Rol Bazlı E-Posta Adresleri

Rol bazlı adresler, bir kişiye değil bir göreve aittir. Kişi değişse de adres kalır — bu, kurumsal sürekliliğin en pratik araçlarından biridir.

Aşağıda yaygın rol adresleri ve her birinin kullanım kuralları.

Genel iletişim

bilgi@
Kullanım: Site ve materyallerde yayımlanan genel adres.
Dikkat: En çok istenmeyen posta alan adrestir; filtreleme önemlidir.
Yönetim: Paylaşımlı kutu olarak yönetilmesi önerilir.

iletisim@
Kullanım: bilgi@ ile aynı; ikisinden biri seçilip diğeri takma ad yapılabilir.

Ticari

satis@
Kullanım: Teklif ve satış talepleri.
Yönetim: Ekipçe yanıtlanıyorsa paylaşımlı kutu.
Kritik: Yanıt süresi takip edilmeli; gelen talep kaçırılmamalı.

teklif@
Kullanım: Yalnız teklif taleplerini ayırmak isteyen şirketler için.

siparis@
Kullanım: Sipariş bildirimleri.

Destek

destek@
Kullanım: Teknik ve müşteri desteği.
Yönetim: Paylaşımlı kutu ya da destek sistemi entegrasyonu.
Kritik: Otomatik alındı bildirimi göndermek beklentiyi yönetir.

Mali

muhasebe@
Kullanım: Mali işler yazışmaları.
Kritik: Sahte fatura ve IBAN değişikliği saldırılarının ana hedefidir; ek güvenlik önlemleri gerekir.

fatura@
Kullanım: Gelen faturaların toplandığı adres.
Avantaj: Tedarikçilere tek adres verilir, kişi değişse de akış bozulmaz.

odeme@
Kullanım: Ödeme bildirimleri.

İnsan kaynakları

ik@
Kullanım: İK yazışmaları.
Dikkat: Kişisel veri yoğun bir adrestir; erişim kısıtlı olmalıdır.

kariyer@
Kullanım: İş başvuruları.
Dikkat: Özgeçmişler kişisel veridir; saklama süresi tanımlanmalıdır.

Hukuk ve uyum

kvkk@
Kullanım: Veri koruma başvuruları.
Kritik: Mevzuat gereği bir başvuru kanalı bulundurulması beklenir; bu adres aydınlatma metninde yayımlanır ve düzenli izlenmelidir.

hukuk@
Kullanım: Hukuki bildirimler.

Teknik

bt@ ya da bilgiislem@
Kullanım: Teknik bildirimler ve iç talepler.
Kritik: Hosting, domain, sertifika ve sunucu hesaplarının bildirim adresi bu olmalıdır.

webmaster@
Kullanım: Site ile ilgili bildirimler; bazı hizmetler bu adresi arar.

abuse@ ve postmaster@
Kullanım: Kötüye kullanım ve posta sistemi bildirimleri.
Not: Bazı sistemler bu adreslerin varlığını bekler; en azından takma ad olarak tanımlayın.

Sistem gönderimleri

noreply@
Kullanım: Otomatik bildirimler.
Dikkat: Yanıtlanamayan bir adres, kullanıcıyı çıkmaza sokar. Mesaj içinde gerçek bir iletişim adresi mutlaka verilmelidir.
Daha iyisi: Yanıtları bir yere düşen bir adres kullanmak.

Neden rol adresleri kritik?

1. Süreklilik

Muhasebe sorumlusu değiştiğinde tedarikçilerin fatura göndereceği adres değişmez.

2. Kritik bildirimler

Domain yenileme, sertifika bitişi, hosting uyarıları kişisel bir adrese gidiyorsa, o kişi ayrıldığında bildirimler kaybolur.

Bu, yaşanan kesintilerin en yaygın sebeplerinden biridir.

3. Ekip çalışması

Bir kişi izindeyken talepler yanıtsız kalmaz.

4. Kurumsal görünüm

Kurumsal bir adres, kişisel bir adresten daha güven verir.

5. Yük dağılımı

Gelen talepler ekip içinde paylaştırılabilir.

Yönetim kuralları

• ☐ Her rol adresinin bir sahibi var
• ☐ Kimlerin eriştiği tanımlı
• ☐ Erişim listesi düzenli gözden geçiriliyor
• ☐ Yanıt süresi beklentisi belirlenmiş
• ☐ İzin dönemlerinde kim bakacak, belli
• ☐ Kullanılmayan rol adresleri kapatılıyor
• ☐ Paylaşımlı kutu ya da yönlendirme kararı verilmiş

Yönlendirme mi, paylaşımlı kutu mu?

Öneri: Birden fazla kişinin yanıtladığı adresler için paylaşımlı kutu kullanın.

Kritik hesapların bildirim adresi

Şu hesapların bildirim adresi mutlaka rol bazlı olmalıdır:

• ☐ Domain kayıt hesabı
• ☐ Hosting hesabı
• ☐ Sunucu ve bulut hesapları
• ☐ SSL sertifika sağlayıcısı
• ☐ E-posta hizmeti yönetimi
• ☐ Yazılım lisansları
• ☐ Banka ve ödeme sistemleri
• ☐ Kamu sistemleri

Ek önlem: Domain hesabının bildirim adresini, o domainde olmayan bir adres olarak da yedekleyin. Domain düşerse e-posta da durur ve kurtarma bildirimi ulaşmaz.