büyük çoğunluğunu oluşturur ve hepsi çözülebilir.

Çözüm 1 — Kimlik doğrulamayı tamamlayın

• ☐ SPF kaydı tanımlı ve tek
• ☐ DKIM etkin
• ☐ DMARC tanımlı
• ☐ Değerler sağlayıcıdan alındı, birebir girildi
• ☐ Yayılma süresi beklendi

Bu üç kayıt tamamlandığında, teslimat sorunlarının büyük kısmı ortadan kalkar.

Çözüm 2 — Gönderen sistemleri tanımlayın

Sizin adınıza kimler posta gönderiyor?

• ☐ E-posta sağlayıcısı
• ☐ Web sitesi form bildirimleri
• ☐ CRM sistemi
• ☐ E-fatura / muhasebe yazılımı
• ☐ Sipariş ve bildirim sistemleri
• ☐ Bülten gönderim hizmeti
• ☐ Destek talep sistemi

Hepsi SPF'te tanımlı olmalı. Olmayan bir sistemden gönderim, doğrudan şüpheli sayılır.

Çözüm 3 — Toplu gönderimi ayırın

Bülten ve kampanya gönderimlerini günlük yazışmayla aynı altyapıdan yapmayın.

• ☐ Toplu gönderim ayrı hizmetten yapılıyor
• ☐ Mümkünse ayrı bir alt alan adı kullanılıyor
• ☐ Günlük yazışma etkilenmiyor

Neden: Bir bülten kampanyasında alınan şikâyetler, aynı altyapıdan giden teklif e-postalarınızı da etkiler.

Çözüm 4 — İçeriği gözden geçirin

• ☐ Konu satırı sade ve bilgilendirici
• ☐ Büyük harf ve ünlem yığını yok
• ☐ Abartılı ifadeler yok
• ☐ Bağlantı sayısı makul
• ☐ Kısaltılmış bağlantı kullanılmıyor
• ☐ Yalnız görselden oluşan mesaj değil
• ☐ Metin/görsel dengesi var
• ☐ Riskli ek türü yok
• ☐ Gönderen adı anlaşılır

Çözüm 5 — Alıcı davranışını iyileştirin

Alıcı sinyalleri, uzun vadede en belirleyici etkendir.

• ☐ Gerçekten ilgilenen kişilere gönderiliyor
• ☐ İzinsiz listeye ekleme yapılmıyor
• ☐ Abonelikten çıkma kolay ve çalışıyor
• ☐ Gönderim sıklığı makul
• ☐ İçerik değerli
• ☐ Geçersiz adresler listeden çıkarılıyor

Üçüncü madde önemlidir: Çıkma bağlantısı bulunmayan bir gönderimde, insanlar "spam" düğmesine basar. Bu, itibarınıza doğrudan zarar verir.

Çözüm 6 — Geçmiş oluşturun

Yeni bir alan adının geçmişi yoktur ve bu ihtiyatla karşılanır.

• ☐ Hacim kademeli artırılıyor
• ☐ İlk gönderimler küçük ve ilgili kitleye
• ☐ Yanıt alan yazışmalar önceliklendiriliyor
• ☐ Aniden toplu gönderim yapılmıyor

Süre: İtibar oluşması haftalar alır. Yeni alan adıyla ilk gün büyük bir kampanya yapmak, en kötü başlangıçtır.

Çözüm 7 — Alıcıdan yardım isteyin

Kritik muhataplar için:

• ☐ Adresinizi rehberlerine eklemelerini isteyin
• ☐ Güvenilir gönderen listesine almalarını isteyin
• ☐ Spam'e düşen mesajı "spam değil" olarak işaretlemelerini isteyin

Üçüncü madde, o alıcı için gelecek mesajları da etkiler.

Ölçme

• ☐ DMARC raporları inceleniyor
• ☐ Geri dönen mesajlar takip ediliyor
• ☐ Farklı sağlayıcılara test gönderimi yapılıyor
• ☐ Şikâyet oranı izleniyor (toplu gönderimde)
• ☐ Açılma ve yanıt oranları takip ediliyor

Yapılmaması gerekenler

• "Spam'e düşmesin" diye mesaja "bu spam değildir" yazmak — ters etki yapar
• Aynı mesajı defalarca göndermek — itibarı daha da bozar
• Farklı adreslerden aynı içeriği göndermek — şüpheli davranış
• Satın alınmış listelere gönderim — hızla kara listeye götürür
• Kimlik doğrulama kayıtlarını rastgele değiştirmek — sorunu büyütür

Ne kadar sürede düzelir?

Sabır gerekir; hızlı çözüm arayışı genelde durumu kötüleştirir.